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Kostenrechnung mit Microsoft Dynamics NAV

Kostenrechnung mit Dynamics NAVEine konsistente Kostenrechnung ist für Unternehmen eine wichtige Grundlage für die optimale Kalkulation von Produkten und Leistungen und somit die Steigerung der Wirtschaftlichkeit. Mit dem integrierten Kostenrechnungs-Modul von Microsoft Dynamics NAV wird die Kostenanalyse optimal unterstützt.

Am Beginn jeder betrieblichen Kostenrechnung steht die Kostenartenrechnung, mithilfe derer die Frage geklärt werden soll, welche Kosten in welcher Höhe im Unternehmen überhaupt entstanden sind. Hierzu werden die angefallenen Kosten von den Leistungen getrennt und entsprechend ihres Ursprungs eingeordnet, beispielsweise nach der Art der Produktionsfaktoren (z.B. Material- oder Personalkosten), nach betrieblichen Funktionen (z.B. Verwaltung oder Fertigung) oder nach ihrer Zurechenbarkeit (Einzel- oder Gemeinkosten). Teil der Kostenrechnung ist zudem die Kostenträgerrechnung, welche zur Herkunftsklärung der einzelnen Kostenpositionen dient. Verbunden werden Kostenarten- und Kostenträgerrechnung schließlich durch die Kostenstellenrechnung, die über die Darstellung von Prozessen und Leistungsbeziehungen und schließlich die Aufschlüsselung und Zuordnung der Gemeinkosten zu einzelnen Bereichen einen Gesamtüberblick über alle Kosten und ihre Ursprünge gibt.

Das voll in Dynamics NAV integrierte Modul Kostenrechnung deckt hierfür wichtige Funktionsbereiche wie Kostenstellenrechnung, Kostenträger- und Leistungsverrechnung, Deckungsbeitragsrechnung, Budgetierung und Plankostenverrechnung sowie Kalkulationsschemata vollumfänglich ab. Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträger können dabei frei definiert und zueinander in Verbindung gesetzt werden. Durch verschiedene vordefinierte Parameter und Methoden zur Kostenallokation sowie die Option Vollkosten- und Teilkostenansätze zu verwenden, bieten sich schließlich zahlreiche Möglichkeiten für eine umfassende Kostenrechnung. Die dazu notwendigen Daten und Informationen können dabei direkt aus der NAV-Sachbuchhaltung gezogen, Budgets problemlos von und zu Excel ex- und importiert werden.

Für weitere Informationen rund um das Thema Kostenrechnung mit Dynamics NAV kontaktieren Sie uns! Unsere Consultants beraten Sie gerne.

OPplus – What’s New?

In der Finanzbuchhaltung eines Unternehmens fließen tagtäglich zahlreiche Datenströme und Prozesse zusammen, die über ein geeignetes System – zum Beispiel Microsoft Dynamics NAV – verarbeitet und abgebildet werden müssen. Die OPplus-Lösungen der Firma gbedv können dabei die Abwicklung der Finanzgeschäfte optimal unterstützen.

Zusätzlich zur Basis-Version von OPplus können nun die neuen Module „Mehrstufiges Skonto“, „Ratenzahlung“ und „Anlagenbuchhaltung“ erworben werden. Diese erleichtern die Arbeit in der Finanzbuchhaltung und bieten unter anderem die folgenden Funktionen:

Mehrstufiges Skonto
Mit dem Modul „Mehrstufiges Skonto“ lassen sich bis zu vier zusätzliche Skontoformeln und Skontoprozente hinterlegen und verwenden. Beim Debitor oder Kreditor kann des Weiteren eine zusätzliche Valutaformel verwendet werden. Die Anwendung der zusätzlichen Skontodaten und deren Auswirkungen werden entsprechend automatisch im Basis- und Zahlungsverkehr-Modul berücksichtigt.

OPplus Mehrstufiges Skonto
Einrichtung des Zahlungsbedingungscodes in Dynamics NAV

Ratenzahlung
Wurde mit einem Kreditor oder Debitor eine Ratenzahlung vereinbart, können mit dem Modul „Ratenzahlung“ verschiedene Ratenzahlungsbelege erzeugt werden. Der Ursprungsbeleg kann somit auf mehrere Raten mit unterschiedlichen Fälligkeiten aufgeteilt werden. Die Aufspaltung kann wahlweise über frei definierte Vorlagen oder manuell, bei Buchen des Originalbelegs und aus dem gebuchten Posten heraus erfolgen. In der Einrichtung kann schließlich entschieden werden, ob die Ratenzahlungsbelege mit der Belegart des Ursprungsbeleges gebucht werden sollen oder nicht. Darüber hinaus besteht in der Postenansicht die Möglichkeit, zu einem Debitor nur die Ratenzahlungsbelege anzuzeigen.

OPplus Ratenzahlung
Einrichtung der Ratenzahlung in Dynamics NAV

Erweiterte Anlagenbuchhaltung
Das Modul „Erweiterte Anlagenbuchhaltung“ setzt auf die Standard-Anlagenbuchhaltung auf und erweitert diese um verschiedene Funktionen und Anwendungen. So gestaltet sich das Anlegen neuer Anlagen bei Anlagenzugängen beispielsweise durch frei definierbare Vorlagen deutlich einfacher. Unterstützt werden mit dem erweiterten Anlagenbuchhaltungsmodul außerdem auch Anlagen mit Mengen. Darüber hinaus werden bei der Zahlung einer Einkaufrechnung für Anlagegüter mit Skonto die Anschaffungskosten auch in der Anlagenbuchhaltung automatisch reduziert. Verkäufe und Verschrottungen können zudem getrennt dargestellt und in der Finanzbuchhaltung auf gesonderte Sachkonten gebucht werden. Die neue OPplus-Version bietet außerdem unter anderem die Möglichkeit, Buchwerte zu runden und Transaktionsstorno sowie Anlagenstorno anzugleichen.

Neben diesen und weiteren Neuerungen stehen nun zudem aussagekräftige Berichte, wie Anlagenab- und -zugänge sowie ein Inventarverzeichnis als Alternative zu den Standardberichten zur Verfügung.

Microsoft Dynamics NAV 2017 – Liquiditätsplanung

Nur ein Unternehmen, das seine finanziellen Mittel stets im Auge behält, kann vorausschauend planen und seine Zahlungsfähigkeit sichern. Wichtig ist dabei vor allem eine durchgängige Überwachung der Liquiditätsentwicklung. Microsoft Dynamics NAV bietet hierfür die nötigen Werkzeuge.

Um Zahlungsströme im Unternehmen richtig zu kontrollieren und auszuwerten, sollte eine sorgfältige Cashflow-Planung erfolgen, welche auch in Microsoft Dynamics NAV integriert ist. Diese greift auf alle relevanten Daten aus verschiedenen Geschäftsbereichen (z.B. Einkauf und Verkauf) zu und ermöglicht auf deren Grundlage Voraussagen über alle Einnahmen und Ausgaben einer definierten Periode. Ein großer Vorteil bei der Cashflow-Planung ist die Einbeziehung von Planzahlen wie zum Beispiel erfasste Aufträge und Bestellungen. Nachdem die verwendeten Informationen Echtzeitdaten sind, kann bei Bedarf schnell gehandelt werden. Dies funktioniert in einer isolierten Finanzbuchhaltung nicht, da lediglich gebuchte Werte vorhanden sind.

Cashflowplanung in Microsoft Dynamics NAV 2017
Cashflow-Planung in Microsoft Dynamics NAV 2017

Mit Veröffentlichung der Microsoft Dynamics NAV Version 2017 wurden die Cashflow-Funktionen um zwei Bereiche erweitert, die ebenfalls eine wichtige Rolle bei der Planung spielen:

  • Die Projekte bzw. die Projekterlöse
  • Die MwSt.-Abrechnung, im Detail die Ermittlung der Umsatzsteuerzahllast

Ebenfalls nun möglich ist die manuelle Eingabe von neutralen Einnahmen und Ausgaben. So können auch Beträge außerhalb von Dynamics NAV mitberücksichtigt werden.

Cashflowplanung in Microsoft Dynamics NAV 2017
Einzubeziehende Datenbereiche in der Cashflow-Planung

Bei der erstmaligen Verwendung des Cashflow-Tools wird der Benutzer ab Version 2017 zudem durch einen Einrichtungsassistenten unterstützt. Der Anwender wird so durch die notwendigen Parameter geleitet und kann diese selbstständig definieren.

Buchempfehlung: Microsoft Dynamics NAV 2016 – Financial Management

Microsoft Dynamics NAV 2016 - Financial ManagementErfahren Sie im Handbuch „Microsoft Dynamics NAV 2016 – Financial Management“ alles Wissenswerte zur erfolgreichen Abwicklung Ihrer täglichen Finanzgeschäfte mit Dynamics NAV.

Der praktische Ratgeber bietet Erklärungen zu allen wichtigen Neuerungen im Financial-Bereich, die in Microsoft Dynamics NAV in den vergangenen Releases (insbesondere in Version 2016) eingeführt wurden. Darüber hinaus wird im Detail erläutert, wie die jeweiligen Erweiterungen und neuen Funktionalitäten am effizientesten zur Erleichterung alltäglicher Geschäftsabläufe im Finanzmanagement eingesetzt werden können.

Die besprochenen Themengebiete umfassen unter anderem wichtige Prozesse in Einkauf und Verkauf, Zahlungsabwicklungen, Bankkonten- und Cashflow-Management, die Bewertung von Lagerbeständen, das Senden und Empfangen elektronischer Dokumente sowie diverse Business Intelligence Funktionen.

Der Guide richtet sich vor allem an Anwender aus der Finanzbuchhaltung und kann ab sofort in englischer Sprache hier bestellt werden: Microsoft Dynamics NAV 2016 – Financial Management

Bundeskabinett beschließt neues E-Rechnungs-Gesetz

Bundeskabinett beschließt neues E-Rechnungs-GesetzDas Bundeskabinett hat im Zuge der Digitalisierung ein neues Gesetz verabschiedet, das in Zukunft die elektronische Rechnungsstellung von Unternehmen an Behörden erlauben wird.

Private Unternehmen können demnach ab 27. November 2018 ihre Rechnungen an Behörden und Einrichtungen der Bundesverwaltung in elektronischer Form stellen und dadurch Portokosten und Arbeitsaufwand für das Ausdrucken, Kuvertieren und Frankieren von Papierrechnungen erheblich reduzieren. Darüber hinaus soll das neue Gesetz, das Teil der E-Government-Strategie ist, zur Ressourcenschonung beitragen und eine schnellere Abwicklung der Bezahlung durch durchgängige und konsistente Geschäftsabläufe gewährleisten.

Ab 27.11.2018 tritt das neue Gesetz für Bundesministerien und Verfassungsorgane in Kraft. Für alle übrigen Behörden wird die Neuregelung ein Jahr später, am 21.11.2019, eingeführt. Zudem verpflichtet sich die Bundesverwaltung selbst, Rechnungen für elektronische Bestellungen (beispielsweise im Webshop einer Bundesbehörde) künftig ebenfalls in elektronischer Form an Bürger und Unternehmen zu versenden.

Änderungen im SEPA Zahlungsverkehr ab November 2016

Änderungn im SEPA ZahlungsverkehrZum 20. November 2016 wird Version 3.0 des SEPA Zahlungsverkehrs gültig. Gleichzeitig werden einige Aktualisierungen eingeführt. Insbesondere das Lastschriftverfahren erhält gravierende Änderungen, welche auch ein Update der eingesetzten Finanzmanagement-Systeme erforderlich machen.

Folgende Neuerungen wird SEPA 3.0 unter anderem umfassen:

  • Der Frequenztyp „FRST“ wird in der neuen Version von der Pflicht zur Option. Bei Initiierung eines ersten Lastschrifteinzugs können Zahlungsempfänger nun direkt den Sequenztyp „RCUR“ (wiederkehrend) verwenden, ohne vorher vom Typen „FRST“ Gebrauch machen zu müssen. Es wird somit keine Unterscheidung mehr zwischen Erst- und Folgelastschrift geben.
  • Darüber hinaus wird die Mandatsart „COR1“ für Lastschriftmandate entfallen. Die entsprechenden Mandate werden künftig alle als „CORE“ geführt – „CORE“ übernimmt die Funktionalität von „COR1“.
  • Die bisherige Vorlauffrist von 2 bzw. 5 Tagen wird auf einen Tag im gesamten SEPA-Raum verkürzt.
  • Zudem wird eine Aktualisierung der Schema-Dokumente stattfinden (z.B. pain.008.001.02 für Lastschriften).

Diese und alle weiteren Änderungen treten zum 20. November 2016 mit Erscheinen des SEPA Updates in Kraft. Für welchen Zeitraum Banken weiterhin auch älter Formate akzeptieren, liegt im Ermessen der einzelnen Institute. Finanzmanagement-Lösungen wie OPplus, die die Abwicklung des SEPA-Zahlungsverkehrs steuern, müssen daher möglichst zeitnah durch entsprechende Hotfixes an die Aktualisierungen angepasst werden. Diese werden rechtzeitig von den jeweiligen Anbietern zur Verfügung gestellt.

Änderungen in der Abwicklung der Zusammenfassenden Meldung mittels ELMA5

Zum 01. August diesen Jahres hat das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) die Verschlüsselung bei der Abgabe der Zusammenfassenden Meldung via ELMA5 von SHA256 auf SHA512 geändert.

Das neue Ver­schlüssel­uDatenverschlüsselung_pixabayngsverfahren ist ab dem 01. August 2016 anzuwenden.
Auf Nachfrage bei Microsoft wurde uns hier folgende Information des BZSt zur Verfügung gestellt:
„Die Zusammenfassende Meldung ist von der Umstellung ebenfalls betroffen. Wenn die erstellten egp-Dateien aber über das BZSt-Online-Portal hochgeladen werden, werden die dazugehörigen Signaturdateien automatisch durch das Portal erstellt. Von Ihrer Seite sind in diesem Fall keine Änderungen erforderlich.“ (Quelle BZSt)

Das bedeutet, dass die Dateien aus dem ERP-System Microsoft Dynamics NAV nach wie vor ohne Änderung erstellt werden können. Die Verschlüsselung der in Dynamics NAV erstellten Dateien geschieht durch das Portal. Eine gesonderte Umstellung in Microsoft Dynamics NAV ist hier nicht notwendig.

Microsoft Dynamics NAV 2016 – Die neue Funktion „Abgrenzungsbuchung“

Microsoft Dynamics NAVBeim Jahresabschluss sind aktive und passive Rechnungsabgrenzungsbuchungen durchzuführen, um den periodengerechten Erfolg zu ermitteln. Unabhängig vom Zeitpunkt der Rechnungs- und Zahlungsbuchung werden Aufwände und Erträge somit der Periode zugerechnet, in der sie wirtschaftlich relevant sind. Die seit Version 2016 verfügbare Funktion „Abgrenzungsbuchung“ vereinfacht diesen Prozess in Microsoft Dynamics NAV.

Für eine sinnvolle Unternehmenssteuerung ist die jährliche Feststellung des Unternehmenserfolges durch eine Gewinn- und Verlustrechnung eindeutig zu wenig. Eine monatlich exakte Bestimmung der Unternehmenskennzahlen ist mittlerweile auch für kleinere Unternehmen unerlässlich, um stets eine umfassende Grundlage für schnelle Entscheidungen parat zu haben. Eine periodengenaue Abgrenzung ist deswegen in vielen Unternehmen alltägliche Praxis.

Bis dato sind hierfür allerdings umfangreiche und arbeitsintensive Umbuchungsprozesse im Nachhinein zu initiieren.
Mit der neuen Funktion „Abgrenzungsbuchung“ in Microsoft Dynamics NAV 2016 können diese Buchungen vorlagengesteuert automatisch im Zuge der Ursprungsbuchung generiert werden.

Abgrenzungsbuchung Dynamics NAV 2016
Quelle: prisma informatik

In den Vorlagen kann unter anderem die Berechnungsmethode, das Startdatum für die Abgrenzungsbuchung und die Anzahl der Monate gesteuert werden – eine flexible Datumsformel wird in der Version NAV 2016 nicht angeboten, obwohl der Feldname darauf hindeutet. In der Praxis sollte aber ein monatlicher Zyklus ausreichen.

Die Vorlagen können in der Sachbuchhaltung (Sachkonto, FiBu Buch.-Blatt) verwendet werden, sie können aber auch Artikeln oder Ressourcen zugeordnet werden. Damit ist es möglich, auch dann Buchungen automatisch abzugrenzen, wenn diese über die Warenwirtschaftsmodule (Einkauf, Verkauf) generiert werden.
Mit der Entstehungsbuchung wird nur der entsprechende Monatsanteil auf das Aufwands- oder Ertragskonto gebucht. Mit dem Buchungsdatum der Entstehungsbuchung wird dann der entsprechende Rest auf das Abgrenzungskonto gebucht. Gleich mit dieser werden aber auch Buchungen zu Buchungsdaten in der Zukunft generiert, die das Konto gegen das jeweilige Aufwands- oder Ertragskonto wieder auflösen.

Vor der Buchung kann in einer neuen Page der Abgrenzungsvorschlag eingesehen werden und gegebenenfalls durch den Sachbearbeiter geändert werden. Für die Finanzbuchhaltung wird zusätzlich ein neuer Report mit ausgeliefert, um die Abgrenzungen auszuwerten.
Klassische Einsatzgebiete für diese Funktion sind im Voraus zu zahlende bzw. erhaltene Versicherungsbeiträge, Provisionen, Kraftfahrzeugsteuern, Mieten und Zinsen – insbesondere hier werden gegebenenfalls die Kosten der Geldbeschaffung für einen Kredit über dessen Laufzeit abgegrenzt.

Darüber hinaus kann diese Funktion auch immer dann verwendet werden, wenn ein Unternehmen seinen Kunden Service- oder Vertragsleistungen im Voraus berechnet hat und die Erlöse jeweils über die Vertragslaufzeit verteilt dargestellt werden sollen. Andersherum kann die Funktion auch verwendet werden, wenn einem Unternehmen diese Kosten durch ein anderes Unternehmen in Rechnung gestellt werden.

Microsoft Dynamics NAV 2016 – Buchungsvorschau

Microsoft Dynamics NAVIn Dynamics NAV werden seit jeher mit der Buchung eine große Anzahl von Posten im System geschrieben, die den Geschäftsfall dokumentieren. Mit den Posten findet die Fortschreibung der Geschäftsprozesse auf elementarer Ebene statt. Durch die lückenlose Journalisierung aller Transaktionen wird das Hauptbuch in der Finanzbuchhaltung gebildet und verschiedene Nebenbücher für Debitoren, Kreditoren, Lager und diverse andere mehr. Mit der Einführung von Microsoft Dynamics NAV 2016 wurde dieser Prozess verbessert.

Die Ergebnisse in Form der Posten konnten bis dato immer nur nach der Buchung genau eingesehen werden. Für die Analyse vor der Buchung gibt es bis heute in vielen Bereichen zwar eine Art Testbericht, in dem die grundlegende Struktur und ggf. vorhandene Fehler dargestellt werden, aber eine kontengenaue Vorwegnahme des Buchungsergebnisses ist nicht möglich.

Mit der Version Dynamics NAV 2016 wurde hier eine grundlegende Neuerung eingeführt: Ohne dass die Buchung bereits in den Posten festgeschrieben ist, kann eine neue Page aufgerufen werden, die von der Struktur der Navigate-Page entspricht. Mit dem Funktionsaufruf „Zugehörige Posten anzeigen“ kann der Anwender dann in die jeweilige Postenart einsteigen, um dort das Buchungsergebnis vorab zu begutachten.

Diese Funktion wird als „Buchungsvorschau“ bezeichnet.

Buchungsvorschau Dynamics NAV 2016
Quelle: prisma informatik

Die eigentliche Navigate-Page ist natürlich weiterhin verfügbar für die gebündelte Anzeige von „gebuchten Posten“ (Historie) eines Geschäftsfalls.

Diese Funktion kann im Rahmen der Standardanwendung in folgenden Bereichen aufgerufen werden:

Dynamics NAV 2016 Buchungen
Quelle: prisma informatik

Die Funktion ist gerade bei der Systemeinrichtung sehr wertvoll. Konfigurationen können schnell geprüft werden. Auch wenn in einem laufenden System Buchungsparameter geändert werden (z. B. Konten in der Buchungsmatrix), können die Auswirkungen getestet werden, ohne Gefahr zu laufen, eine Fehlbuchung durchzuführen. Durch die vollständige Transparenz der Ergebnisse im Vorgriff steigt das Vertrauen der Anwender in ihre Tätigkeit, gerade wenn Mitarbeiter bestimmte Prozesse zum ersten Mal durchführen.

Microsoft Dynamics NAV 2016 – Erweiterungen in der Finanzbuchhaltung

Microsoft Dynamics NAVDer konsequente Releasezyklus von Microsofts Dynamics NAV-Reihe lässt es zur Tradition werden: Wieder einmal möchten wir Ihnen in einigen Beiträgen die erweiterten Funktionalitäten der neuesten Dynamics NAV Version 2016 näherbringen. Insbesondere im Finanzbereich finden sich auch diesmal wieder zahlreiche Neuerungen, da in einem integrierten System ohnehin sehr viele Prozesse letztendlich in der Finanzbuchhaltung zusammenfließen. Dieser Artikel fokussiert sich auf einige Themen, die seitens Microsoft selbst unter dem Begriff „Finance Enhancements“ geführt werden.

Auch verschiedene technische Erweiterungen haben primär und direkt mit den Abläufen in der Finanzbuchhaltung zu tun, weitere Funktionalitäten, wie z. B. die Workflow-Funktion, haben zumindest mittelbaren Einfluss auf die Finanzbuchhaltung. Diese Themen sollen dann jedoch Gegenstand gesonderter Beiträge sein.

Was beschäftigte uns 2015?
Wenn wir auf die Version Dynamics NAV 2015 zurückschauen, haben wir uns im Bereich der Finanzbuchhaltung im Wesentlichen mit Neuerungen im Zahlungsverkehr beschäftigt. Der Import und die Verarbeitung von Kontoauszügen wurden hier seitens Microsoft als „Service“ zur Verfügung gestellt. Das heißt, man konnte auf die Expertise eines zentralen Dienstes zugreifen, um die Datenverarbeitung im eigenen Unternehmen durchzuführen.

Außerdem wurde das Drucken von Belegen nun erstmals auch über Word-Vorlagen ermöglicht. Auch Fachabteilungen sollen so in der Lage sein, selbstständig und einfach Reports zu designen. Standardformate wurden dabei vor allem für Verkaufsbelege mitgeliefert. Versierten Anwendern war es aber möglich, für prinzipiell jeden RDLC-Report ein entsprechendes Word-Layout anzulegen.

Weiterentwicklungen in 2016
Die beiden oben genannten Themen wurden auch in der neuen Version wieder aufgegriffen und nochmals verbessert.
So wird beispielsweise das interne Zahlungsverkehrsmodul weiter ausgebaut. Hier wurde nun eine klassische Zahlungsvorschlagsliste hinzugefügt, die u.a. im Vorfeld der Zahlungen zur Analyse fehlender Stammdaten und ähnlichem verwendet werden kann. An den Komfort und an die Funktionsvielfalt, die Kunden im deutschen Markt durch die Add-On-Module von OPplus oder akquinet im Bereich Zahlungsverkehr gewohnt sind, kommt das Standardmodul allerdings noch immer nicht heran. Hier darf man auf die Weiterentwicklung und die Positionierung in den kommenden Jahren gespannt sein.

Einen kleinen aber feinen Fortschritt gibt es auch im Zusammenhang mit Drucklayouts für bestimmte Reports. Auf Ebene der Debitoren und Kreditoren kann nun gesteuert werden, welches Drucklayout verwendet und an welche Empfänger es gegebenenfalls per E-Mail gesendet werden soll. Außerdem gibt es nun eine Standardvorlage für den Kontoauszugsbericht.

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