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Die neue DSGVO und ihre Auswirkungen – auch auf Ihr ERP-System

Die neue DSGVOAm 25. Mai 2018 tritt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Kraft. Die DSGVO ist ein europäisches Datenschutz- und Sicherheitsgesetz, das einen neuen globalen Standard für Datenschutzrechte, Sicherheit und Compliance festlegt.

Die DSGVO deckt grundsätzlich den Schutz und die Einhaltung der Persönlichkeitsrechte von Einzelpersonen ab. Die neuen Regelungen legen dabei strikte Datenschutzbestimmungen fest, wie Organisationen personenbezogene Daten bestmöglich verwalten und schützen können – unabhängig davon, wo genau diese verarbeitet, versendet oder gespeichert werden.

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Microsoft Dynamics NAV einsetzen, sind auch Sie unter gewissen Voraussetzungen von der Neuregelung betroffen. Wir möchten Ihnen in diesem Beitrag wesentliche Punkte vorstellen, die Sie in diesem Fall vor dem Hintergrund Ihrer individuellen betrieblichen Situation prüfen sollten.

Die Auswirkungen der DSGVO

Die DSGVO umfasst komplexe Regelungen, die unter Umständen erhebliche Änderungen bei der Erfassung, Nutzung und Verwaltung personenbezogener Daten in Unternehmen erfordern kann. Unter anderem haben die Neuregelungen folgende Auswirkungen:

  • Stärkung der Persönlichkeitsrechte – Verschärfung des Datenschutzes für Einzelpersonen innerhalb der EU durch Sicherung des Rechts auf: Zugang zu den eigenen personenbezogenen Daten, Korrektur von Ungenauigkeiten darin, Löschung personenbezogener Daten auf Anfrage, Einspruch gegen ihre Verarbeitung und Verschiebung.
  • Pflicht zum Schutz personenbezogener Daten – Stärkung der Rechenschaftspflicht von Unternehmen und öffentlichen Organisationen, die personenbezogene Daten verarbeiten.
  • Obligatorische Meldung von Verletzungen personenbezogener Daten – Unternehmen müssen Verletzungen ihrer personenbezogenen Daten unverzüglich (innerhalb von 72 Stunden) ihren Aufsichtsbehörden melden.
  • Signifikante Strafen für Nichteinhaltung – Möglichkeit zur Verhängung strenger Sanktionen und Strafen bei Verstößen gegen die DSGVO, unabhängig davon, ob eine Organisation absichtlich oder unabsichtlich gehandelt hat.

Neben den rein IT-technischen Themenstellungen gibt es also eine Reihe organisatorischer Maßnahmen zu beachten, die Sie in Ihrem Unternehmen gegebenenfalls ergreifen und anpassen müssen, sofern Sie mit personenbezogenen Daten in Berührung kommen.

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Acht bewährte Erfolgsfaktoren bei der Einführung moderner Business Software

Business Software ErfolgsfaktorenUm bei der Digitalisierung Schritt zu halten, stehen in den meisten Unternehmen auch die klassischen Geschäftsanwendungen auf dem Prüfstand. In vielen Betrieben besteht hier Handlungsbedarf, um in Zukunft mit einer integrierten Lösung alle Unternehmensbereiche über die Wertschöpfungskette hinweg abzubilden.

Bei Microsoft wachsen unter der Dachmarke „Dynamics 365“ die traditionellen Bereiche ERP und CRM zusammen. Die integrierte Business Application Suite „Business Central“ (Dynamics NAV) ist dabei von wesentlicher Bedeutung. Die Nutzung einer solchen modernen Software bietet viele Chancen, jedoch sollte auch der Umfang des Einführungsprojekts für ein derartiges System nicht unterschätzt werden.

Wenn auch die Preismodelle der neuen Geschäftsanwendungen anders sind und mittlerweile sogar als Mietmodell angeboten werden, ist die ganzheitliche Einführung und Konzeption einer solchen Software noch immer eine Investition. Selbst wenn die Hersteller verstärkt von „Self-Service“ reden oder im Bereich der Bereitstellung gegebenenfalls gar nicht mehr auf eigene Hardware zurückgegriffen werden muss, wird man bei komplexen Geschäftsprozessen immer auch Berater mit einbeziehen müssen, die Erfahrung aus anderen Implementierungsprojekten mitbringen. In vielen Unternehmen müssen zudem gelebte Prozesse geprüft und auf die Rahmenparameter, die eine neue Software vorgibt, angepasst werden. Hierzu sind nach wie vor viele Gespräche und Planungen erforderlich, die letztendlich dafür sorgen, dass das Projekt auch zum Erfolg wird.

Es ist daher lohnenswert, sich die folgenden Aspekte vor dem Start eines neuen Projektes noch einmal in Erinnerung zu rufen. Schließlich kann auch bei der Einführungskonzeption neuer Systeme Erfahrungswissen nicht schaden.

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Nach Ende des Mainstream-Support: Eingeschränkter Extended Support für QlikView 11.20

QlikView 11.20 SupportAm 31. März 2018 endete der Standard-Support für die QlikView-Version 11.20. Für die Durchführung des Updates auf die aktuelle Version bietet Qlik seinen Kunden derzeit noch ein eingeschränktes „Extended Support“ Angebot.

Der Extended Support für QlikView 11.20 soll Kunden ausreichend Zeit für das Upgrade auf die aktuelle QlikView-Version bieten. Allerdings stellt das Angebot keine Erweiterung des Standard-Supports und der Wartung gemäß den Qlik-Maintenance-Richtlinien dar – es besteht nur aus Fehlerbehebung und Fixes für kritische Fälle. QlikView 11.20 wird mit dem erweiterten Support keine Produktverbesserungen enthalten.

Um unnötigen Aufwand und zusätzliche Kosten zu vermeiden, sollten Unternehmen, die aktuell noch die Version 11.20 im Einsatz haben, möglichst zeitnah ein Update planen. Von kumulativen Qualitätsverbesserungen profitieren die Nutzer mit der jeweils neuesten Version. Es wird daher empfohlen, direkt ein Update auf QlikView 12.20 vorzunehmen.

Buchempfehlung: Mastering Qlik Sense

Ratgeber Mastering Qlik SenseLernen Sie im Fachbuch „Mastering Qlik Sense“, wie Sie die Möglichkeiten von Qlik Sense voll ausschöpfen, um Ihren Unternehmensanforderungen optimal zu begegnen.

Qlik Sense ist ein effizientes Self-Service-BI-Tool zur Erfassung, Analyse und Visualisierung von Daten, um so wichtige Erkenntnisse gewinnen und fundierte Unternehmensentscheidungen treffen zu können. In ihrem Ratgeber „Mastering Qlik Sense“ geben die Autoren Martin Mahler und Juan Ignacio Vitantonio dem Leser hilfreiche Tipps und professionelle Techniken an die Hand, um auf Grundlage von Qlik Sense Enterprise-fähige Lösungen zu entwickeln, die all Ihre Geschäftsanforderungen abdecken.

Der Guide hilft dem Anwender unter anderem dabei, die Bedeutung von Self-Service-Analysen besser zu verstehen, alle verfügbaren Datenmodellierungstechniken zu erkunden und so effiziente und optimierte Datenmodelle zu erstellen. Zudem gibt das Buch einen umfassenden Überblick über alle in Qlik Sense vorhandenen APIs und deren bestmöglichen Einsatz, optimiertes Coding und Scripting sowie zahlreiche weitere hilfreiche Tipps und Tricks.

Der Ratgeber von den Experten Martin Mahler und Juan Ignacio Vitantonio kann ab sofort in englischer Sprache hier bestellt werden: Mastering Qlik Sense

Podcast-Tipp: Die Zukunft von Software in der Cloud

Software in der CloudDie Zukunft vieler Softwareangebote liegt heutzutage in der Cloud. Viele große Unternehmen haben sich im Zuge dessen in den letzten Jahren bereits von reinen Softwareanbietern hin zu Plattformherstellern entwickelt – so beispielsweise auch Microsoft und Qlik.

Für viele stellt sich nach wie vor die Frage, wie sich diese Technologien zukünftig einsetzen lassen und welche Chancen und Risiken sich durch die Nutzung von Unternehmenssoftware in der Cloud ergeben. Speziell durch die Integration verschiedener Systeme und Applikationen werden in den nächsten Jahren viele neue Möglichkeiten und Vorteile für die anwendungsübergreifende Verarbeitung, Verknüpfung und Analyse von Daten entstehen.

In seinem Podcast beschäftigt sich Professor Dr. Axel Winkelmann vom Lehrstuhl für BWL und Wirtschaftsinformatik der Julius-Maximilians-Universität in Würzburg regelmäßig mit aktuellen und spannenden Themen aus der IT-Welt – insbesondere auch aus dem ERP-Bereich. Die 44. Ausgabe behandelt dabei Microsoft-Produkte und Dienstleistungen aus der Cloud.

Gemeinsam mit dem Microsoft-Experten Thorsten Scholl redet Winkelmann hierzu nicht nur über die Themen Microsoft-Cloud-Infrastruktur, Dynamics 365 und Office 365, sondern auch über die Anwendungsmöglichkeiten und Vorteile von Cloud-Technologien für Unternehmen im Allgemeinen. Hier geht’s zum Podcast>>

Dynamics NAV 2018 – News in der Warenwirtschaft

Microsoft Dynamics NAV 2018Seit vergangenen Dezember profitieren Nutzer von Microsoft Dynamics NAV wieder von verschiedenen Verbesserungen und neuen Features. Einige der Neuerungen in Version 2018 betreffen auch den Bereich der Warenwirtschaft.

So lassen sich in Dynamics NAV 2018 beispielsweise „Zu-/Abschläge“ nach Bruttogewicht und Volumen zuweisen. Die relevanten Informationen wie das Bruttogewicht und das Volumen werden dabei automatisch aus der Artikelkarte ermittelt, Einheiten werden bezogen auf diese umgerechnet. Auf diese Weise soll sichergestellt werden, dass stets die richtige Einheit ausgewählt ist und Verteilungen möglichst realistisch dargestellt werden (z.B. Frachtkosten).

Bruttogewicht und Volumen in Dynamics NAV 2018
Verteilung von „Zu-/Abschlägen“ nach Volumen und Bruttogewicht

In der Dynamics NAV Version 2018 wurden darüber hinaus die Möglichkeiten des OCR-Services erweitert. Ein interessantes neues Feature ist dabei die Synchronisation der Kreditoren mit dem OCR-Dienst für eine noch genauere Texterkennung von eingelesenen Belegen.

Synchronisation von Kreditoren mit dem OCR-Service
Erweiterung des OCR-Dienstes in Dynamics NAV 2018

Bereits seit Version 2017 ist der Einsatz von Machine Learning möglich, um beispielsweise Cashflow-Prognosen zu erstellen. Mit Dynamics NAV 2018 besteht hierüber nun auch die Möglichkeit, Artikel anhand eines Fotos zu klassifizieren. Die Klassifizierung erfolgt dabei auf Basis eines Machine Learning Algorithmus in der Cloud, der beispielsweise in der Lage ist, Attribute wie Kategorie oder Farbe zu identifizieren, welche den Artikeln zugewiesen wurden.

Bildanalyse in Dynamics NAV 2018
Artikelklassifizierung durch Bildanalyse in Dynamics NAV 2018

 

Microsoft Dynamics 365 Business Central: Release im April

Microsoft hat den offiziellen Namen sowie das Veröffentlichungsdatum seiner neuen Cloud-ERP-Lösung bekanntgegeben. Dynamics 365 Business Central wird ab April offiziell erhältlich sein.

Die cloudbasierte All-in-One-Unternehmensmanagementlösung, die bisher unter dem Arbeitstitel Dynamics 365 „Tenerife“ bekannt war, wird den vollen Funktionsumfang von Microsoft Dynamics NAV besitzen. Auch die On-Premise-Version wird weiterhin Bestand haben.

Dynamics 365 Business Central steht ab 2. April in 14 Ländern (u.a. Deutschland) bereit und wird in den zwei unterschiedlich ausgestatteten Preispaketen „Essential” und „Premium” verfügbar sein. Während die „Essential“-Version alle notwendigen Module beinhaltet, um beispielsweise Finanzgeschäfte, Vertrieb, Kundenservice, Personal-, Projekt- und Supply-Chain-Management abzuwickeln, enthält die „Premium“-Edition zusätzlich Module für Service-Order-Management und Fertigung.

Business Central soll dabei helfen, einfache Buchhaltungssoftware und ERP-Altsysteme schnell und einfach upzugraden. Aktualisierungen erfolgen durch den Cloud-Betrieb anschließend automatisch, aufwendige Upgrade-Prozesse entfallen. Die Basis-Funktionalitäten können schließlich mit weiteren Microsoft-Cloud-Services (z.B. Office 365) verbunden und mit PowerApps, Microsoft Flow und Power BI für spezifische, wachsende und sich ändernde Unternehmensanforderungen angepasst und erweitert werden.

Microsofts Anliegen ist es dabei vor allem, durch automatisierte Geschäftsabläufe und Workflows (mithilfe vertrauter Tools wie Office, Outlook, Word und Excel), vernetzte Daten und intelligente Technologien eine flexible Cloud-Plattform zu schaffen, die dem Nutzer eine einheitliche und effiziente Möglichkeit bietet, seine Unternehmensgeschäfte abzuwickeln. Die so geschaffene Vernetzung des Unternehmens hilft schließlich dabei, fundierte Entscheidungen treffen zu können. Für einen besseren Überblick und mehr Produktivität wurde Dynamics 365 Business Central zudem mit einer neuen modernen Benutzeroberfläche ausgestattet.

Dynamics NAV 365 Business Central
Business Central kommt mit neuer moderner Benutzeroberfläche (Quelle: Microsoft)

Durch seine verbesserte User Experience, seine Erweiterbarkeit und den vollen Dynamics NAV-Funktionsumfang bietet die All-in-One Business Management Solution somit viele Vorteile – insbesondere für Unternehmen, die ein flexibles System suchen, welches bei steigenden Anforderungen mit Ihnen wächst.

Qlik: Neue Lizenzierungsoptionen und Lizenzpakete

Qlik Preisliste LizenzenMit den Februar-Releases hat Qlik auch ein Update zu den Lizenzierungsmöglichkeiten und Lizenzpaketen geliefert. Damit kommt man unter anderem dem Wunsch vieler Kunden nach einem „kleinen User“ auch für Qlik Sense nach.

Neben leicht veränderten Preisstrukturen betreffen die meisten Neuerungen die Enterprise-Version von Qlik Sense. So wird in den nächsten Wochen ein neues User-Modell eingeführt, welches neben „Professional Usern“ – analog zum bisherigen Token mit dem bekannten, vollen Funktionsumfang – nun auch so genannte „Analyzer User“ für Benutzer mit Basisdatenkompetenzen und weniger komplexen Anforderungen bietet.

Darüber hinaus erhält das Qlik Sense Enterprise Bundle einen größeren Funktionsumfang. Dieser schließt ab sofort auch eine Basislizenz für Qlik GeoAnalytics und Qlik DataMarket ein.

Für mehr Flexibilität in verschiedenen Einsatzszenarien sorgt schon seit vergangenem Jahr die Erweiterung der Lizenzierungsoptionen um die „Subscription Licensing“ Variante in günstigen Abonnements über 12, 24 oder 36 Monate.

Bestandskunden werden im Laufe der nächsten Wochen automatisch auf das neue Lizenzmodell umgestellt. Die Produkte QlikView und Qlik NPrinting bleiben unterdessen von den neuen Pricing- und Packaging-Optionen unberührt und sind von keinerlei Änderungen betroffen.

Dynamics NAV 2018 – Neuerungen in der Finanzbuchhaltung

Microsoft Dynamics NAV 2018Mit Microsoft Dynamics NAV lassen sich alle wichtige Funktionen eines Unter­nehmens miteinander verbinden und sich somit geschäftliche Produk­tivität sowie Geschäfts­prozesse deutlich verbessern. Regelmäßig erscheinende neue Releases optimieren die Funktionalitäten des ERP-Systems dabei immer weiter. Die Ende vergangenen Jahres veröffentlichte neue Version Dynamics NAV 2018 hat dabei insbesondere im Bereich der Finanzbuchhaltung einige Verbesserungen erfahren.

So können beispielsweise seit dem neuen Release Dimensionsfilter auf alle Dimensionen angewendet werden. Diese sind in Konten­plan, Sach­posten, Bankposten, Debitoren- und Kreditorenposten, Finanzbudgetposten und Artikelposten verfügbar.

Dimensionsfilter in Dynamics NAV 2018
Festlegung von Dimensionsfiltern in Dynamics NAV 2018

Eine Neuerung gibt es auch bei der Bearbeitung von Excel-Berichten. Mit Dynamics NAV 2018 können bestimmte Berichte, wie zum Beispiel Bilanz, GuV, Cashflow-Auszug, Kreditor- bzw. Debitor-Saldenrückblick oder Rohbilanz, über Excel immer wieder aktualisiert werden. Die Aktualisierung erfolgt dabei über ein entsprechendes Add-In direkt aus Dynamics NAV heraus.

Excelberichte in Dynamics NAV 2018
Bearbeitung von Excel-Berichten in Dynamics NAV 2018

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Microsoft Dynamics 365 – Modern und sicher

Microsoft Partner im Bereich „Business Solutions“ haben in der Organisation des Software-Herstellers lange eine Sonderstellung eingenommen. Viele haben mit Argusaugen das Biotop derjenigen betrachtet, die in – teils recht komplexen und dienstleistungsintensiven – Projekten das Potenzial der Software ausreizten. Ein Geschäftsmodell, für welches bei der stärker werdenden Fokussierung auf vertriebliche Zielvorgaben und enger getakteten Releaseplanungen nicht immer eine entsprechende Wertschätzung spürbar war.

Mit der Konzeption und der Vermarktung von Dynamics 365 wird diese Kluft aber sehr schnell verschwinden. Im Zuge der Cloud-First-Strategie werden die Business Solutions von Microsoft fester Bestandteil des Produktportfolios, welches genau wie Office 365 bezogen und verwendet werden kann.

Microsoft hat erkannt und erneut bekräftigt, dass es mittelfristig für alle Kunden der ERP-Anwendung Microsoft Dynamics NAV die Wahlfreiheit darüber geben soll, ob man diese auf eigener Hardware, in einem Rechenzentrum oder als Cloud-Service betreibt. Doch es wäre falsch, Dynamics 365 nur auf die Frage der Bereitstellung zu reduzieren. In den vergangenen Monaten wurde deutlich, dass viele Unternehmen aktiv nach einer zeitgemäßen Software suchen, die sie bei ihrer eigenen Digitalisierungsstrategie bestmöglich und sicher unterstützt. Als eine Suite moderner Business Anwendungen ist Microsoft Dynamics 365 hierfür optimal geeignet.

Anforderungen Business Software Dynamics 365
Anforderungen an eine moderne Business Software

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