Acht bewährte Erfolgsfaktoren bei der Einführung moderner Business Software

Business Software ErfolgsfaktorenUm bei der Digitalisierung Schritt zu halten, stehen in den meisten Unternehmen auch die klassischen Geschäftsanwendungen auf dem Prüfstand. In vielen Betrieben besteht hier Handlungsbedarf, um in Zukunft mit einer integrierten Lösung alle Unternehmensbereiche über die Wertschöpfungskette hinweg abzubilden.

Bei Microsoft wachsen unter der Dachmarke „Dynamics 365“ die traditionellen Bereiche ERP und CRM zusammen. Die integrierte Business Application Suite „Business Central“ (Dynamics NAV) ist dabei von wesentlicher Bedeutung. Die Nutzung einer solchen modernen Software bietet viele Chancen, jedoch sollte auch der Umfang des Einführungsprojekts für ein derartiges System nicht unterschätzt werden.

Wenn auch die Preismodelle der neuen Geschäftsanwendungen anders sind und mittlerweile sogar als Mietmodell angeboten werden, ist die ganzheitliche Einführung und Konzeption einer solchen Software noch immer eine Investition. Selbst wenn die Hersteller verstärkt von „Self-Service“ reden oder im Bereich der Bereitstellung gegebenenfalls gar nicht mehr auf eigene Hardware zurückgegriffen werden muss, wird man bei komplexen Geschäftsprozessen immer auch Berater mit einbeziehen müssen, die Erfahrung aus anderen Implementierungsprojekten mitbringen. In vielen Unternehmen müssen zudem gelebte Prozesse geprüft und auf die Rahmenparameter, die eine neue Software vorgibt, angepasst werden. Hierzu sind nach wie vor viele Gespräche und Planungen erforderlich, die letztendlich dafür sorgen, dass das Projekt auch zum Erfolg wird.

Es ist daher lohnenswert, sich die folgenden Aspekte vor dem Start eines neuen Projektes noch einmal in Erinnerung zu rufen. Schließlich kann auch bei der Einführungskonzeption neuer Systeme Erfahrungswissen nicht schaden.

Projektmanagement nicht vergessen!

Ganz klassische Themen, wie zum Beispiel die Erarbeitung eines Projektstruktur-, Termin- und Budgetplans stehen allem voran und prägen das gesamte Projekt. Es ist wichtig, bereits in der Anfangsphase des Projektes Regeln für bestimmte Abläufe (Kommunikation, Dokumentation etc.) zu definieren, um im Verlauf des Projektes stets entscheidungsfähig zu sein. Das Aufsetzen eines Projektmanagementplans mit der Zuteilung entsprechender Verantwortlichkeiten und messbarer Ziele ist dabei überaus wichtig.

Lastenheft und Anforderungsmanagement

Bei der Erstellung des Lastenhefts sollte man gegebenenfalls nicht zu stark ins Detail gehen und detaillierte Vorgaben, die sich nur am Altsystem orientieren, unterlassen. Wichtig ist, dass man den Geschäftsprozess als Ganzes beschreibt und als Vorgabe erarbeitet. Dem Anbieter wird somit die Möglichkeit gegeben, die Software möglichst standardnah dem geforderten Prozess gegenüberzustellen. Die neue Generation der Business Software von Microsoft erlaubt zwar Anpassungen, möchte allzu tiefe Eingriffe in die Applikation allerdings eher vermeiden. Der Kunde hat so langfristig den Vorteil, updatefähiger zu sein und stets aktuelle Versionen einsetzen zu können.

Dies vor Augen, sollten die Anforderungen, die durch die Fachabteilungen an die Software gerichtet werden, bewertet und gemeinsam darüber entschieden werden, ob eine Modifikation sinnvoll ist, oder ob es gelingt, eigene Prozesse an die Software anzupassen. Allerdings ist es wichtig, auch in der neuen Umgebung seine wesentlichen Geschäftsprozesse durchgängig und vollständig umzusetzen. In der Beratung über die Implementierung eines Geschäftsprozesses wird man in Zukunft über mehrere Softwarekomponenten sprechen, um für die einzelnen Anforderungen spezialisierte Systeme zum Einsatz zu bringen. So würden beispielsweise Anforderungen im Vertrieb nicht unbedingt durch die Anpassungsprogrammierung im Verkaufsmodul gelöst, sondern gegebenenfalls durch den zusätzlichen integrierten Einsatz der Dynamics 365 Sales Anwendung.

Datenqualität und Datenmigration

Als entscheidender Erfolgsfaktor bei der Einführung einer neuen Business Anwendung wird von einer sehr großen Anzahl von Betroffenen die „Datenqualität“ bezeichnet. Hier ist von Belang, dass im Vorfeld der Einführung bereits die nötigen Weichenstellungen vorgenommen werden. Die Aufwände im Bereich der Datenmigration sind oft nicht unerheblich, da inkonsistente und unvollständige Datenquellen immer wieder zu Problemen führen. Auch wenn die Handhabung von Datenimporten in Microsoft Dynamics in den vergangenen Jahren stets verbessert worden ist, bleibt hinsichtlich der Datenqualität aus den Vorsystemen ein Restrisiko bestehen.

Es ist also sehr wichtig, die Daten im Vorfeld zu analysieren und gegebenenfalls zu bereinigen, bevor man mit ihnen ein neues System aufsetzen möchte. prisma informatik empfiehlt hierbei den Einsatz der Business Analyse Software Qlik, um die Datenquellen hinsichtlich ihrer Validität auf die Eignung für eine Datenübernahme zu überprüfen. So kann bereits im Vorfeld ein großer Risikofaktor aus dem Projekt genommen werden, indem noch im bestehenden System eine Überarbeitung und Korrektur stattfindet.

Phasen reduzieren Risiken

Microsoft Dynamics 365 bietet die Möglichkeit, das Einführungsprojekt in Phasen zu gliedern, ohne dass konzeptionell auf eine ganzheitliche Umsetzung der Prozesse verzichtet werden muss. Die einzelnen Softwarebereiche lassen sich funktional unterteilen, um so möglichst überschaubare Einführungsszenarien zu realisieren. Der prozessorientierte Ansatz wird gegenüber einer „Big-Bang- Strategie“ besser unterstützt. Bei der vollständigen Implementierung aller Bereiche wird über die Plattform sichergestellt, dass alle Prozesse zusammenwirken. Idealerweise kann man mit dem Bereich Finanz- und Rechnungswesen (Finance) oder dem Verkaufsbereich (Sales) beginnen, um später die Kernfunktionen in der Warenwirtschaft (Operations) zu implementieren. Sollten danach weitere Bereiche erforderlich sein, können Bereiche wie Service, Marketing oder Personalwesen (Talent) hinzugenommen werden.

Mitarbeiter mitnehmen

Unternehmenssoftware nimmt immer auch Einfluss auf die Mitarbeiter eines Unternehmens. Es ist daher empfehlenswert, das Projekt möglichst transparent in der Firma zu kommunizieren, die Ziele, die mit der Einführung verbunden werden, klar zu benennen und auch ein internes Marketing für das Projekt vorzusehen. So können Ängste abgebaut werden und die Mitarbeiter können zielorientiert mitarbeiten. Positive Aspekte bei der neuen Software sind deutlich zu erkennen: Moderne Systeme sind intuitiver und können schneller erlernt werden. Sie setzen auf die Erfahrung der Mitarbeiter auf, die sie beim privaten Umgang mit mobilen Geräten und webbasierter Software gesammelt haben. Die Verantwortlichen bei der Einführung von neuen Unternehmensanwendungen sollten allerdings auch den vermeintlich negativ diskutierten Auswirkungen proaktiv begegnen und Konzepte dafür ausarbeiten, um beispielsweise die Privatsphäre der Mitarbeiter zu schützen.

Realistisch planen

Wie der Name schon sagt, betrifft die Unternehmensanwendung meist die gesamte Unternehmensorganisation oder zumindest viele Bereiche davon. Die Einführung einer solchen Software muss daher besonders realistisch geplant werden. Dabei muss auf die gesamten Kapazitäten der mitarbeitenden Personen und der betroffenen Abteilungen Rücksicht genommen werden. Auch wenn die Software durch ein Beratungsunternehmen eingeführt wird, gilt die Faustregel, dass intern mindestens zwei- bis dreimal so viel Arbeitsleistung zu erbringen ist, um die Software in der Organisation zum Leben zu erwecken.

Bildung handlungsfähiger Teams

Die Einführung der Unternehmenssoftware sollte durch ein handlungsfähiges Team durchgeführt werden, welches aus Projektmanagern und Key-Usern besteht. Idealerweise würde man im Key-User-Team auf eine Mischung aus geschäftsprozesserfahrenen und jungen, offenen Mitarbeitern zurückgreifen, die zusammenwirken, um die Geschäftsprozesse auch in einer neuen modernen Software effizient umzusetzen. Ein Key-User muss nicht unbedingt ein Abteilungsleiter sein, der für seine Abteilung spricht, sondern sollte jemand sein, der die Prozesse ausreichend kennt und die Fähigkeit besitzt, die neuen Möglichkeiten der Software für die Prozesse in seinem Bereich richtig zu erkennen.

Wichtig ist, dass das Team bereit ist, auch neue Wege zu beschreiten und bei der Abbildung von Geschäftsprozessen nicht nur darauf aus ist, den Status Quo wiederherzustellen. Die einzelnen Teams sollten daher auch entsprechende Ziele verfolgen, die mit der Einführung einer neuen Software verbunden werden.

IT als Mittel zum Zweck

Business Software Projekte sind keine klassischen IT-Projekte, sondern massive Organisationsprojekte. Dementsprechend sollten sie auch in der Organisation des Unternehmens positioniert werden – in den Fachabteilungen und in der Geschäftsleitung. IT (im Sinne von Software-Bereitstellung) ist ein tendenziell immer kleiner werdender Bereich bei der Implementierung von Business Anwendungen. Die Implementierung von cloudbasierenden SaaS-Anwendungen und -Komponenten (Software as a Service) ist eine zunehmend gewählte Option in vielen Unternehmen. Schließlich wandelt sich die Arbeitswelt und so müssen sich auch die eingesetzten Unternehmensanwendungen mit verändern. Der Fokus verlagert sich dabei immer mehr auf die mobile Nutzung und die Interoperabilität mit anderen Systemen.

Die IT muss mit umfassenden Sicherheitskonzepten dafür sorgen, dass die eingesetzte Software mit anderen Systemen integriert werden kann, gegen missbräuchliche Verwendung geschützt wird und der Datenschutz immer gewährleistet ist.

Planen auch Sie die Einführung einer neuen Business Software? Wir unterstützen Sie gerne mit langjährigem Know-how und unserer Projekterfahrung.



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