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Die „innere Sicherheit“ im ERP-System

Innere Sicherheit bei Microsoft Dynamics NAV 2016Unter dem Stichwort „IT-Sicherheit in der Wirtschaft“ strömen derzeit viele Impulse auf die mittelständischen Unternehmen ein. Im Fokus stehen dabei die Datensicherheit und der Schutz der IT-Infrastruktur gegen Angriffe von außen. Die täglichen Schlagzeilen über Hackerangriffe verdeutlichen die Verwundbarkeit an einer elementaren Stelle im eigenen Geschäftsbetrieb.

Unter den Aspekt der Datensicherheit fallen aber auch die Einstellungen an internen ERP-Systemen im Bereich der Benutzerberechtigungen. Aufgrund der Komplexität ist dies leider oft ein vernachlässigter Bereich, der aber auch ein großes Potenzial für Schäden bietet. Man muss noch nicht einmal die kriminelle Energie von Mitarbeitern ins Feld führen, die gegebenenfalls unbefugt Daten stehlen oder manipulieren, um zu verdeutlichen, dass eine sinnvolle, rollenbasierende Freigabe oder Einschränkung der Berechtigungen einzelner Benutzer eine administrativ sehr wichtige Aufgabe ist.

Nicht zuletzt führen die Berechtigungen dazu, dass Fehler vermieden werden und die Datenqualität steigt, indem nur berechtigte (= kompetente) Benutzer entsprechende Transaktion durchführen.

Im ERP-System Microsoft Dynamics NAV ist es beispielsweise auch so, dass die anzeigten Möglichkeiten für den Benutzer auch gemäß seiner Einstellungen in den Berechtigungen angepasst werden. Die Usability steigt dadurch enorm, da üblicherweise in einem ERP-System sehr viele Funktionen vorhanden sind, von denen eine einzelne Stelle im Unternehmen nur einen Bruchteil benötigt. In vielen Unternehmen gelten daher für den Datenzugriff mittlerweile hohe Compliance-Anforderungen, denen mit einem durchdachten Zugriffskonzept Rechnung getragen werden muss.

Mit der NAV Version 2016 fanden zu diesem Thema einige wichtige Neuerungen den Einzug in den Standard von NAV. Einige dieser Lösungsansätze waren zuvor schon in Partnerlösungen zu finden. Microsoft konsolidiert dies einmal mehr in einem Release. Allerdings waren die Ankündigungen in diesem Bereich nicht sehr ausgeprägt, sodass man beim Entdecken der Funktionen durchaus an ein „Hidden Feature“ denken konnte.

Die wichtigsten Änderungen daher hier noch einmal in Kürze:

Es können spezifische Berechtigungsrollen erstellt werden. Diesen Rollen können Berechtigungssätze zugewiesen werden, die den Zugriff auf ein Systemobjekt (Tabelle, Tabellendaten, Report etc.) genau regelt. Diese Verwaltungsebene macht es sehr viel effizienter, einen neuen Benutzer zu konfigurieren, da man auf vorkonfigurierte Rollen zugreifen kann.

Benutzergruppen in Microsoft Dynamics NAV 2016
Benutzergruppen in Microsoft Dynamics NAV 2016

Über Matrix-Ansichten kann schnell und übersichtlich dargestellt werden, welcher Benutzer welchen Gruppen zugordnet ist.

Benutzer nach Benutzergruppen in Microsoft Dynamics NAV 2016
Benutzer nach Benutzergruppen in Microsoft Dynamics NAV 2016

Auch die Erstellung von Berechtigungssätzen wurde vereinfacht. Über eine „Aufzeichnung“ kann der Berechtigungsadministrator nunmehr die benötigten Systemobjekte ermitteln, indem er eine Session durchführt und das System so bedient, als würde dies ein späterer Anwender tun. Auf diesem Wege werden alle Systemobjekte protokolliert und im Berechtigungssatz zusammengefasst. Demnach hat ein Anwender, dem dieser Berechtigungssatz zugeordnet wurde, nur die Rechte (Lesen, Schreiben, Löschen, Ausführen), die beim exemplarischen Ausführen der Anwendung während der Aufzeichnung durchexerziert wurden.

Zugriffsrechte in Microsoft Dynamics NAV 2016
Zugriffsrechte in Microsoft Dynamics NAV 2016

 

Eingangsrechnungsprozess mit OCR in Microsoft Dynamics NAV 2016

Microsoft Dynamics NAV 2016Auch wenn Rechnungen vom Lieferanten weiterhin klassisch über Papier gesendet werden, bietet Microsoft Dynamics NAV 2016 eine Möglichkeit, den Prozess zu digitalisieren und damit effizienter im ERP-Prozess abzubilden. Mithilfe eines OCR-Services (Texterkennung), der von der Firma Lexmark bereitgestellt wird, kann sich jeder eingehende Beleg in eine von NAV verarbeitbare Struktur umwandeln lassen.

Die neue Funktion sendet PDF-Dokumente (gescannte oder elektronisch empfangene Eingangsbelege) an den Erkennungsdienst. Dieser analysiert und extrahiert die sich auf dem jeweiligen Beleg zentral befindlichen Informationen und stellt dem Anwender auf Grundlage dieser anschließend eine von Microsoft Dynamics NAV direkt zu verarbeitende „Rechnungseingangsdatei“ zur Verfügung.

Dynamics NAV 2016 OCR

Einschränkend sollte an dieser Stelle jedoch erwähnt werden, dass die Erkennung sich lediglich auf Informationen des Rechnungskopfes konzentriert (Kreditor, Belegnr., Betrag etc.), damit die Rechnung in der Finanzbuchhaltung in einem Einkaufs bzw. FiBu Buch.-Blatt oder einer Einkaufsrechnung bzw. -gutschrift verbucht werden kann. Über die Konfigurationseinstellungen können dann die erkannten Informationen verschiedenen NAV-Datenbankelementen zugeteilt werden. Die Erkennung von beispielsweise Artikelpositionen und die damit verbundene Erstellung einer positionsgenauen Rechnung in NAV sind in dieser Version nicht vorgesehen. Über die Funktion „Zuordnung Text zu Konto“ muss zudem festgelegt werden, wie Dynamics NAV 2016 das zugehörige Sachkonto ermitteln soll, da dieses nicht automatisch verknüpft wird.

Dynamics NAV 2016 OCR

Der OCR-Dienst ist standardmäßig für alle Nutzer der Version 2016 verfügbar und erfordert lediglich eine Registrierung. Der Anwender erhält dann schließlich seitens Lexmark entsprechende Zugangsdaten und ein bestimmtes monatliches Volumen an zu verarbeitenden Dokumenten kostenlos. Bei intensiverer Nutzung muss jedoch ein entsprechender Tarif bei Lexmark hinzugebucht werden.

Dynamics NAV 2016 OCR Registrierung

Bei Fragen und Anregungen zum Thema „Microsoft Dynamics NAV 2016 – Eingangsrechnungsprozess mit OCR“ kontaktieren Sie uns!

Elektronische Rechnungen in Microsoft Dynamics NAV 2016

Microsoft Dynamics NAV 2016Vor dem Hintergrund, dass es in einigen europäischen Ländern bald verpflichtend sein wird, Rechnungsbelege an öffentliche Stellen (B2G = Business to Government) weiterzuleiten, hat Microsoft in der neuesten Version seines ERP-Systems Dynamics NAV 2016 die applikativen Grundlagen dafür geschaffen, Rechnungsbelege digital zu versenden und zu empfangen.

Damit verbunden ist die Implementierung von grundlegenden Datenstrukturen für den standardisierten Datenaustausch und bestimmter Prozesse, welche die Besonderheiten digital ein- und ausgehender Belege berücksichtigen. Wichtig ist an dieser Stelle der Hinweis, dass seitens Microsoft zunächst nur die Belegart Rechnung / Gutschrift implementiert worden ist, die nun wie nachfolgend beschrieben versendet und empfangen werden kann.

Viele Unternehmen haben ihre Prozesse in diesem Bereich ja schon mit Hilfe von EDI-Verfahren automatisiert und realisieren in der Regel auch die komplette Prozesskette vom Auftragseingang über die Lieferung bis zur Rechnung mit entsprechenden digitalen Dokumenten. Insofern kann man die Einführung der elektronischen Rechnungen lediglich als einen weiteren Schritt zur vollständigen Implementierung digitaler Geschäftsprozesse sehen. Dennoch ist dies ein wichtiger Schritt, da mit der Implementierung der Rechnung setup-seitig und in den Stammdaten weitreichende Grundlagen geschaffen wurden.

Generische Plattform
Microsoft Dynamics NAV 2016 wurde so erweitert, dass es digitale Dokumente in einer XML-Struktur empfangen, verwalten, weiterverarbeiten und senden kann. Die entsprechenden Prozesse können parametergesteuert in NAV umgesetzt werden.

Elektronische Rechnungen in NAV 2016

Darüber hinaus wurden in NAV die entsprechenden Grundlagen in der Datenverwaltung geschaffen, um den Austausch und die Zuordnung von Kommunikationsparametern zu unterstützen (Verwaltung von Umsetzungstabellen für Einheiten, Zuordnung der GLN-Codes in den Stammdaten, etc.). Der Status von Sende-/Empfangstransaktionen kann durch die Sachbearbeiter stets auf einen Blick erkannt werden, zudem ist ein Drill-Down in das Aktivitäts-Log eines Vorgangs möglich. Die für die Artikelidentifikation notwendige GTIN wurde ebenfalls in die Stammdaten aufgenommen.

Rechnungsversand
In der Version 2016 sind folgende Formate für den Rechnungsdatenversand standardmäßig vorgesehen:

  • PEPPOL AP Connectivity in den Formaten 2.0 und 2.1
  • Tradeshift
  • Generierung einer Datei bzw. einer E-Mail mit Anhang

Bei PEPPOL handelt es sich um ein von der Europäischen Union erarbeitetes Konzept und eine bereitgestellte Plattform für den gesamten Themenkomplex „E-Procurement“ (B2G).

Tradeshift ist der Anbieter eines „Value Added Networks“, welches den Belegaustausch im B2B-Bereich unterstützt. In der Basisnutzung ist die Verwendung kostenfrei.

Rechnungsdaten, die den oben aufgeführten Konventionen entsprechen, können direkt in Dynamics NAV importiert werden.

Konvertersoftware
Wenn Ihr Unternehmen einen breiteren Ansatz im digitalen Austausch von externen (EDI = „Electronic Data Intercharge“) und internen (EAI = „Enterprise Application Integration“) Nachrichten verfolgt, ist nach wie vor der Einsatz einer speziellen Software für die Konvertierung, das Mapping und den Versand von Dokumenten wirtschaftlich sinnvoll (z.B. Microsoft BizTalk Server oder Lobster). Hierzu sind in der Regel alle gängigen Formate (EDIFACT, IDoc, VDA etc.) und spezielle Übertragungswege (SMTP, AS2, FTP, X.400, OFTP etc.) standardmäßig implementiert.

Für standardmäßige EDI-Nachrichtentypen (ORDERS, DESADV, INVOIC) wurde von prisma informatik im Rahmen der Branchenlösungen eine Austauschstruktur auf Basis von OPENTRANS bereitgestellt, sodass der Austausch zwischen NAV und der Konvertersoftware immer einheitlich erfolgen kann.

Bei Fragen rund um das Thema „Elektronische Rechnungen in Microsoft Dynamics NAV 2016“ kontaktieren Sie uns!

Microsoft Dynamics NAV 2016 – CRM Integration

Microsoft Dynamics NAV 2016Nicht zuletzt durch den Erfolg der Online-Verfügbarkeit von Dynamics CRM (Software as a Service) und der insgesamt hohen Verbreitung der ERP-Anwendung Dynamics NAV werden in vielen Unternehmen bereits beide Produkte aus dem Hause Microsoft eingesetzt.

Aus Sicht eines effektiven Kundenmanagements ist ein schlichtes paralleles Betreiben beider Systeme jedoch nicht zielführend. Beide Produkte beanspruchen zentrale Datenstrukturen in einem Unternehmen, wie zum Beispiel die Kundenverwaltung. Demnach liegt es nahe, beide Systeme technisch zu integrieren, sodass die Prozesse sowohl im einen, als auch im anderen nahtlos und effizient gestaltet werden können.

Standardmäßige CRM-Integration in Dynamics NAV

Mit Erscheinen der neuen Version von Dynamics NAV hat Microsoft eine völlig neu gestaltete Art der Integration zwischen NAV und CRM vorgestellt, die weit über die Synchronisationstools aus den vergangenen Versionen hinauswirken. Beide Produkte werden unter Berücksichtigung des jeweiligen gemeinsamen Geschäftsprozesses mit ihren jeweiligen Stärken eingesetzt und ergänzen sich hervorragend. Es können sowohl in den Benutzeroberflächen der CRM-Anwendung wie selbstverständlich Informationen aus Dynamics NAV angezeigt werden, als auch umgekehrt. Allen Mitarbeitern wird damit eine vollständige Sicht auf alle Vorgänge eines Kunden gewährt.

Koppelung und Link-Verbindung

Zwischen dem Debitor aus der NAV-Anwendung und den Kunden im CRM kann eine Koppelung aktiviert werden. Damit erfolgt eine automatische Stammdatensynchronisation im Hintergrund. Dies betrifft vornehmlich Felder, die in beiden Anwendungen gleich verwendet werden sollen (z.B. Adressinformationen). Darüber hinaus werden aber aus beiden Anwendungen heraus für alle relevanten Tabellen sogenannte Verlinkungen angeboten, von wo aus mit einem Klick in die jeweils andere Anwendung navigiert werden kann, um von dort aus – entsprechende Berechtigungen vorausgesetzt – weitere Bearbeitungsschritte durchzuführen. Diverse Inhalte können dann in sogenannten Factboxen im jeweils anderen Programmkontext angezeigt werden (z.B. Finanzbuchhaltungsstatistik aus NAV in CRM oder Verkaufschancenstatistik aus CRM in NAV).

Microsoft Dynamics NAV 2016 Integration CRM
Daten aus Dynamics NAV können mittels Factboxen in CRM angezeigt werden und umgekehrt.

Prozessintegration

Auch Prozesse können zwischen beiden Systemen integriert abgebildet werden. So können Angebote und Aufträge des ERP-Systems direkt aus Verkaufschancen des CRM-Systems resultieren. Dort werden dann zukünftig auch Systeminformationen gepostet (z.B. wenn die Rechnungsstellung zu einem Vorgang erfolgt ist, der mit einem CRM-Element verbunden ist).

Bei der Konzeption sollten die Stärken der jeweiligen Produkte für den betroffenen Prozessabschnitt berücksichtigt werden. Während CRM vor allem in der Anbahnung und der Initiierung von Verkaufstransaktionen liegt, sind das Fulfillment, die logistische Abwicklung und die Abrechnung in NAV angesiedelt.

Microsoft Dynamics NAV 2016 – Das neue Workflow Modul

Microsoft Dynamics NAVDie aktuellste Version der ERP-Lösung Microsoft Dynamics NAV 2016 brachte viele optimierte und neue Funktionalitäten mit sich, die dem Anwender das alltägliche Arbeiten mit der Software erheblich erleichtern können. Eine der wohl interessantesten Neuerungen ist die Möglichkeit, Workflows nun direkt innerhalb der Applikation generisch und flexibel zu konfigurieren und auszuführen.

Das neue Workflow-Modul hilft dem Benutzer somit, ERP-Prozesse komplett durchgängig und individuell zu steuern und dabei gegebene Compliance-Vorgaben zu erfüllen. Das Business Process Management wird damit gewissermaßen von der IT gestützt. So kann ein mit entsprechenden Rechten ausgestattete Anwender Freigabe- und Genehmigungsprozesse eigenständig konfigurieren, indem er unmittelbar in Dynamics NAV 2016 die jeweiligen Reaktionen auf bestimmte Ereignisse festlegt („Wenn“…“dann“…). Bei diesen kann es sich beispielsweise um eine einfache Benachrichtigung, die Aufforderung zur Zustimmung bzw. Ablehnung einer erforderlichen Aktion oder das automatische Einleiten eines Prozesses handeln.

NAV 2016 Workflow

Benachrichtigung
Wird als Reaktion zum Beispiel eine Benachrichtigung gewählt, werden die gewünschten Anwender bei Eintritt des jeweiligen Ereignisses darüber informiert, was geschehen ist, und gegebenenfalls dazu aufgefordert, entsprechend zu handeln. Betreffende Personen erhalten in einem solchen Fall beispielsweise eine E-Mail oder eine Meldung mit den jeweiligen Informationen.

Freigabe einer erforderlichen Maßnahme
Darüber hinaus kann festgelegt werden, dass ein erforderlicher nächster Arbeitsschritt, eine Ware oder ein Dokument so lange blockiert bleiben, bis eine dafür zuständige Person im Unternehmen die betreffende Aktion bzw. das Objekt für weitere Prozessabläufe freigegeben hat. So kann zum Beispiel eine Einkaufsrechnung, die einen gewissen Betrag überschreitet, gesperrt werden, bis ein Mitarbeiter des Unternehmens diese geprüft und genehmigt hat.

Prozessautomatisierung
Auch kann entschieden werden, dass das System von Microsoft Dynamics NAV 2016 bei Eintritt bestimmter Ereignisse automatisch einen hierfür festgelegten Antwortprozess ausführt, ohne dass ein weiterer Anwender manuell den nächsten Arbeitsschritt initiieren muss.

Microsoft Dynamics NAV 2016 beinhaltet bereits über 20 Workflow-Templates (z.B. für Eingangsrechnungsprozesse), die der Benutzer verwenden kann. Entwicklern ist es allerdings zudem möglich, eigene Workflow-Ereignisse und –Reaktionen zu definieren.

NAv 2016 Workflow Templates

Bisher waren die Geschäftsprozesse in Microsoft Dynamics NAV zwar in Teilen parametrisierbar, jedoch immer systemseitig vorgegeben. Mit der neuen Logik im Bereich der Workflows wird somit die Möglichkeit geschaffen, Prozesse generisch zu designen und schließlich durch die Anwender des ERP-Systems ausführen zu lassen.

Technische Weiterentwicklung in Microsoft Dynamics NAV 2016 und E-Everything

Microsoft Dynamics NAVAuf technischer Ebene wurde bereits in vielen Versionen vor NAV 2016 damit begonnen, die Weichen für eine hohe Konnektivität zur Außenwelt zu stellen. Microsoft Dynamics NAV als zentrales ERP-System verfügt über modernste technische Standards, die es ermöglichen, in Echtzeit mit anderen Systemen Daten auszutauschen und für Benutzer unbemerkt Prozesse in Subsysteme auszulagern.

Durch die Schaffung höherer Interoperabilität mit anderen, vor allem spezialisierten Systemen wird es zunehmend unwichtiger, komplexe bzw. wartungsintensive und sich verändernde Funktionalität als Individualprogrammierung in die eigene ERP-Lösung aufzunehmen. Mit der sogenannten Web-Service-Kommunikation verbunden mit dem XML-basierenden Datenaustausch wird es nun möglich, in einer Maschine-zu-Maschine-Kommunikation Prozesse synchron zu gestalten. Dieses Konzept ist mittlerweile in vielen Anwendungsfällen bei einer modernen ERP-Architektur nicht mehr wegzudenken.

Erweiterung der Entwicklungsumgebung

Aus diesem Grund erweitert Microsoft mit jeder Version von Dynamics NAV den „Werkzeugkasten“, d. h. die integrierte Entwicklungsumgebung (IDE), um die Gestaltung der Anwendung und die Prozessablaufsteuerung wirkungsvoll mit den neuesten technologischen Möglichkeiten umzusetzen.

Weil Dynamics NAV zunehmend von Microsoft auch in einem Cloud-Betriebsmodell positioniert wird, ist es von steigender Wichtigkeit, dass die so betriebene Lösung nicht beliebig individualisiert wird, da dies die Bereitstellungsplattformen an ihre Grenzen bringt. So wurden auch in der Version NAV 2016 einige Neuerungen eingeführt, die im Wesentlichen auf die oben genannten Hintergründe abzielen.

Entwickler können nunmehr – wie in anderen Entwicklungsumgebungen – systemweit auch in Dynamics NAV sogenannte „Events“ abfragen, um im Programmcode auf Zustandsänderungen in anderen Programmbereichen zu reagieren. Mithilfe dieser Technik wird es möglich, zusätzliche Funktionalitäten in die einzelnen Prozesse zu integrieren, ohne den Kern-Quellcode der Standardanwendung direkt zu modifizieren. In letzter Konsequenz bedeutet dies für die Anwender und Betreiber der ERP-Lösung, dass in der Wartung und beim Update mittel- und langfristig weniger Kosten verursacht werden.
Ebenso können gekapselte „Apps“ in Dynamics NAV installiert werden, welche das bestehende Objektmodell nicht ändern, sehr wohl aber Einfluss auf das Daten- und Funktionsmodell der Anwendung haben.

Microsoft aktualisiert das System also nicht nur „oberflächlich“ bzw. „inhaltlich“, sondern sorgt dafür, dass „unter der Motorhaube“ die aktuellen Anforderungen erfüllt werden können. Den Entwicklern und Designern werden auch mit der Version 2016 weitere leistungsstarke Werkzeuge an die Hand gegeben, um damit konkrete Anwendungen zu erstellen, die ihnen bei der täglichen Anwendung einen großen Nutzen verschaffen.

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Microsoft Dynamics NAV 2016 – Web Client und Universal App Client

Microsoft Dynamics NAVSeit vergangenem Oktober befindet sich die neue Version von Microsofts ERP-Software Dynamics NAV 2016 auf dem Markt. Die zunehmende Orientierung in mobile Anwendungsszenarien zeigt sich auch in den unternommenen Anstrengungen, den Web Client weiter auszubauen. War das Einsatzgebiet in der Vergangenheit aufgrund diverser Restriktionen beschränkt, entwickelt sich der Web Client unter Microsoft Dynamics NAV 2016 zu einer vollwertigen Alternative für vielfältige NAV-Anwendungsszenarien. Zudem wurde die Software auch für die Benutzung auf mobilen Endgeräten optimiert und kann nun mittels des neuen Universal App Clients sogar auf dem Smartphone verwendet werden.

Rund 60 kleine, aber wirkungsvolle Verbesserungen wurden insgesamt bezüglich des Web Clients in Dynamics NAV 2016 vorgenommen. Die meisten neuen Funktionalitäten waren bis dato nur innerhalb des Windows Clients verfügbar. Sie dienen vor allem besserer Produktivität, einer einfacheren Bedienung und gesteigerter Performance bei der Verwendung des ERP-Systems. Die Neuerungen betreffen unter anderem die Bereiche Dateneingabe, Listen, Rollencenter sowie diverse Grundeinstellungen.

NAV 2016 Web Client Verbeserungen

So lässt sich die Software zum Beispiel durch das Fixieren von Spalten in Tabellen, das Ein- und Ausklappen von Tabs und den schnellen Wechsel zwischen verschiedenen Mandanten nun auch im Web Client wesentlich bequemer bedienen. Auch Suchvorgänge gestalten sich hier in Dynamics NAV 2016 einfacher, da spaltenübergreifend gesucht werden kann und passende Suchergebnisse bereits während der Eingabe in das Feld angezeigt werden. Darüber hinaus ist es dem Nutzer mit der neuen Version auch im Web Client möglich, Einstellungen wie Sprache, Unternehmen, Region oder Zeitzone eigenständig vorzunehmen. Diese und viele weitere Verbesserungen erleichtern das Arbeiten mit dem ERP-System im Web Client.

Der neue Universal App Client
Einige der neuen Funktionalitäten finden sich auch im seit Version Dynamics NAV 2016 verfügbaren Universal App Client. Dieser ist neben dem Web-Client noch stärker optimiert für die Benutzung der Anwendung auf mobilen Endgeräten wie Apple iPhone, iPad oder Microsoft Surface. Hier stehen die effiziente Gestensteuerung und die verbesserte Darstellung auf unterschiedlichen Bildschirmgrößen im Vordergrund. Die Optimierung wurde dabei so weit vorangetrieben, dass sogar eine bequeme Nutzung auf Smartphones aller gängigen Betriebssysteme (iOs, Android, Windows) möglich ist.

NAV 2016 Universal App Client

NAV 2016 Universal App Client

NAV 2016 Universal App Client

 

Microsoft Dynamics NAV 2016 – Die neue Funktion „Abgrenzungsbuchung“

Microsoft Dynamics NAVBeim Jahresabschluss sind aktive und passive Rechnungsabgrenzungsbuchungen durchzuführen, um den periodengerechten Erfolg zu ermitteln. Unabhängig vom Zeitpunkt der Rechnungs- und Zahlungsbuchung werden Aufwände und Erträge somit der Periode zugerechnet, in der sie wirtschaftlich relevant sind. Die seit Version 2016 verfügbare Funktion „Abgrenzungsbuchung“ vereinfacht diesen Prozess in Microsoft Dynamics NAV.

Für eine sinnvolle Unternehmenssteuerung ist die jährliche Feststellung des Unternehmenserfolges durch eine Gewinn- und Verlustrechnung eindeutig zu wenig. Eine monatlich exakte Bestimmung der Unternehmenskennzahlen ist mittlerweile auch für kleinere Unternehmen unerlässlich, um stets eine umfassende Grundlage für schnelle Entscheidungen parat zu haben. Eine periodengenaue Abgrenzung ist deswegen in vielen Unternehmen alltägliche Praxis.

Bis dato sind hierfür allerdings umfangreiche und arbeitsintensive Umbuchungsprozesse im Nachhinein zu initiieren.
Mit der neuen Funktion „Abgrenzungsbuchung“ in Microsoft Dynamics NAV 2016 können diese Buchungen vorlagengesteuert automatisch im Zuge der Ursprungsbuchung generiert werden.

Abgrenzungsbuchung Dynamics NAV 2016
Quelle: prisma informatik

In den Vorlagen kann unter anderem die Berechnungsmethode, das Startdatum für die Abgrenzungsbuchung und die Anzahl der Monate gesteuert werden – eine flexible Datumsformel wird in der Version NAV 2016 nicht angeboten, obwohl der Feldname darauf hindeutet. In der Praxis sollte aber ein monatlicher Zyklus ausreichen.

Die Vorlagen können in der Sachbuchhaltung (Sachkonto, FiBu Buch.-Blatt) verwendet werden, sie können aber auch Artikeln oder Ressourcen zugeordnet werden. Damit ist es möglich, auch dann Buchungen automatisch abzugrenzen, wenn diese über die Warenwirtschaftsmodule (Einkauf, Verkauf) generiert werden.
Mit der Entstehungsbuchung wird nur der entsprechende Monatsanteil auf das Aufwands- oder Ertragskonto gebucht. Mit dem Buchungsdatum der Entstehungsbuchung wird dann der entsprechende Rest auf das Abgrenzungskonto gebucht. Gleich mit dieser werden aber auch Buchungen zu Buchungsdaten in der Zukunft generiert, die das Konto gegen das jeweilige Aufwands- oder Ertragskonto wieder auflösen.

Vor der Buchung kann in einer neuen Page der Abgrenzungsvorschlag eingesehen werden und gegebenenfalls durch den Sachbearbeiter geändert werden. Für die Finanzbuchhaltung wird zusätzlich ein neuer Report mit ausgeliefert, um die Abgrenzungen auszuwerten.
Klassische Einsatzgebiete für diese Funktion sind im Voraus zu zahlende bzw. erhaltene Versicherungsbeiträge, Provisionen, Kraftfahrzeugsteuern, Mieten und Zinsen – insbesondere hier werden gegebenenfalls die Kosten der Geldbeschaffung für einen Kredit über dessen Laufzeit abgegrenzt.

Darüber hinaus kann diese Funktion auch immer dann verwendet werden, wenn ein Unternehmen seinen Kunden Service- oder Vertragsleistungen im Voraus berechnet hat und die Erlöse jeweils über die Vertragslaufzeit verteilt dargestellt werden sollen. Andersherum kann die Funktion auch verwendet werden, wenn einem Unternehmen diese Kosten durch ein anderes Unternehmen in Rechnung gestellt werden.

Microsoft Dynamics NAV 2016 – Buchungsvorschau

Microsoft Dynamics NAVIn Dynamics NAV werden seit jeher mit der Buchung eine große Anzahl von Posten im System geschrieben, die den Geschäftsfall dokumentieren. Mit den Posten findet die Fortschreibung der Geschäftsprozesse auf elementarer Ebene statt. Durch die lückenlose Journalisierung aller Transaktionen wird das Hauptbuch in der Finanzbuchhaltung gebildet und verschiedene Nebenbücher für Debitoren, Kreditoren, Lager und diverse andere mehr. Mit der Einführung von Microsoft Dynamics NAV 2016 wurde dieser Prozess verbessert.

Die Ergebnisse in Form der Posten konnten bis dato immer nur nach der Buchung genau eingesehen werden. Für die Analyse vor der Buchung gibt es bis heute in vielen Bereichen zwar eine Art Testbericht, in dem die grundlegende Struktur und ggf. vorhandene Fehler dargestellt werden, aber eine kontengenaue Vorwegnahme des Buchungsergebnisses ist nicht möglich.

Mit der Version Dynamics NAV 2016 wurde hier eine grundlegende Neuerung eingeführt: Ohne dass die Buchung bereits in den Posten festgeschrieben ist, kann eine neue Page aufgerufen werden, die von der Struktur der Navigate-Page entspricht. Mit dem Funktionsaufruf „Zugehörige Posten anzeigen“ kann der Anwender dann in die jeweilige Postenart einsteigen, um dort das Buchungsergebnis vorab zu begutachten.

Diese Funktion wird als „Buchungsvorschau“ bezeichnet.

Buchungsvorschau Dynamics NAV 2016
Quelle: prisma informatik

Die eigentliche Navigate-Page ist natürlich weiterhin verfügbar für die gebündelte Anzeige von „gebuchten Posten“ (Historie) eines Geschäftsfalls.

Diese Funktion kann im Rahmen der Standardanwendung in folgenden Bereichen aufgerufen werden:

Dynamics NAV 2016 Buchungen
Quelle: prisma informatik

Die Funktion ist gerade bei der Systemeinrichtung sehr wertvoll. Konfigurationen können schnell geprüft werden. Auch wenn in einem laufenden System Buchungsparameter geändert werden (z. B. Konten in der Buchungsmatrix), können die Auswirkungen getestet werden, ohne Gefahr zu laufen, eine Fehlbuchung durchzuführen. Durch die vollständige Transparenz der Ergebnisse im Vorgriff steigt das Vertrauen der Anwender in ihre Tätigkeit, gerade wenn Mitarbeiter bestimmte Prozesse zum ersten Mal durchführen.

Microsoft Dynamics NAV 2016 – Erweiterungen in der Finanzbuchhaltung

Microsoft Dynamics NAVDer konsequente Releasezyklus von Microsofts Dynamics NAV-Reihe lässt es zur Tradition werden: Wieder einmal möchten wir Ihnen in einigen Beiträgen die erweiterten Funktionalitäten der neuesten Dynamics NAV Version 2016 näherbringen. Insbesondere im Finanzbereich finden sich auch diesmal wieder zahlreiche Neuerungen, da in einem integrierten System ohnehin sehr viele Prozesse letztendlich in der Finanzbuchhaltung zusammenfließen. Dieser Artikel fokussiert sich auf einige Themen, die seitens Microsoft selbst unter dem Begriff „Finance Enhancements“ geführt werden.

Auch verschiedene technische Erweiterungen haben primär und direkt mit den Abläufen in der Finanzbuchhaltung zu tun, weitere Funktionalitäten, wie z. B. die Workflow-Funktion, haben zumindest mittelbaren Einfluss auf die Finanzbuchhaltung. Diese Themen sollen dann jedoch Gegenstand gesonderter Beiträge sein.

Was beschäftigte uns 2015?
Wenn wir auf die Version Dynamics NAV 2015 zurückschauen, haben wir uns im Bereich der Finanzbuchhaltung im Wesentlichen mit Neuerungen im Zahlungsverkehr beschäftigt. Der Import und die Verarbeitung von Kontoauszügen wurden hier seitens Microsoft als „Service“ zur Verfügung gestellt. Das heißt, man konnte auf die Expertise eines zentralen Dienstes zugreifen, um die Datenverarbeitung im eigenen Unternehmen durchzuführen.

Außerdem wurde das Drucken von Belegen nun erstmals auch über Word-Vorlagen ermöglicht. Auch Fachabteilungen sollen so in der Lage sein, selbstständig und einfach Reports zu designen. Standardformate wurden dabei vor allem für Verkaufsbelege mitgeliefert. Versierten Anwendern war es aber möglich, für prinzipiell jeden RDLC-Report ein entsprechendes Word-Layout anzulegen.

Weiterentwicklungen in 2016
Die beiden oben genannten Themen wurden auch in der neuen Version wieder aufgegriffen und nochmals verbessert.
So wird beispielsweise das interne Zahlungsverkehrsmodul weiter ausgebaut. Hier wurde nun eine klassische Zahlungsvorschlagsliste hinzugefügt, die u.a. im Vorfeld der Zahlungen zur Analyse fehlender Stammdaten und ähnlichem verwendet werden kann. An den Komfort und an die Funktionsvielfalt, die Kunden im deutschen Markt durch die Add-On-Module von OPplus oder akquinet im Bereich Zahlungsverkehr gewohnt sind, kommt das Standardmodul allerdings noch immer nicht heran. Hier darf man auf die Weiterentwicklung und die Positionierung in den kommenden Jahren gespannt sein.

Einen kleinen aber feinen Fortschritt gibt es auch im Zusammenhang mit Drucklayouts für bestimmte Reports. Auf Ebene der Debitoren und Kreditoren kann nun gesteuert werden, welches Drucklayout verwendet und an welche Empfänger es gegebenenfalls per E-Mail gesendet werden soll. Außerdem gibt es nun eine Standardvorlage für den Kontoauszugsbericht.

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