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Buchempfehlung: Microsoft Dynamics NAV 2016 – Financial Management

Microsoft Dynamics NAV 2016 - Financial ManagementErfahren Sie im Handbuch „Microsoft Dynamics NAV 2016 – Financial Management“ alles Wissenswerte zur erfolgreichen Abwicklung Ihrer täglichen Finanzgeschäfte mit Dynamics NAV.

Der praktische Ratgeber bietet Erklärungen zu allen wichtigen Neuerungen im Financial-Bereich, die in Microsoft Dynamics NAV in den vergangenen Releases (insbesondere in Version 2016) eingeführt wurden. Darüber hinaus wird im Detail erläutert, wie die jeweiligen Erweiterungen und neuen Funktionalitäten am effizientesten zur Erleichterung alltäglicher Geschäftsabläufe im Finanzmanagement eingesetzt werden können.

Die besprochenen Themengebiete umfassen unter anderem wichtige Prozesse in Einkauf und Verkauf, Zahlungsabwicklungen, Bankkonten- und Cashflow-Management, die Bewertung von Lagerbeständen, das Senden und Empfangen elektronischer Dokumente sowie diverse Business Intelligence Funktionen.

Der Guide richtet sich vor allem an Anwender aus der Finanzbuchhaltung und kann ab sofort in englischer Sprache hier bestellt werden: Microsoft Dynamics NAV 2016 – Financial Management

20 Jahre Windows Server – Windows Server 2016 nun auch mit Dynamics NAV kompatibel

Pünktlich zum 20. Geburtstag des Windows Servers hat Microsoft Version 2016 des Server-Betriebssystems mit einigen interessanten Neuerungen veröffentlicht. Nun ist der Windows Server 2016 auch mit Dynamics NAV (ab Version 2013) kompatibel.

Den ersten Windows Server brachte Microsoft bereits im Jahr 1996 als Windows NT 4.0 Server auf den Markt. Mit der Veröffentlichung des Windows Servers 2000 hielt Microsoft schließlich Einzug in die Welt des zentralisierten Enterprise Managements.

Seitdem wurde das Betriebssystem kontinuierlich weiterentwickelt, das Release der inzwischen neunten Version – Windows Server 2016 – erfolgte schließlich zum 20. Jubiläum im vergangenen Oktober. Der Windows Server 2016 bringt unter anderem folgende neue Features und Verbesserungen mit sich:

  • Mehrere Sicherheitsebenen
    Mehr Sicherheit und weniger Risiko durch zusätzliche integrierte Schutzebenen.
  • Neue Bereitstellungsoptionen
    Verbesserte Verfügbarkeit und Reduzierung der Ressourcenauslastung durch den schlanken Nano Server
  • Integrierte Container
    Flexible Entwicklung und Verwaltung durch Windows Server- und Hyper-V-Container
  • Kosteneffizienter Speicher
    Möglichkeit zur Erstellung eines hoch verfügbaren und skalierbaren, softwaredefinierten, Speicher zur Einsparung von Kosten
  • Innovative Netzwerke
    Automatisierung mit Cloud-ähnlicher Effizienz durch die Nutzung softwaredefinierter Netzwerke

Nach mehreren Monaten Testphase hat Microsoft zudem offiziell verkündet, dass die Standard, die Essential und die Datacenter Edition des Windows Servers 2016 ab sofort auch mit Dynamics NAV harmonieren. Die Kompatibilität ist ab der NAV-Version 2013 für alle Folgeversionen gegeben. Auch das Zusammenspiel mit Dynamics NAV 2017 ist bereits möglich.

SQL Server 2016 harmoniert nun auch mit Dynamics NAV 2016 und 2017

Vor wenigen Monaten hat Microsoft die neueste Version seines SQL Servers 2016 veröffentlicht. Seit Oktober ist die Datenbank nun auch für Microsoft Dynamics NAV 2016 freigegeben. Die Kompatibilität mit Dynamics NAV 2017 wird bereits ab dessen Release am 24. Oktober gewährleistet sein.

Mit seiner Veröffentlichung hat der SQL Server 2016 zahlreiche Verbesserungen und neue Funktionalitäten mit sich gebracht. Zu den wichtigsten Neuerungen zählen unter anderem:

Always-Encrypted-Technologie
Ruhende und übertragene Daten werden umfassend geschützt und bleiben bei Datendiebstahl weiterhin verschlüsselt. So werden diese für Dritte automatisch unbrauchbar.

JSON Support
Der SQL Server unterstützt nun das Schreiben und Lesen mit JSON, wenn ein Webportal oder ein Webshop verwendet wird.

In-Memory-Verbesserungen
Für eine performante Verarbeitung werden in der neuen Version definierte Tabellen im Arbeitsspeicher bereitgehalten.

Query Store
Für Performanceeinbrüche bietet der SQL Server 2016 mit dem Query Store nun verbesserte Analysemöglichkeiten.

Es wird empfohlen, ab einer Dynamics NAV Version 2013 bei allen Installationen und Migrationen der Datenbank auf den SQL Server 2016 und nicht auf ältere Versionen zurückzugreifen.

Dieser ist seit Oktober auch mit der aktuellsten Dynamics NAV Version 2016 kompatibel und wird auch direkt bei Release mit Dynamics NAV 2017 harmonieren. Für das ERP-System steht der SQL Server 2016 in der Standard und Enterprise Edition zur Verfügung.

Eine erweiterte Support-Matrix, die die Verfügbarkeit der aktuell am häufigsten verwendeten SQL Server Versionen (2008 bis 2016) mit den unterschiedlichen NAV Ausgaben (2013 bis 2017) zeigt, finden Sie hier:

Kompatibilität SQL Server mit Dynamics NAV

Quelle: https://blogs.msdn.microsoft.com/nav/2016/10/05/sql-server-2016-and-dynamics-nav/

Update: Kompatibilität von SQL Server mit Microsoft Dynamics NAV

Anfang Juni hat Microsoft die jüngste Version seines SQL Servers 2016 mit einigen interessanten neuen Funktionen auf den Markt gebracht. Die neue Datenbank lässt sich jedoch noch nicht mit allen Versionen des Microsoft ERP-Systems Dynamics NAV kombinieren.

So ist der SQL Server 2016 beispielsweise noch nicht für die aktuelle Dynamics NAV Version 2016 freigegeben. Die Freigabe wird vermutlich in den kommenden Monaten nach Durchlaufen einer Testphase erfolgen. Sobald Microsoft den SQL Server 2016 für Dynamics NAV 2016 veröffentlicht, werden wir Sie an dieser Stelle darüber informieren.

Eine aktuelle Support-Matrix, die die Kompatibilität der momentan am häufigsten verwendeten SQL Server Versionen mit den unterschiedlichen Dynamics NAV Ausgaben von 2013 bis 2016 zeigt, finden Sie hier:

Kompatibilitätsmatrix SQL Server mit Dynamics NAV

 

Referenzen:

„Project Madeira“: Verbesserungen und neue Features mit dem Juli-Update

Im Juli hat Microsoft ein Update für seine cloudbasierte Lösung „Projekt Madeira“ veröffentlicht. Dieses bietet den Anwendern neben einigen kleineren Verbesserungen auch interessante neue Erweiterungen.

Die Neuerungen betreffen vor allem das Zusammenspiel von „Project Madeira“ mit Outlook, die Verbesserung von Verkaufsdokumenten und die Verknüpfung mit Dynamics CRM.

Neue Features in Microsoft Outlook

So wurde unter anderem der Posteingang in Outlook mit einigen neuen Funktionalitäten ausgestattet. Über einen Termineintrag im Outlook-Kalender gelangt man nun beispielsweise direkt in das „Project Madeira“ Add-in, um einen Überblick über den Kunden zu bekommen, der mit dem jeweiligen Meeting verknüpft ist. Dort kann zum Schluss sogar eine Rechnung zu dem Termin generiert und versendet werden – alles, ohne den Outlook Kalender zu verlassen.

Project Madeira Outlook Neuerungen
Quelle: Microsoft

Weiterhin besteht nun die Möglichkeit, E-Mail-Anhänge (z.B. Rechnungen in PDF-Format) direkt aus dem Outlook Add-in heraus an die Liste der „Eingehenden Dokumente“ in „Project Madeira“ zu senden. Von dort aus können sie an einen OCR-Service weitergeleitet werden, der die enthaltenen Informationen in ein digitales, verwendbares Format umwandelt. Der gesamte Prozess findet nahtlos innerhalb des Outlook Add-ins statt. Dort wird der Anwender im Übrigen auch informiert, sobald ein Softwareupdate verfügbar ist.

Erweiterung von Verkaufs- und Lieferdokumenten

Die Verkaufsdokumente in „Project Madeira“ wurden um einige wichtige Felder erweitert. So können nun Angaben zum Transportdienst und der Trackingnummer gemacht werden, um die Lieferung der Ware besser nachverfolgen zu können.

Project Madeira Erweiterte Lieferdokumente
Quelle: Microsoft

Hinzufügen eigener Artikel-Attribute

Artikel im Inventar können jetzt zudem mit verschiedenen Eigenschaftsmerkmalen versehen werden. Der Anwender kann hierbei ganz eigene Attribut-Typen (z.B. Farbe, Herstellungsland oder Größe) definieren und diese den Artikeln zusätzlich zu den bereits verfügbaren Merkmalen hinzufügen. Das Inventar kann anschließend anhand der verschiedenen Attribute gefiltert werden. Dies erleichtert sowohl für den Nutzer, als auch für den Kunden die Suche nach bestimmten Artikeln.

Verknüpfung mit Microsoft Dynamics CRM

„Project Madeira“ beinhaltet bereits Basisfunktionen zur Kundenpflege. Reichen diese jedoch nicht aus, kann nun – unterstützt durch eine Setup-Anleitung auf der Business Manager Homepage – ganz einfach eine Verbindung zu Microsoft Dynamics CRM hergestellt werden, um dessen umfangreiche Features (z.B. im Bereich Marketing und Kundenservice) nutzen zu können. Daten aus „Project Madeira“ können so nahtlos mit Informationen aus dem CRM gekoppelt werden.

Weitere Neuerungen

Über die Seite „Extension Management“ können darüber hinaus zusätzliche Erweiterungen installiert werden. Diese umfassen die Verifikation und Korrektur aller Adressen in „Project Madeira“ sowie eine vereinfachte Migration von Daten (z.B. Debitoren, Kreditoren und Artikel) aus Opera oder Sage nach „Project Madeira“.

Die „innere Sicherheit“ im ERP-System

Innere Sicherheit bei Microsoft Dynamics NAV 2016Unter dem Stichwort „IT-Sicherheit in der Wirtschaft“ strömen derzeit viele Impulse auf die mittelständischen Unternehmen ein. Im Fokus stehen dabei die Datensicherheit und der Schutz der IT-Infrastruktur gegen Angriffe von außen. Die täglichen Schlagzeilen über Hackerangriffe verdeutlichen die Verwundbarkeit an einer elementaren Stelle im eigenen Geschäftsbetrieb.

Unter den Aspekt der Datensicherheit fallen aber auch die Einstellungen an internen ERP-Systemen im Bereich der Benutzerberechtigungen. Aufgrund der Komplexität ist dies leider oft ein vernachlässigter Bereich, der aber auch ein großes Potenzial für Schäden bietet. Man muss noch nicht einmal die kriminelle Energie von Mitarbeitern ins Feld führen, die gegebenenfalls unbefugt Daten stehlen oder manipulieren, um zu verdeutlichen, dass eine sinnvolle, rollenbasierende Freigabe oder Einschränkung der Berechtigungen einzelner Benutzer eine administrativ sehr wichtige Aufgabe ist.

Nicht zuletzt führen die Berechtigungen dazu, dass Fehler vermieden werden und die Datenqualität steigt, indem nur berechtigte (= kompetente) Benutzer entsprechende Transaktion durchführen.

Im ERP-System Microsoft Dynamics NAV ist es beispielsweise auch so, dass die anzeigten Möglichkeiten für den Benutzer auch gemäß seiner Einstellungen in den Berechtigungen angepasst werden. Die Usability steigt dadurch enorm, da üblicherweise in einem ERP-System sehr viele Funktionen vorhanden sind, von denen eine einzelne Stelle im Unternehmen nur einen Bruchteil benötigt. In vielen Unternehmen gelten daher für den Datenzugriff mittlerweile hohe Compliance-Anforderungen, denen mit einem durchdachten Zugriffskonzept Rechnung getragen werden muss.

Mit der NAV Version 2016 fanden zu diesem Thema einige wichtige Neuerungen den Einzug in den Standard von NAV. Einige dieser Lösungsansätze waren zuvor schon in Partnerlösungen zu finden. Microsoft konsolidiert dies einmal mehr in einem Release. Allerdings waren die Ankündigungen in diesem Bereich nicht sehr ausgeprägt, sodass man beim Entdecken der Funktionen durchaus an ein „Hidden Feature“ denken konnte.

Die wichtigsten Änderungen daher hier noch einmal in Kürze:

Es können spezifische Berechtigungsrollen erstellt werden. Diesen Rollen können Berechtigungssätze zugewiesen werden, die den Zugriff auf ein Systemobjekt (Tabelle, Tabellendaten, Report etc.) genau regelt. Diese Verwaltungsebene macht es sehr viel effizienter, einen neuen Benutzer zu konfigurieren, da man auf vorkonfigurierte Rollen zugreifen kann.

Benutzergruppen in Microsoft Dynamics NAV 2016
Benutzergruppen in Microsoft Dynamics NAV 2016

Über Matrix-Ansichten kann schnell und übersichtlich dargestellt werden, welcher Benutzer welchen Gruppen zugordnet ist.

Benutzer nach Benutzergruppen in Microsoft Dynamics NAV 2016
Benutzer nach Benutzergruppen in Microsoft Dynamics NAV 2016

Auch die Erstellung von Berechtigungssätzen wurde vereinfacht. Über eine „Aufzeichnung“ kann der Berechtigungsadministrator nunmehr die benötigten Systemobjekte ermitteln, indem er eine Session durchführt und das System so bedient, als würde dies ein späterer Anwender tun. Auf diesem Wege werden alle Systemobjekte protokolliert und im Berechtigungssatz zusammengefasst. Demnach hat ein Anwender, dem dieser Berechtigungssatz zugeordnet wurde, nur die Rechte (Lesen, Schreiben, Löschen, Ausführen), die beim exemplarischen Ausführen der Anwendung während der Aufzeichnung durchexerziert wurden.

Zugriffsrechte in Microsoft Dynamics NAV 2016
Zugriffsrechte in Microsoft Dynamics NAV 2016

 

Neuer Trend: Business Apps auf dem Vormarsch

LOB Business AppsNoch vor wenigen Jahren galt der weltweite App-Markt vor allem als Domäne für Spiele- und Unterhaltungs-Anwendungen oder allenfalls für Applikationen, die privaten Nutzern den Alltag erleichtern. Doch der Geschäftsbereich hat längst aufgeholt. Immer mehr Unternehmen aus den verschiedensten Branchen setzen sogenannte LOB-Apps (Line of Business Apps) mittlerweile auch für eine effizientere und optimierte Abwicklung ihrer Geschäftsprozesse ein.

Vor allem die Flexibilität und Mobilität der Mitarbeiter eines Unternehmens lässt sich durch den Einsatz der speziellen Business-to-Business-Apps sichtlich steigern. So können beispielsweise Angestellte im Außendienst mittels der Geschäftsanwendungen auch außerhalb des Büros, z.B. beim Kunden vor Ort oder im Lager, auf relevante Daten zugreifen und verschiedenste Geschäftsprozesse abwickeln. Auch der Kunde kann dabei von mobilen Anwendungen profitieren, indem ihm beispielsweise ermöglicht wird, Bestellungen bei seinem Lieferanten schnell und einfach per App über ein benutzerfreundliches E-Commerce-Portal aufzugeben.

So bietet unter anderem Microsoft für seine ERP-Lösung Dynamics NAV seit der aktuellsten Version Dynamics NAV 2016 ebenfalls eine universelle App an, die vollumfänglichen Zugriff auf die Software ermöglicht. Die Benutzeroberfläche wurde hierbei speziell für die gestengesteuerte Anwendung auf Geräten aller gängiger Betriebssysteme (iOS, Android, Windows) optimiert und passt sich ohne Probleme den verschiedenen Bildschirmgrößen an. Eine Nutzung ist sogar auf dem Smartphone möglich. Der Anwender kann somit auch von unterwegs aus auf alle von ihm benötigten Informationen und Funktionalitäten zugreifen.

Dasselbe Ziel verfolgt auch die App des Business Intelligence Anbieters Qlik. Benutzer können diese auf ihrem mobilen Endgerät installieren und so jederzeit unterwegs anwenden. Mitarbeitern wird es so beispielsweise ermöglicht, einem Kunden direkt während eines Termins in dessen Firma Auswertungen und Visualisierungen zu präsentieren. Die Daten können hierfür ganz bequem über den Touchscreen geladen, berührt, herangezoomt, zusammengestellt und anschließend direkt analysiert werden. Dabei ermöglicht die BI-Lösung ein alle Plattformen übergreifendes Arbeiten. Eine auf dem Smartphone begonnene Analyse kann also problemlos auf dem Tablet fortgeführt werden. Auch die Qlik-App ist mit allen gängigen Betriebssystemen kompatibel.

Die Nutzung mobiler Anwendungen findet somit auch im geschäftlichen und wirtschaftlichen Bereich immer größeren Anklang – Tendenz steigend. Laut Expertenmeinung soll der Anteil der Business-Apps bis zum Jahr 2017 sogar rund die Hälfte des Gesamtumsatzes mit mobilen Applikationen ausmachen.

Microsoft veröffentlicht Preview zur neuen cloudbasierten Lösung „Project Madeira“

Vor wenigen Tagen gab Microsoft die Veröffentlichung seiner neuen Business Management Lösung mit dem Titel „Project Madeira“ bekannt. Das cloudbasierte Angebot erscheint im Herbst 2016 vorerst auf dem US-Markt und kann bis dahin in einer kostenfreien Preview getestet werden.

Project Madeira Rollencenter
Rollencenter in Microsoft Project Madeira

„Project Madeira“ ist eine auf Microsofts Cloudplattform Azure laufende und mit Office 365 interagierende ERP-Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen mit bis zu 100 Mitarbeitern. Das Produkt dient zur Abwicklung von Geschäftsprozessen und zeichnet sich dabei vor allem durch seine hohe Benutzerfreundlichkeit und seine reduzierten Strukturen aus, welche sich bereits bei der einfachen Konfiguration des Systems zeigen.

„Project Madeira“ basiert auf Microsofts etabliertem ERP-System Dynamics NAV, beschränkt sich jedoch auf dessen wichtigste Basisfunktionalitäten und ist dadurch besonders bequem in der Anwendung. Die Lösung zielt somit vor allem auf Unternehmen ab, welche bereits über ihre anfänglich verwendeten Finanztools hinausgewachsen sind, aber noch nicht in ein kostenintensives angepasstes ERP-System investieren wollen.

Durch den stark vereinfachten und reduzierten Funktionsumfang müssen Anwender von „Project Madeira“ auf viele komplexere Funktionen verzichten. So können zwar ohne Probleme Angebote, Aufträge und Rechnungen erstellt, gebucht, gedruckt und versendet werden, es können dabei allerdings beispielsweise nur Artikel angeboten werden (keine Sachkonten, Ressourcen, Zu-/Abschläge etc.). Trotz ihres einfachen Aufbaus kann die Lösung – wie auch Dynamics NAV – viele Prozesse in der Finanzbuchhaltung, dem Verkauf sowie dem Einkauf abbilden. Bei „Project Madeira“ sind auch Erweiterungen möglich, von denen drei bereits in der Preview-Version enthalten und installierbar sind (PayPal, QuickBooks Import und US Bankimport Envestnet Yoodlee). Partner („Independent Software Vendors“) sollen zudem künftig weitere Extensions entwickeln und dem Kunden bereitstellen können.

Project Madeira Extensions
Installierbare Extensions in Microsoft Project Madeira

Obwohl die Lösung also in vielen Bereichen funktionell eingeschränkt ist, bietet sie Anwendern auch einige Neuerungen, die in der aktuellen Version von Dynamics NAV noch nicht vorhanden sind. So ist „Project Madeira“ zum Beispiel mit einer komplett überarbeiteten Onlinehilfe und integrierten Hinweisen zu Tabellenfeldern und Aktionen als Tooltip ausgestattet, sowie mit einem Rollencenter für das CRM-Modul innerhalb von Dynamics NAV und neuen „schlüsselfertigen“ Berechtigungsgruppen. Ein weiteres Highlight bildet darüber hinaus die Möglichkeit, die Artikel einer Artikelliste mit großen Bildern anzuzeigen.

Project Madeira Artikelliste
Bebilderte Artikelliste in Microsoft Project Madeira

Die beeindruckendste Neuheit ist aber wohl die Integration in Outlook bzw. Outlook Web App (OWA) in Verbindung mit Office 365, die aus dem ERP-System zum Absender kontextabhängige Daten anzeigt. So kann der Anwender direkt Angebote erfassen und hierfür gleich eine entsprechende E-Mail mit PDF-Anhang versenden, ohne Outlook/OWA zu verlassen.

Project Madeira Integration Office 365
Office 365 Integration in Microsoft Project Madeira

Mit „Project Madeira“ zeigt Microsoft, welche Anstrengungen in Sachen der konsequenten NAV-Weiterentwicklung aktuell unternommen werden. Bis Herbst 2016 kann „Project Madeira“ noch in seiner Preview-Version getestet werden, dann erscheint die Lösung offiziell zunächst auf dem US-Markt und anschließend in weiteren Ländern.

Über die Funktionen, die auch Einfluss in das neue Dynamics NAV-Release finden, informieren wir Sie schon bald an dieser Stelle.

Eingangsrechnungsprozess mit OCR in Microsoft Dynamics NAV 2016

Microsoft Dynamics NAV 2016Auch wenn Rechnungen vom Lieferanten weiterhin klassisch über Papier gesendet werden, bietet Microsoft Dynamics NAV 2016 eine Möglichkeit, den Prozess zu digitalisieren und damit effizienter im ERP-Prozess abzubilden. Mithilfe eines OCR-Services (Texterkennung), der von der Firma Lexmark bereitgestellt wird, kann sich jeder eingehende Beleg in eine von NAV verarbeitbare Struktur umwandeln lassen.

Die neue Funktion sendet PDF-Dokumente (gescannte oder elektronisch empfangene Eingangsbelege) an den Erkennungsdienst. Dieser analysiert und extrahiert die sich auf dem jeweiligen Beleg zentral befindlichen Informationen und stellt dem Anwender auf Grundlage dieser anschließend eine von Microsoft Dynamics NAV direkt zu verarbeitende „Rechnungseingangsdatei“ zur Verfügung.

Dynamics NAV 2016 OCR

Einschränkend sollte an dieser Stelle jedoch erwähnt werden, dass die Erkennung sich lediglich auf Informationen des Rechnungskopfes konzentriert (Kreditor, Belegnr., Betrag etc.), damit die Rechnung in der Finanzbuchhaltung in einem Einkaufs bzw. FiBu Buch.-Blatt oder einer Einkaufsrechnung bzw. -gutschrift verbucht werden kann. Über die Konfigurationseinstellungen können dann die erkannten Informationen verschiedenen NAV-Datenbankelementen zugeteilt werden. Die Erkennung von beispielsweise Artikelpositionen und die damit verbundene Erstellung einer positionsgenauen Rechnung in NAV sind in dieser Version nicht vorgesehen. Über die Funktion „Zuordnung Text zu Konto“ muss zudem festgelegt werden, wie Dynamics NAV 2016 das zugehörige Sachkonto ermitteln soll, da dieses nicht automatisch verknüpft wird.

Dynamics NAV 2016 OCR

Der OCR-Dienst ist standardmäßig für alle Nutzer der Version 2016 verfügbar und erfordert lediglich eine Registrierung. Der Anwender erhält dann schließlich seitens Lexmark entsprechende Zugangsdaten und ein bestimmtes monatliches Volumen an zu verarbeitenden Dokumenten kostenlos. Bei intensiverer Nutzung muss jedoch ein entsprechender Tarif bei Lexmark hinzugebucht werden.

Dynamics NAV 2016 OCR Registrierung

Bei Fragen und Anregungen zum Thema „Microsoft Dynamics NAV 2016 – Eingangsrechnungsprozess mit OCR“ kontaktieren Sie uns!

Elektronische Rechnungen in Microsoft Dynamics NAV 2016

Microsoft Dynamics NAV 2016Vor dem Hintergrund, dass es in einigen europäischen Ländern bald verpflichtend sein wird, Rechnungsbelege an öffentliche Stellen (B2G = Business to Government) weiterzuleiten, hat Microsoft in der neuesten Version seines ERP-Systems Dynamics NAV 2016 die applikativen Grundlagen dafür geschaffen, Rechnungsbelege digital zu versenden und zu empfangen.

Damit verbunden ist die Implementierung von grundlegenden Datenstrukturen für den standardisierten Datenaustausch und bestimmter Prozesse, welche die Besonderheiten digital ein- und ausgehender Belege berücksichtigen. Wichtig ist an dieser Stelle der Hinweis, dass seitens Microsoft zunächst nur die Belegart Rechnung / Gutschrift implementiert worden ist, die nun wie nachfolgend beschrieben versendet und empfangen werden kann.

Viele Unternehmen haben ihre Prozesse in diesem Bereich ja schon mit Hilfe von EDI-Verfahren automatisiert und realisieren in der Regel auch die komplette Prozesskette vom Auftragseingang über die Lieferung bis zur Rechnung mit entsprechenden digitalen Dokumenten. Insofern kann man die Einführung der elektronischen Rechnungen lediglich als einen weiteren Schritt zur vollständigen Implementierung digitaler Geschäftsprozesse sehen. Dennoch ist dies ein wichtiger Schritt, da mit der Implementierung der Rechnung setup-seitig und in den Stammdaten weitreichende Grundlagen geschaffen wurden.

Generische Plattform
Microsoft Dynamics NAV 2016 wurde so erweitert, dass es digitale Dokumente in einer XML-Struktur empfangen, verwalten, weiterverarbeiten und senden kann. Die entsprechenden Prozesse können parametergesteuert in NAV umgesetzt werden.

Elektronische Rechnungen in NAV 2016

Darüber hinaus wurden in NAV die entsprechenden Grundlagen in der Datenverwaltung geschaffen, um den Austausch und die Zuordnung von Kommunikationsparametern zu unterstützen (Verwaltung von Umsetzungstabellen für Einheiten, Zuordnung der GLN-Codes in den Stammdaten, etc.). Der Status von Sende-/Empfangstransaktionen kann durch die Sachbearbeiter stets auf einen Blick erkannt werden, zudem ist ein Drill-Down in das Aktivitäts-Log eines Vorgangs möglich. Die für die Artikelidentifikation notwendige GTIN wurde ebenfalls in die Stammdaten aufgenommen.

Rechnungsversand
In der Version 2016 sind folgende Formate für den Rechnungsdatenversand standardmäßig vorgesehen:

  • PEPPOL AP Connectivity in den Formaten 2.0 und 2.1
  • Tradeshift
  • Generierung einer Datei bzw. einer E-Mail mit Anhang

Bei PEPPOL handelt es sich um ein von der Europäischen Union erarbeitetes Konzept und eine bereitgestellte Plattform für den gesamten Themenkomplex „E-Procurement“ (B2G).

Tradeshift ist der Anbieter eines „Value Added Networks“, welches den Belegaustausch im B2B-Bereich unterstützt. In der Basisnutzung ist die Verwendung kostenfrei.

Rechnungsdaten, die den oben aufgeführten Konventionen entsprechen, können direkt in Dynamics NAV importiert werden.

Konvertersoftware
Wenn Ihr Unternehmen einen breiteren Ansatz im digitalen Austausch von externen (EDI = „Electronic Data Intercharge“) und internen (EAI = „Enterprise Application Integration“) Nachrichten verfolgt, ist nach wie vor der Einsatz einer speziellen Software für die Konvertierung, das Mapping und den Versand von Dokumenten wirtschaftlich sinnvoll (z.B. Microsoft BizTalk Server oder Lobster). Hierzu sind in der Regel alle gängigen Formate (EDIFACT, IDoc, VDA etc.) und spezielle Übertragungswege (SMTP, AS2, FTP, X.400, OFTP etc.) standardmäßig implementiert.

Für standardmäßige EDI-Nachrichtentypen (ORDERS, DESADV, INVOIC) wurde von prisma informatik im Rahmen der Branchenlösungen eine Austauschstruktur auf Basis von OPENTRANS bereitgestellt, sodass der Austausch zwischen NAV und der Konvertersoftware immer einheitlich erfolgen kann.

Bei Fragen rund um das Thema „Elektronische Rechnungen in Microsoft Dynamics NAV 2016“ kontaktieren Sie uns!