Die „innere Sicherheit“ im ERP-System

Innere Sicherheit bei Microsoft Dynamics NAV 2016Unter dem Stichwort „IT-Sicherheit in der Wirtschaft“ strömen derzeit viele Impulse auf die mittelständischen Unternehmen ein. Im Fokus stehen dabei die Datensicherheit und der Schutz der IT-Infrastruktur gegen Angriffe von außen. Die täglichen Schlagzeilen über Hackerangriffe verdeutlichen die Verwundbarkeit an einer elementaren Stelle im eigenen Geschäftsbetrieb.

Unter den Aspekt der Datensicherheit fallen aber auch die Einstellungen an internen ERP-Systemen im Bereich der Benutzerberechtigungen. Aufgrund der Komplexität ist dies leider oft ein vernachlässigter Bereich, der aber auch ein großes Potenzial für Schäden bietet. Man muss noch nicht einmal die kriminelle Energie von Mitarbeitern ins Feld führen, die gegebenenfalls unbefugt Daten stehlen oder manipulieren, um zu verdeutlichen, dass eine sinnvolle, rollenbasierende Freigabe oder Einschränkung der Berechtigungen einzelner Benutzer eine administrativ sehr wichtige Aufgabe ist.

Nicht zuletzt führen die Berechtigungen dazu, dass Fehler vermieden werden und die Datenqualität steigt, indem nur berechtigte (= kompetente) Benutzer entsprechende Transaktion durchführen.

Im ERP-System Microsoft Dynamics NAV ist es beispielsweise auch so, dass die anzeigten Möglichkeiten für den Benutzer auch gemäß seiner Einstellungen in den Berechtigungen angepasst werden. Die Usability steigt dadurch enorm, da üblicherweise in einem ERP-System sehr viele Funktionen vorhanden sind, von denen eine einzelne Stelle im Unternehmen nur einen Bruchteil benötigt. In vielen Unternehmen gelten daher für den Datenzugriff mittlerweile hohe Compliance-Anforderungen, denen mit einem durchdachten Zugriffskonzept Rechnung getragen werden muss.

Mit der NAV Version 2016 fanden zu diesem Thema einige wichtige Neuerungen den Einzug in den Standard von NAV. Einige dieser Lösungsansätze waren zuvor schon in Partnerlösungen zu finden. Microsoft konsolidiert dies einmal mehr in einem Release. Allerdings waren die Ankündigungen in diesem Bereich nicht sehr ausgeprägt, sodass man beim Entdecken der Funktionen durchaus an ein „Hidden Feature“ denken konnte.

Die wichtigsten Änderungen daher hier noch einmal in Kürze:

Es können spezifische Berechtigungsrollen erstellt werden. Diesen Rollen können Berechtigungssätze zugewiesen werden, die den Zugriff auf ein Systemobjekt (Tabelle, Tabellendaten, Report etc.) genau regelt. Diese Verwaltungsebene macht es sehr viel effizienter, einen neuen Benutzer zu konfigurieren, da man auf vorkonfigurierte Rollen zugreifen kann.

Benutzergruppen in Microsoft Dynamics NAV 2016

Benutzergruppen in Microsoft Dynamics NAV 2016

Über Matrix-Ansichten kann schnell und übersichtlich dargestellt werden, welcher Benutzer welchen Gruppen zugordnet ist.

Benutzer nach Benutzergruppen in Microsoft Dynamics NAV 2016

Benutzer nach Benutzergruppen in Microsoft Dynamics NAV 2016

Auch die Erstellung von Berechtigungssätzen wurde vereinfacht. Über eine „Aufzeichnung“ kann der Berechtigungsadministrator nunmehr die benötigten Systemobjekte ermitteln, indem er eine Session durchführt und das System so bedient, als würde dies ein späterer Anwender tun. Auf diesem Wege werden alle Systemobjekte protokolliert und im Berechtigungssatz zusammengefasst. Demnach hat ein Anwender, dem dieser Berechtigungssatz zugeordnet wurde, nur die Rechte (Lesen, Schreiben, Löschen, Ausführen), die beim exemplarischen Ausführen der Anwendung während der Aufzeichnung durchexerziert wurden.

Zugriffsrechte in Microsoft Dynamics NAV 2016

Zugriffsrechte in Microsoft Dynamics NAV 2016

 

Microsoft Dynamics NAV und Qlik: Aktive Servicepläne stellen operativen Systembetrieb sicher und schützen IT-Investitionen nachhaltig

Systembetreuung prisma informatikEin integriertes ERP-System bildet in den meisten Unternehmen die Basis für die Abwicklung sämtlicher Geschäftsprozesse. Leistungsstarke Business Intelligence Lösungen helfen darüber hinaus dabei, Firmendaten effizient auszuwerten und so optimierte Entscheidungen zu treffen. Ausfälle der Unternehmenssoftware gehören daher zu den empfindlichsten Störungen im Geschäftsalltag. Die Sicherung eines reibungslosen operativen Systembetriebes und der ständigen Verfügbarkeit der IT-Infrastruktur sind von grundlegender Bedeutung, um negative Auswirkungen auf Arbeits- und Geschäftsabläufe zu verhindern.

Microsoft Dynamics Enhancement Plan
Um einen uneingeschränkten und kostenoptimierten Systembetrieb gewährleisten zu können, bietet Microsoft für die Kunden der Dynamics Produktfamilie mit dem Microsoft Dynamics Enhancement Plan ein umfassendes Konzept der Systembetreuung an.  Dieser soll dabei helfen, das Bestmögliche aus der eingesetzten ERP-Lösung zu schöpfen, indem er den Anwender durch ein vielfältiges Leistungsspektrum unterstützt. Kunden profitieren beispielsweise von verschiedenen Self-Support-Tools, die über die CustomerSource erreichbar sind. Hier kann sich außerdem in der lebhaften Dynamics Community über relevante Themen und Erfahrungen ausgetauscht werden. Darüber hinaus sichert der Microsoft Dynamics Enhancement Plan unbegrenzten Zugang zu neuen Versionen, Hotfixes, Servicepaketen, Online-Trainings, Zertifizierungen und Funktionsbeschreibungen. Finanzielle Absicherung erhalten Kunden außerdem durch geschützte Listenpreise und langfristige Investitionssicherheit.

Qlik Support Plan
Auch der BI-Anbieter Qlik stellt seinen Kunden einen Support Service Plan zur Verfügung, der einen operativen Systembetrieb frei von Komplikationen und Störungen sichern soll. Das Betreuungskonzept bietet neben umfassendem Rundum-Support (Basic und Enterprise) per E-Mail, Telefon und Web unter anderem auch Zugriff auf das Customer Portal, die Qlik Community und automatische Software-Updates.

prisma informatik Service Plan
Hand in Hand mit Microsofts Enhancement Plan und dem Support Service Plan von Qlik geht zudem der prisma informatik Service Plan, der die ständige und effiziente Betriebsbereitschaft der ERP-und BI-Lösungen in allen relevanten Bereichen des Geschäftsalltages gewährleistet. Das umfassende Konzept bietet dem Kunden unter anderem Hilfe bei technischen Problemen sowie bei Fragen zu einzelnen Modulen und zur IT-Infrastruktur.

Neben qualifiziertem Support in technischen und betriebswirtschaftlichen Fragestellungen umfasst das Angebot außerdem wertvolle Zusatzservices. Kunden erhalten beispielsweise im Rahmen der kontinuierlichen Releasepflege Informationen zu Updates, Hotfixes und relevanten gesetzlichen Änderungen. Eine sichere und performante Infrastruktur, Nutzungsrechte für das prisma informatik Kundenportal und der Zugriff auf weitere hilfreiche Tools (SQL-Toolbox, Developers Toolkit Datenbank etc.) tragen zur Optimierung der Geschäftsabläufe bei. Finanzielle Vorteile ergeben sich durch attraktive Vorzugskonditionen.

Die kombinierte Nutzung aller drei Angebote schafft für Anwender von Microsoft Dynamics NAV und QlikView bzw. Qlik Sense Sicherheit in vielerlei Hinsicht. Neben der Sicherstellung des operativen Systembetriebs entsteht Gestaltungsspielraum für einen geplanten, kontinuierlichen Verbesserungsprozess der Software. Darüber hinaus werden Investitionen in die IT durch ein effizientes Life-Cycle-Management gesichert.

Neuer Trend: Business Apps auf dem Vormarsch

LOB Business AppsNoch vor wenigen Jahren galt der weltweite App-Markt vor allem als Domäne für Spiele- und Unterhaltungs-Anwendungen oder allenfalls für Applikationen, die privaten Nutzern den Alltag erleichtern. Doch der Geschäftsbereich hat längst aufgeholt. Immer mehr Unternehmen aus den verschiedensten Branchen setzen sogenannte LOB-Apps (Line of Business Apps) mittlerweile auch für eine effizientere und optimierte Abwicklung ihrer Geschäftsprozesse ein.

Vor allem die Flexibilität und Mobilität der Mitarbeiter eines Unternehmens lässt sich durch den Einsatz der speziellen Business-to-Business-Apps sichtlich steigern. So können beispielsweise Angestellte im Außendienst mittels der Geschäftsanwendungen auch außerhalb des Büros, z.B. beim Kunden vor Ort oder im Lager, auf relevante Daten zugreifen und verschiedenste Geschäftsprozesse abwickeln. Auch der Kunde kann dabei von mobilen Anwendungen profitieren, indem ihm beispielsweise ermöglicht wird, Bestellungen bei seinem Lieferanten schnell und einfach per App über ein benutzerfreundliches E-Commerce-Portal aufzugeben.

So bietet unter anderem Microsoft für seine ERP-Lösung Dynamics NAV seit der aktuellsten Version Dynamics NAV 2016 ebenfalls eine universelle App an, die vollumfänglichen Zugriff auf die Software ermöglicht. Die Benutzeroberfläche wurde hierbei speziell für die gestengesteuerte Anwendung auf Geräten aller gängiger Betriebssysteme (iOS, Android, Windows) optimiert und passt sich ohne Probleme den verschiedenen Bildschirmgrößen an. Eine Nutzung ist sogar auf dem Smartphone möglich. Der Anwender kann somit auch von unterwegs aus auf alle von ihm benötigten Informationen und Funktionalitäten zugreifen.

Dasselbe Ziel verfolgt auch die App des Business Intelligence Anbieters Qlik. Benutzer können diese auf ihrem mobilen Endgerät installieren und so jederzeit unterwegs anwenden. Mitarbeitern wird es so beispielsweise ermöglicht, einem Kunden direkt während eines Termins in dessen Firma Auswertungen und Visualisierungen zu präsentieren. Die Daten können hierfür ganz bequem über den Touchscreen geladen, berührt, herangezoomt, zusammengestellt und anschließend direkt analysiert werden. Dabei ermöglicht die BI-Lösung ein alle Plattformen übergreifendes Arbeiten. Eine auf dem Smartphone begonnene Analyse kann also problemlos auf dem Tablet fortgeführt werden. Auch die Qlik-App ist mit allen gängigen Betriebssystemen kompatibel.

Die Nutzung mobiler Anwendungen findet somit auch im geschäftlichen und wirtschaftlichen Bereich immer größeren Anklang – Tendenz steigend. Laut Expertenmeinung soll der Anteil der Business-Apps bis zum Jahr 2017 sogar rund die Hälfte des Gesamtumsatzes mit mobilen Applikationen ausmachen.

Qlik kündigt Qlik Sense Enterprise 3.0 und Qlik Sense Cloud Business an

Qlik Sense 3.0 und Qlik Sense Cloud BusinessAuf der diesjährigen Qonnections in Orlando gab der Business Intelligence Anbieter Qlik nun die Veröffentlichung gleich zweier neuer Produkte bekannt. So wird neben der Version 3.0 der Datenvisualisierungs-Software Qlik Sense auch das neue Cloud-Angebot Qlik Sense Cloud Business noch in diesem Jahr erscheinen.

Bereits im kommenden Juni wird Qlik die neueste Version des Produkts Qlik Sense – Qlik Sense Enterprise 3.0 – auf den Markt bringen. Die Plattform wurde hierbei bezüglich der Benutzeroberfläche der Qlik Management Console (QMC) verbessert und soll dadurch eine leichtere Verwaltung von Inhalten und Ressourcen, wie zum Beispiel Apps, Objekten und Daten, bieten.

Gleich mehrere neue Features werden darüber hinaus das Teilen von Visualisierungen und kollaboratives Arbeiten unterstützen. Besonders hervorzuheben sind hier Storytelling-Funktionen, mithilfe derer sich Erkenntnisse direkt in Microsoft Office oder als PDF darstellen lassen, sowie ein zentralisiertes Pixel Perfect Reporting zur Generierung visuell ansprechender Reports via Qlik NPrinting (bisher nur für QlikView verfügbar).

Ein neuer Development Hub zur vereinfachten Erstellung von Mashups, eigenen maßgeschneiderten Apps, Erweiterungen und Widgets sowie erweiterte Konnektivitätsmöglichkeiten für webbasierte Datenquellen (u.a. Google, Facebook und Twitter) werden das Spektrum an Neuerungen und Verbesserungen schließlich abrunden.

Neben Qlik Sense Enterprise 3.0 veröffentlicht Qlik in der zweiten Hälfte des Jahres außerdem die neue cloudbasierte Software Qlik Sense Cloud Business, die – basierend auf der patentierten QIX Engine – die Sicherheit, Leistungsfähigkeit und Skalierbarkeit der normalen Qlik Plattformen bieten wird. Zu den Features von Qlik Sense Cloud Business sollen unter anderem ein Gruppenarbeitsbereich zur gemeinsamen Erstellung und Bearbeitung von Apps im Team und ein Datenraum für Gruppen zur Ablage von wiederverwendbaren und konsistenten Daten zählen. Neue Anwender und Apps können außerdem je nach Anforderungen und Bedürfnissen jederzeit flexibel hinzugefügt werden.

Qlik Sense – 8 praktische Tipps und Tricks

Qlik Sense Tipps und TricksMit der Data Discovery-Plattform Qlik Sense lassen sich nach dem Self-Service-Prinzip schnell und komfortabel per Drag-and-Drop ansprechende Visualisierungen erstellen, anhand derer Unternehmensdaten bis auf Detailebene analysiert werden können. Mit den folgenden Tipps und Tricks wird das Analysieren und Aufdecken von Datenbeziehungen und Trends mit Qlik Sense noch einfacher und effizienter.

Die Techniken und Funktionalitäten sind leicht umsetzbar und helfen unter anderem dabei, verschiedenste Datentypen in Qlik Sense zu laden, Objekte zu erweitern und Daten über das Qlik Sense Scripting besser transformieren und analysieren zu können.

1. Arbeiten mit mehreren Fenstern
Weil Qlik Sense den Zugriff über verschiedene Endgeräte erlaubt, ist es möglich, die Lösung gleichzeitig in mehreren Fenstern zu öffnen und zu verwenden. So wird beispielsweise eine auf dem PC ausgeführte Aktion oder Änderung direkt auch auf anderen Geräten, wie z.B. dem Tablet oder dem Smartphone, angezeigt. Dies ermöglicht neben dem Testen des Responsive Designs beispielsweise auch kollaboratives Arbeiten mit Kollegen und Geschäftspartnern.

2. Nutzung integrierter Musterdaten
Darüber hinaus bietet Qlik Sense die Möglichkeit, Beispiel-Apps zu erstellen, die lediglich mit Musterdaten, -dimensionen und -kennzahlen gefüllt werden. Die Einbindung einer konkreten eigenen Datenquelle ist in diesem Fall nicht notwendig. Die Erstellung solcher Beispiel-Apps kann unter anderem zu Demonstrations- und Präsentationszwecken in öffentlichen Portalen, wie der Qlik Community, genutzt werden, ohne dabei eigene Daten preisgeben zu müssen.

3. Datenupload von mobilen Endgeräten in die Cloud
Daten können in Qlik Sense aus verschiedene Quellen hinzugefügt werden. So ist es beispielsweise auch möglich, die Daten unterwegs von einem mobilen Endgerät in den Cloud-Datenspeicher zu laden und von dort aus weiterzuverarbeiten. Potentielle Datenquellen können hierbei zum Beispiel die Fotogalerie eines Smartphones, eine Dropbox oder Google Drive sein.

4. Kostenfreies und öffentliches Teilen von Analysen, Objekten und Visualisierungen
Qlik Sense erlaubt es zudem, erstellte Analysen, Objekte und Visualisierungen mit anderen kostenlos und öffentlich zu teilen. Die jeweiligen Qlik-Elemente können hierzu über einen Share-Button oder einen Embedded-Code beispielsweise in sozialen Netzwerken wie Twitter oder via WordPress publiziert werden.

5. Laden von Daten über eine öffentliche URL
Für das Uploaden von Daten bietet Qlik Sense noch weitere Möglichkeiten. So können diese auch direkt über eine öffentliche URL (z.B. die einer Dropbox) in den Cloud-Speicher geladen und anschließend für Analysen und Visualisierungen verwendet werden.

6. Objekte zur Erweiterung von Analyseansichten und Visualisierungen
Analyseansichten und Visualisierungen können in Qlik Sense mit von der Community designten Anwendungen und Erweiterungen angereichert werden. Diese können beispielsweise aus Qlik Branch, einer speziellen offenen Qlik-Entwickler-Plattform, heruntergeladen und in Qlik Sense kopiert werden.

7. Verwendung der Master Items-Liste
Erstellte Objekte, Dimensionen oder Kennzahlen können in Qlik Sense in einer Master Items-Bibliothek abgespeichert werden. So wird es dem Anwender möglich, öfter benötigte Elemente zu jeder Zeit aus der Liste zu laden, ohne sie für jede Analyse oder Visualisierung erneut generieren zu müssen.

8. Leichteres Arbeiten durch Qlik Sense Scripting
Weitere Möglichkeiten, um sich das Arbeiten mit der Business Intelligence-Plattform zu erleichtern, bietet das Qlik Sense Script. Erwähnenswert sind hierbei vor allem das Crosstable Prefix und Funktionen wie Class(), Aggr() und FIRSTSORTEDVALUE(). Diese erlauben dem Nutzer eine tiefere und verbesserte Datentransformation und -analyse.

Detailliertere Informationen und Demos zu den Möglichkeiten im Qlik Sense Script-Bereich sowie zu allen anderen Tipps und Tricks bietet das folgende Video:

Qlik Sense Tipps und Tricks

Microsoft veröffentlicht Preview zur neuen cloudbasierten Lösung „Project Madeira“

Vor wenigen Tagen gab Microsoft die Veröffentlichung seiner neuen Business Management Lösung mit dem Titel „Project Madeira“ bekannt. Das cloudbasierte Angebot erscheint im Herbst 2016 vorerst auf dem US-Markt und kann bis dahin in einer kostenfreien Preview getestet werden.

Project Madeira Rollencenter

Rollencenter in Microsoft Project Madeira

„Project Madeira“ ist eine auf Microsofts Cloudplattform Azure laufende und mit Office 365 interagierende ERP-Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen mit bis zu 100 Mitarbeitern. Das Produkt dient zur Abwicklung von Geschäftsprozessen und zeichnet sich dabei vor allem durch seine hohe Benutzerfreundlichkeit und seine reduzierten Strukturen aus, welche sich bereits bei der einfachen Konfiguration des Systems zeigen.

„Project Madeira“ basiert auf Microsofts etabliertem ERP-System Dynamics NAV, beschränkt sich jedoch auf dessen wichtigste Basisfunktionalitäten und ist dadurch besonders bequem in der Anwendung. Die Lösung zielt somit vor allem auf Unternehmen ab, welche bereits über ihre anfänglich verwendeten Finanztools hinausgewachsen sind, aber noch nicht in ein kostenintensives angepasstes ERP-System investieren wollen.

Durch den stark vereinfachten und reduzierten Funktionsumfang müssen Anwender von „Project Madeira“ auf viele komplexere Funktionen verzichten. So können zwar ohne Probleme Angebote, Aufträge und Rechnungen erstellt, gebucht, gedruckt und versendet werden, es können dabei allerdings beispielsweise nur Artikel angeboten werden (keine Sachkonten, Ressourcen, Zu-/Abschläge etc.). Trotz ihres einfachen Aufbaus kann die Lösung – wie auch Dynamics NAV – viele Prozesse in der Finanzbuchhaltung, dem Verkauf sowie dem Einkauf abbilden. Bei „Project Madeira“ sind auch Erweiterungen möglich, von denen drei bereits in der Preview-Version enthalten und installierbar sind (PayPal, QuickBooks Import und US Bankimport Envestnet Yoodlee). Partner („Independent Software Vendors“) sollen zudem künftig weitere Extensions entwickeln und dem Kunden bereitstellen können.

Project Madeira Extensions

Installierbare Extensions in Microsoft Project Madeira

Obwohl die Lösung also in vielen Bereichen funktionell eingeschränkt ist, bietet sie Anwendern auch einige Neuerungen, die in der aktuellen Version von Dynamics NAV noch nicht vorhanden sind. So ist „Project Madeira“ zum Beispiel mit einer komplett überarbeiteten Onlinehilfe und integrierten Hinweisen zu Tabellenfeldern und Aktionen als Tooltip ausgestattet, sowie mit einem Rollencenter für das CRM-Modul innerhalb von Dynamics NAV und neuen „schlüsselfertigen“ Berechtigungsgruppen. Ein weiteres Highlight bildet darüber hinaus die Möglichkeit, die Artikel einer Artikelliste mit großen Bildern anzuzeigen.

Project Madeira Artikelliste

Bebilderte Artikelliste in Microsoft Project Madeira

Die beeindruckendste Neuheit ist aber wohl die Integration in Outlook bzw. Outlook Web App (OWA) in Verbindung mit Office 365, die aus dem ERP-System zum Absender kontextabhängige Daten anzeigt. So kann der Anwender direkt Angebote erfassen und hierfür gleich eine entsprechende E-Mail mit PDF-Anhang versenden, ohne Outlook/OWA zu verlassen.

Project Madeira Integration Office 365

Office 365 Integration in Microsoft Project Madeira

Mit „Project Madeira“ zeigt Microsoft, welche Anstrengungen in Sachen der konsequenten NAV-Weiterentwicklung aktuell unternommen werden. Bis Herbst 2016 kann „Project Madeira“ noch in seiner Preview-Version getestet werden, dann erscheint die Lösung offiziell zunächst auf dem US-Markt und anschließend in weiteren Ländern.

Über die Funktionen, die auch Einfluss in das neue Dynamics NAV-Release finden, informieren wir Sie schon bald an dieser Stelle.

QlikView und Qlik Sense – Kombinierter Einsatz

QlikView und Qlik Sense im ParallelbetriebIm Sommer 2014 erweiterte das schwedische Business Intelligence Unternehmen Qlik mit seiner neuen Self Service Datenvisualisierungs-Software Qlik Sense sein Produktportfolio, das sich bis dato auf die BI-Plattform QlikView beschränkte. Mit dem Release entstanden für Anwender zahlreiche neue Möglichkeiten im Analyse- und Visualisierungsbereich, jedoch auch die Frage, welches der Produkte für das eigene Unternehmen am geeignetsten ist. Doch QlikView und Qlik Sense lassen sich problemlos auch parallel einsetzen.

Vor dem Einsatz eines neuen Qlik-Produktes sollte jedoch genauestens erörtert werden, für welche Zwecke die Plattform benötigt wird und ob eventuell sogar ein Paralleleinsatz beider Produkte sinnvoll ist. Viele Unternehmen haben QlikView bereits im Einsatz und können ihre alltäglichen Anforderungen bezüglich Informationsgewinnung, Analyse, Auswertung und Visualisierung mit der Software auch umfassend abdecken. Was fehlt sind jedoch einige Funktionalitäten, insbesondere für Power User, die ihnen Qlik Sense Enterprise bieten könnte.

So hat jedes der beiden Produkte seine Stärken, die sich kombiniert eingesetzt optimal ergänzen und so die Bedürfnisse verschiedener Anwendergruppen in einem Unternehmen erfüllen können. Die marktführende Data Discovery-Plattform QlikView empfiehlt sich beispielsweise für die Entwicklung und den Einsatz detaillierter, geführter Applikationen für umfassende Datenauswertung. Layout und Design können hierbei aufs Feinste abgestimmt werden. So kann die Software zum Beispiel von Power Usern genutzt werden, die Analyseumgebungen für Fachanwender entwickeln.

Qlik Sense bietet dagegen jedoch generell bessere Optionen zur Webentwicklung und kann darüber hinaus als moderne Self-Service-Datenvisualisierungs-Applikation von jedem Benutzer einfach und intuitiv für die Erstellung und Nutzung interaktiver und intelligenter Visualisierungen eingesetzt werden. Die Verwendung von Smart Search und Drag & Drop macht das Arbeiten mit der Plattform dabei besonders angenehm. Aufgrund seines Responsive Designs eignet sich Qlik Sense darüber hinaus überaus gut für die Verwendung auf mobilen Endgeräten. Dies könnte wiederum für Power User, jedoch beispielsweise auch für Mitarbeiter im Außendienst ein wichtiger Faktor für die bevorzugte Verwendung des Produktes sein.

QlikView und Qlik Sense Gemeinsamkeiten und Unterschiede

Die Anwendungsgebiete der Produkte QlikView und Qlik Sense ergänzen sich also je nach dem gewünschten Einsatz­bereich optimal. Durch die gemeinsame Basis­technologie (QIX Engine) wird auch der kombinierte Betrieb beider Lösungen – exakt zugeschnitten auf die jeweiligen Unternehmens­anforderungen – auf schnelle und einfache Weise ermöglicht.

Interessieren auch Sie sich für den parallelen Einsatz von QlikView und Qlik Sense? Kontaktieren Sie uns für weiterführende Informationen!

Eingangsrechnungsprozess mit OCR in Microsoft Dynamics NAV 2016

Microsoft Dynamics NAV 2016Auch wenn Rechnungen vom Lieferanten weiterhin klassisch über Papier gesendet werden, bietet Microsoft Dynamics NAV 2016 eine Möglichkeit, den Prozess zu digitalisieren und damit effizienter im ERP-Prozess abzubilden. Mithilfe eines OCR-Services (Texterkennung), der von der Firma Lexmark bereitgestellt wird, kann sich jeder eingehende Beleg in eine von NAV verarbeitbare Struktur umwandeln lassen.

Die neue Funktion sendet PDF-Dokumente (gescannte oder elektronisch empfangene Eingangsbelege) an den Erkennungsdienst. Dieser analysiert und extrahiert die sich auf dem jeweiligen Beleg zentral befindlichen Informationen und stellt dem Anwender auf Grundlage dieser anschließend eine von Microsoft Dynamics NAV direkt zu verarbeitende „Rechnungseingangsdatei“ zur Verfügung.

Dynamics NAV 2016 OCR

Einschränkend sollte an dieser Stelle jedoch erwähnt werden, dass die Erkennung sich lediglich auf Informationen des Rechnungskopfes konzentriert (Kreditor, Belegnr., Betrag etc.), damit die Rechnung in der Finanzbuchhaltung in einem Einkaufs bzw. FiBu Buch.-Blatt oder einer Einkaufsrechnung bzw. -gutschrift verbucht werden kann. Über die Konfigurationseinstellungen können dann die erkannten Informationen verschiedenen NAV-Datenbankelementen zugeteilt werden. Die Erkennung von beispielsweise Artikelpositionen und die damit verbundene Erstellung einer positionsgenauen Rechnung in NAV sind in dieser Version nicht vorgesehen. Über die Funktion „Zuordnung Text zu Konto“ muss zudem festgelegt werden, wie Dynamics NAV 2016 das zugehörige Sachkonto ermitteln soll, da dieses nicht automatisch verknüpft wird.

Dynamics NAV 2016 OCR

Der OCR-Dienst ist standardmäßig für alle Nutzer der Version 2016 verfügbar und erfordert lediglich eine Registrierung. Der Anwender erhält dann schließlich seitens Lexmark entsprechende Zugangsdaten und ein bestimmtes monatliches Volumen an zu verarbeitenden Dokumenten kostenlos. Bei intensiverer Nutzung muss jedoch ein entsprechender Tarif bei Lexmark hinzugebucht werden.

Dynamics NAV 2016 OCR Registrierung

Bei Fragen und Anregungen zum Thema „Microsoft Dynamics NAV 2016 – Eingangsrechnungsprozess mit OCR“ kontaktieren Sie uns!

Analytisches CRM – Einsatzmöglichkeiten und Vorteile

Analytisches CRMTechnologische Unterstützung ist in einem modernen Unternehmen zur Steuerung sämtlicher Geschäftsabläufe in der heutigen Zeit unerlässlich. Neben einem leistungsfähigen ERP-System haben daher viele Firmen auch ein CRM-System im Einsatz. Durch eine intelligente Verknüpfung der Daten aus den beiden Business-Applikationen kann im Rahmen eines analytischen CRM-Konzepts schließlich strukturiert auf das sich stetig ändernde Käuferverhalten des modernen und komplexen Marktumfeldes reagiert werden.

Ob bei der der Erstellung von Marketingkampagnen, der Generierung von Leads, der Steuerung von Verkaufschancen oder der optimierten Bestandskundenbetreuung – ein operatives CRM-System unterstützt Unternehmen in allen Branchen bei der Automatisierung verschiedener Aufgaben in den Bereichen Marketing, Vertrieb und Service. Die Plattform ermöglicht es somit, auf Kunden und den Markt einzuwirken und bietet damit die ideale Grundlage für eine optimierte Kundenorientierung und das Treffen fundierter Entscheidungen.

Doch die Einsatzmöglichkeiten eines CRM-Systems sind damit noch lange nicht erschöpft. Gekoppelt mit weiteren Datenquellen und einer geeigneten Business Intelligence Lösung kann mit der Software auch der Ansatz eines analytischen CRM verfolgt werden. Die Verknüpfung der verschiedenen Datenbanken und der Informationsaustausch zwischen diesen erleichtern die systematische Bearbeitung und Auswertung der in den operativen Systemen gesammelten Daten und ermöglichen es, diese zueinander in Beziehung zu setzen. Bei den genannten Informationen kann es sich beispielsweise um Kundenreaktionen, Absatzzahlen, Transaktionen oder andere Daten aus unterschiedlichen Anwendungsbereichen der ERP- und CRM-Systeme handeln.

Nicht immer ist es jedoch möglich, alle relevanten Daten des Marktes (z.B. Interessentenverhalten und Kundenzufriedenheit) direkt aus dem eigenen ERP- oder CRM-System zu ziehen. Unter dem Stichwort der schnell wachsenden Menge an Big Data liegen einige Informationen lediglich in der Cloud, also extern, vor. Ziel ist es schließlich, die für das jeweilige Unternehmen wichtigen Daten aus dieser Cloud herauszufiltern und in Analysen und Auswertungen mit einzubeziehen.

Mittels der Idee des analytischen CRM können so also zum Beispiel durch das BI-Tool analysierte und ausgewertete Kundenverhaltensmuster, Unternehmenspotentiale oder aktuelle Marktbedingungen aus verschiedenen internen und externen Datenquellen als ideale Entscheidungsgrundlage für zukünftige Aktionen dienen. Für eine noch bessere Verarbeitung der Analysen und Auswertungen bietet es sich an, diese direkt in die Oberfläche der jeweils anderen operativen Systeme zu integrieren. Das angebundene CRM kann damit die Optimierung und Steuerung weiterer operativer CRM-Prozesse gewährleisten sowie die künftige strategische Ausrichtung des Unternehmens beeinflussen.

Analytisches CRM Regelkreis

Im konkreten Anwendungsfall könnte so beispielsweise auf Grundlage diverser interner und externer Daten über die BI-Software das Kaufverhalten von Kunden ausgewertet werden. Durch die Analyse lässt sich schließlich erkennen, welche Kunden (z.B. kategorisiert nach Alter oder Region) in jüngster Vergangenheit welche Produkte erworben haben und wie zufrieden sie mit ihrem Kauf waren. In einer anschließenden Mailing-Kampagne können daraufhin im operativen CRM bestimmte Zielgruppen angeschrieben und zum erneuten Kauf passender Produkte animiert werden, während zum Beispiel Kundenkreise, die seit Längerem nichts mehr gekauft haben oder mit ihren Einkäufen unzufrieden waren, außen vor gelassen werden oder andere Angebote erhalten. Das CRM kann so gezielt für eine effiziente Kommunikation, zur Erkennung und Nutzung von Trends und somit zur Optimierung von Kundenzufriedenheit und Vertriebsmaßnahmen eingesetzt werden.

Die hierfür notwendige Integration der einzelnen Systeme kann mithilfe der von prisma informatik entwickelten NAVdiscovery Toolbox schnell und kostengünstig realisiert werden. Der Connector verbindet die Business Intelligence Lösungen QlikView und Qlik Sense mit Microsoft Dynamics NAV, CRM und beliebigen weiteren Datenquellen (z.B. dem Qlik DataMarket).

Elektronische Rechnungen in Microsoft Dynamics NAV 2016

Microsoft Dynamics NAV 2016Vor dem Hintergrund, dass es in einigen europäischen Ländern bald verpflichtend sein wird, Rechnungsbelege an öffentliche Stellen (B2G = Business to Government) weiterzuleiten, hat Microsoft in der neuesten Version seines ERP-Systems Dynamics NAV 2016 die applikativen Grundlagen dafür geschaffen, Rechnungsbelege digital zu versenden und zu empfangen.

Damit verbunden ist die Implementierung von grundlegenden Datenstrukturen für den standardisierten Datenaustausch und bestimmter Prozesse, welche die Besonderheiten digital ein- und ausgehender Belege berücksichtigen. Wichtig ist an dieser Stelle der Hinweis, dass seitens Microsoft zunächst nur die Belegart Rechnung / Gutschrift implementiert worden ist, die nun wie nachfolgend beschrieben versendet und empfangen werden kann.

Viele Unternehmen haben ihre Prozesse in diesem Bereich ja schon mit Hilfe von EDI-Verfahren automatisiert und realisieren in der Regel auch die komplette Prozesskette vom Auftragseingang über die Lieferung bis zur Rechnung mit entsprechenden digitalen Dokumenten. Insofern kann man die Einführung der elektronischen Rechnungen lediglich als einen weiteren Schritt zur vollständigen Implementierung digitaler Geschäftsprozesse sehen. Dennoch ist dies ein wichtiger Schritt, da mit der Implementierung der Rechnung setup-seitig und in den Stammdaten weitreichende Grundlagen geschaffen wurden.

Generische Plattform
Microsoft Dynamics NAV 2016 wurde so erweitert, dass es digitale Dokumente in einer XML-Struktur empfangen, verwalten, weiterverarbeiten und senden kann. Die entsprechenden Prozesse können parametergesteuert in NAV umgesetzt werden.

Elektronische Rechnungen in NAV 2016

Darüber hinaus wurden in NAV die entsprechenden Grundlagen in der Datenverwaltung geschaffen, um den Austausch und die Zuordnung von Kommunikationsparametern zu unterstützen (Verwaltung von Umsetzungstabellen für Einheiten, Zuordnung der GLN-Codes in den Stammdaten, etc.). Der Status von Sende-/Empfangstransaktionen kann durch die Sachbearbeiter stets auf einen Blick erkannt werden, zudem ist ein Drill-Down in das Aktivitäts-Log eines Vorgangs möglich. Die für die Artikelidentifikation notwendige GTIN wurde ebenfalls in die Stammdaten aufgenommen.

Rechnungsversand
In der Version 2016 sind folgende Formate für den Rechnungsdatenversand standardmäßig vorgesehen:

  • PEPPOL AP Connectivity in den Formaten 2.0 und 2.1
  • Tradeshift
  • Generierung einer Datei bzw. einer E-Mail mit Anhang

Bei PEPPOL handelt es sich um ein von der Europäischen Union erarbeitetes Konzept und eine bereitgestellte Plattform für den gesamten Themenkomplex „E-Procurement“ (B2G).

Tradeshift ist der Anbieter eines „Value Added Networks“, welches den Belegaustausch im B2B-Bereich unterstützt. In der Basisnutzung ist die Verwendung kostenfrei.

Rechnungsdaten, die den oben aufgeführten Konventionen entsprechen, können direkt in Dynamics NAV importiert werden.

Konvertersoftware
Wenn Ihr Unternehmen einen breiteren Ansatz im digitalen Austausch von externen (EDI = „Electronic Data Intercharge“) und internen (EAI = „Enterprise Application Integration“) Nachrichten verfolgt, ist nach wie vor der Einsatz einer speziellen Software für die Konvertierung, das Mapping und den Versand von Dokumenten wirtschaftlich sinnvoll (z.B. Microsoft BizTalk Server oder Lobster). Hierzu sind in der Regel alle gängigen Formate (EDIFACT, IDoc, VDA etc.) und spezielle Übertragungswege (SMTP, AS2, FTP, X.400, OFTP etc.) standardmäßig implementiert.

Für standardmäßige EDI-Nachrichtentypen (ORDERS, DESADV, INVOIC) wurde von prisma informatik im Rahmen der Branchenlösungen eine Austauschstruktur auf Basis von OPENTRANS bereitgestellt, sodass der Austausch zwischen NAV und der Konvertersoftware immer einheitlich erfolgen kann.

Bei Fragen rund um das Thema „Elektronische Rechnungen in Microsoft Dynamics NAV 2016″ kontaktieren Sie uns!

prisma informatik