Die aktuellste Version der ERP-Lösung Microsoft Dynamics NAV 2016 brachte viele optimierte und neue Funktionalitäten mit sich, die dem Anwender das alltägliche Arbeiten mit der Software erheblich erleichtern können. Eine der wohl interessantesten Neuerungen ist die Möglichkeit, Workflows nun direkt innerhalb der Applikation generisch und flexibel zu konfigurieren und auszuführen.
Das neue Workflow-Modul hilft dem Benutzer somit, ERP-Prozesse komplett durchgängig und individuell zu steuern und dabei gegebene Compliance-Vorgaben zu erfüllen. Das Business Process Management wird damit gewissermaßen von der IT gestützt. So kann ein mit entsprechenden Rechten ausgestattete Anwender Freigabe- und Genehmigungsprozesse eigenständig konfigurieren, indem er unmittelbar in Dynamics NAV 2016 die jeweiligen Reaktionen auf bestimmte Ereignisse festlegt („Wenn“…“dann“…). Bei diesen kann es sich beispielsweise um eine einfache Benachrichtigung, die Aufforderung zur Zustimmung bzw. Ablehnung einer erforderlichen Aktion oder das automatische Einleiten eines Prozesses handeln.
Benachrichtigung
Wird als Reaktion zum Beispiel eine Benachrichtigung gewählt, werden die gewünschten Anwender bei Eintritt des jeweiligen Ereignisses darüber informiert, was geschehen ist, und gegebenenfalls dazu aufgefordert, entsprechend zu handeln. Betreffende Personen erhalten in einem solchen Fall beispielsweise eine E-Mail oder eine Meldung mit den jeweiligen Informationen.
Freigabe einer erforderlichen Maßnahme
Darüber hinaus kann festgelegt werden, dass ein erforderlicher nächster Arbeitsschritt, eine Ware oder ein Dokument so lange blockiert bleiben, bis eine dafür zuständige Person im Unternehmen die betreffende Aktion bzw. das Objekt für weitere Prozessabläufe freigegeben hat. So kann zum Beispiel eine Einkaufsrechnung, die einen gewissen Betrag überschreitet, gesperrt werden, bis ein Mitarbeiter des Unternehmens diese geprüft und genehmigt hat.
Prozessautomatisierung
Auch kann entschieden werden, dass das System von Microsoft Dynamics NAV 2016 bei Eintritt bestimmter Ereignisse automatisch einen hierfür festgelegten Antwortprozess ausführt, ohne dass ein weiterer Anwender manuell den nächsten Arbeitsschritt initiieren muss.
Microsoft Dynamics NAV 2016 beinhaltet bereits über 20 Workflow-Templates (z.B. für Eingangsrechnungsprozesse), die der Benutzer verwenden kann. Entwicklern ist es allerdings zudem möglich, eigene Workflow-Ereignisse und –Reaktionen zu definieren.
Bisher waren die Geschäftsprozesse in Microsoft Dynamics NAV zwar in Teilen parametrisierbar, jedoch immer systemseitig vorgegeben. Mit der neuen Logik im Bereich der Workflows wird somit die Möglichkeit geschaffen, Prozesse generisch zu designen und schließlich durch die Anwender des ERP-Systems ausführen zu lassen.