Die Notwendigkeit einer modernen Business Intelligence Lösung zur effizienten Analyse, Auswertung und Visualisierung von Unternehmensdaten gilt heutzutage als unbestritten. Immer mehr Geschäftsführer sehen daher auch für ihre eigene Firma ein gewinnbringendes BI-System vor und planen dessen Anschaffung. Oft unterlaufen jedoch bereits in der Planungs- und Implementierungsphase schwerwiegende Fehler, die das Business Intelligence Projekt letztendlich zum Scheitern bringen. Folgende Gründe stellen dabei besonders große Risiken dar.
1. Unklare Anforderungen an das BI-Projekt
Dass ein funktionierendes Berichtswesen und saubere Datenanalysen für reibungslose Abläufe in der schnelllebigen Geschäftswelt dringend erforderlich sind, ist Fach- und IT-Abteilungen fast aller Unternehmen durchaus bewusst. Unklar bleibt hingegen oft, welche individuellen Anforderungen und Bedürfnisse die eigene Firma an eine BI-Lösung haben sollte, damit diese auch die gewünschten Ergebnisse hervorbringt und von größtmöglichem Nutzen ist. Unternehmen, die in naher Zukunft ein Business Intelligence System anschaffen wollen, sollten daher bereits im Voraus einen Anforderungskatalog erstellen und sich auf konkrete Anwendungsszenarien festlegen, auf deren Grundlage schließlich eine passende und maßgeschneiderte Lösung ausgewählt wird. Von der Anschaffung einer allgemeinen BI-Anwendung raten Experten hingegen ab. Stattdessen sollte ein Tool gewählt werden, welches mit den Anforderungen des Unternehmens mitwächst und dementsprechend anpassungsfähig für zukünftige Entwicklungen bleibt.
2. Keine einheitliche Begriffsdefinition
Immer wieder kommt es zwischen verschiedenen Fachbereichen zu Diskussionen um die Richtigkeit von unternehmensrelevanten Kennzahlen. Grund hierfür ist, dass die einzelnen Abteilungen unterschiedliche Sichten auf die Dinge und daher meist ihre eigene Definition der Begriffe haben. Für das Gelingen eines BI-Projektes ist es jedoch wichtig, diesbezüglich eine gemeinsame Sprache zu entwickeln. So sollten Begriffe wie beispielsweise der „Umsatz“ oder „Deckungsbeitrag“ vor Projektstart eindeutig und mit nachvollziehbaren Berechnungsdefinitionen definiert und unternehmensweit kommuniziert werden. Für das Reporting sollten schließlich nur noch diese einheitlichen Begriffe verwendet werden.
3. Endanwender nicht in Entscheidungsprozess integriert
In vielen Unternehmen wird die Entscheidung über ein neues BI-System einzig zwischen der IT-Abteilung und der Geschäftsleitung getroffen. Die eigentlichen Anwender, die später mit dem jeweiligen Tool arbeiten müssen, werden hierbei oft übergangen. Dabei sind es gerade sie, die von den Vorteilen und dem Nutzen der neuen Lösung überzeugt und letztendlich in deren Anwendung geschult werden müssen. Empfohlen wird daher, die Einführung eines neuen Business Intelligence Systems auch auf mit den persönlichen Zielvereinbarungen der Mitarbeiter zu verknüpfen, um deren Akzeptanz zu garantieren.
4. Überstürzte Einführung eines neuen Systems
Für die Auswahl und die letztendliche Einführung einer neuen BI-Lösung sollten Unternehmen stets genügend Zeit einplanen. Viele Firmen handeln bei der Implementierung völlig überstürzt und geben ihren Mitarbeitern nicht ausreichend Gelegenheit, sich mit der neuen Software vertraut zu machen und in deren Benutzung geschult zu werden. Dabei kann ein BI-Tool nur dann gewinnbringend eingesetzt werden, wenn alle Anwender es korrekt einzusetzen wissen. Es empfiehlt sich daher, ein neues Programm schrittweise einzuführen und nach und nach weitere Anforderungen hinzuzufügen. Generell sollte allerdings die Möglichkeit, jederzeit flexibel und schnell auf Veränderungen reagieren zu können, gewahrt werden. Zudem muss das Unternehmen sich gedulden, da nicht sofort nach Implementierung der neuen Lösung mit einem flächendeckenden Erfolg zu rechnen ist. Der Einsatz mehrerer unterschiedlicher Tools sollte darüber hinaus gänzlich vermieden werden.
5. Nutzung unbekannter und schlechter Datenquellen
Die gewonnen Daten und Erkenntnisse aus BI-Analysen können für vielerlei Zwecke eingesetzt werden. So können sie beispielsweise dazu dienen, mehr über Kunden in Erfahrung zu bringen, deren Bedürfnisse besser vorauszusagen und damit mehr Umsatz zu generieren. Zudem lassen sich damit besser Entscheidungen und Prognosen treffen, Risiken effizienter abschätzen und somit Gefahren schneller abwenden. Damit dies gelingt und die Auswertungen auch tatsächlich als zuverlässige Entscheidungsgrundlage dienen können, sollte jedoch bereits vor der Erstellung von Berichten und Analysen die Qualität der Basisdaten und deren Herkunft überprüft werden. Durch den Zugriff auf unterschiedliche Datenbanken und sich immer wieder verändernde Informationen steigt die Anfälligkeit für Fehler im Reporting enorm. Wichtig ist es daher, stets alle verwendeten Datenquellen genau zu kennen und im Voraus sämtliche Basisdaten zu bereinigen und harmonisieren.
6. Missachtung von Sicherheitsaspekten
Bei der Planung eines Business Intelligence Projektes sollten stets auch Sicherheitsaspekte bedacht werden. Einige Unternehmen vergessen bei der Implementierung beispielsweise wichtige Faktoren wie die eigenen und gesetzlichen Datenschutzbestimmungen und Sicherheitsanforderungen. Dabei sollte strikt darauf geachtet werden, dass nicht alle Mitarbeiter Zugriff auf alle Daten besitzen. So können Sicherheitslücken vermieden und sowohl die eigenen Firmen-, als auch Kundendaten umfassend geschützt werden.
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Sehr informativer Beitrag!