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Dynamics NAV 2018 – Neue Features, die die tägliche Arbeit mit dem System erleichtern

Microsoft Dynamics NAV 2018Ende des vergangenen Jahres hat Microsoft die neue Version seiner ERP-Lösung unter dem Namen Dynamics NAV 2018 veröffentlicht. Der Schwerpunkt der damit eingeführten Neuerungen liegt zwar in den Bereichen Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft, das Release bringt jedoch auch einige kleine allgemeine Verbesserungen mit sich, die den Arbeitsalltag bequemer und einfacher gestalten.

So bildet die Schaltfläche „Einrichtung & Extensions“ beispielsweise einen zentralen Ort für Einstellungen. Hier kann sich der Anwender von mehreren Einrichtungsassistenten Schritt für Schritt bei der Festlegung der Parameter für ein bestimmtes Modul oder einen bestimmten Bereich unterstützen lassen. Die gewünschten Einstellungen können jedoch auch über die klassischen Einrichtungskarten vorgenommen werden. Diese liegen gesammelt an einer Stelle und sind nach Bereichen (z.B. Finanzen, Verkauf, Einkauf, Projekte etc.) abgelegt. Die einzelnen Einrichtungsseiten sind dabei mit Keywords versehen, nach denen der Benutzer entsprechend suchen und filtern kann.

Einrichtungsassistent in Dynamics NAV 2018
Einrichtungsbereich in Dynamics NAV 2018

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Digitale Transformation – auch bei Business Anwendungen?

Die Diskussion um eine umfassende Digitalisierung unserer Umwelt erfasst auch den Bereich des Betriebs kaufmännischer Anwendungen in Unternehmen. Während in vielen Gebieten des täglichen Lebens, wie zum Beispiel beim autonomen Fahren, eine digitale Komponente erstmals eine zentrale und aktive Rolle spielt, sind ernstzunehmende Unternehmen und Industrien schon seit langem nicht mehr ohne IT vorstellbar. Vielmehr waren die Unternehmen schon lange vor dem privaten Sektor eine treibende Kraft in der IT-Entwicklung.

Digitale Transformation mit Dynamics 365

Bei der digitalen Transformation heute geht es nicht nur um Technologie, sondern um eine umfassende Strategie, die Organisationen und Geschäftsmodelle auf den Prüfstand stellt und dabei neue Arten des Zusammenspiels von Menschen, Daten und Prozessen umsetzt. Ein wesentlicher Teil der Wertschöpfung wird sich zukünftig auf dem digitalen Sektor abspielen. Das hat Konsequenzen, nicht zuletzt auch für Business Software. Die Wurzeln vieler ERP-Systeme stammen noch aus den 1980-er Jahren und wurden über die Zeit hinweg an die jeweiligen Erfordernisse angepasst. Mit einem Update wird es nicht getan sein, um eine Software so anzupassen, dass sie den Anforderungen der heutigen tiefgreifenden und umfassenden Digitalisierung gerecht wird.

Warum muss man auch Business Software neu denken?

Eine Kundenbeziehung funktioniert heute anders als vor einigen Jahren. Die Markttransparenz ist um ein vielfaches höher und die Möglichkeit international zu agieren ist viel einfacher – der Wettbewerb ist vielfältig. Deswegen ist es umso wichtiger, mit seinen Kunden eine stabile und verlässliche Zusammenarbeit zu etablieren, die aus unterschiedlichen Situationen heraus immer mit der gleichen Qualität sichergestellt werden kann. Studien sehen voraus, das die „Kundenerfahrung“ im Umgang mit einem Unternehmen immer wichtiger wird, sodass dieser Faktor schon bald genauso relevant sein wird, wie „Preis“ oder „Marke“.

Fachkräftemangel ist kein branchenspezifisches Problem. Unsere Unternehmensressourcen sind endlich und die persönliche Produktivität eines jeden Mitarbeiters ist entscheidend. Schnelle Einarbeitung, projektorientiertes Arbeiten anstatt der Steuerung von Routinearbeiten und standortübergreifende Teamarbeit sind Schlagworte, die die Messlatte an eine Unternehmens-IT legen. Attraktive Arbeitsplätze sind modern und erfüllen den Wunsch nach Flexibilität und Mobilität, die eine neue Generation von den privaten Software-Nutzungsgewohnheiten kennt.

Technologie ermöglicht Geschwindigkeit und Anpassung. Die Leistungsmerkmale, die eine Software erfüllen muss, verändern sich heute schnell. Neue Geschäftsmodelle entstehen und erhöhen den Wettbewerb. Viele Unternehmen sehen sich dazu gezwungen, wenigstens zu reagieren, um den Verlust von Marktanteilen einzudämmen. Unternehmen, die aber selbst durch eigene, neue und bessere, IT-gestützte Serviceangebote in Erscheinung treten, können binnen kurzer Zeit neue Kunden gewinnen und Produkte individuell distribuieren. Mit Dynamics 365 hat Microsoft die klassischen ERP- und CRM-Konzepte für eine moderne Business Anwendungsarchitektur neu gedacht und auf den Markt gebracht.

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Kostenrechnung mit Microsoft Dynamics NAV

Kostenrechnung mit Dynamics NAVEine konsistente Kostenrechnung ist für Unternehmen eine wichtige Grundlage für die optimale Kalkulation von Produkten und Leistungen und somit die Steigerung der Wirtschaftlichkeit. Mit dem integrierten Kostenrechnungs-Modul von Microsoft Dynamics NAV wird die Kostenanalyse optimal unterstützt.

Am Beginn jeder betrieblichen Kostenrechnung steht die Kostenartenrechnung, mithilfe derer die Frage geklärt werden soll, welche Kosten in welcher Höhe im Unternehmen überhaupt entstanden sind. Hierzu werden die angefallenen Kosten von den Leistungen getrennt und entsprechend ihres Ursprungs eingeordnet, beispielsweise nach der Art der Produktionsfaktoren (z.B. Material- oder Personalkosten), nach betrieblichen Funktionen (z.B. Verwaltung oder Fertigung) oder nach ihrer Zurechenbarkeit (Einzel- oder Gemeinkosten). Teil der Kostenrechnung ist zudem die Kostenträgerrechnung, welche zur Herkunftsklärung der einzelnen Kostenpositionen dient. Verbunden werden Kostenarten- und Kostenträgerrechnung schließlich durch die Kostenstellenrechnung, die über die Darstellung von Prozessen und Leistungsbeziehungen und schließlich die Aufschlüsselung und Zuordnung der Gemeinkosten zu einzelnen Bereichen einen Gesamtüberblick über alle Kosten und ihre Ursprünge gibt.

Das voll in Dynamics NAV integrierte Modul Kostenrechnung deckt hierfür wichtige Funktionsbereiche wie Kostenstellenrechnung, Kostenträger- und Leistungsverrechnung, Deckungsbeitragsrechnung, Budgetierung und Plankostenverrechnung sowie Kalkulationsschemata vollumfänglich ab. Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträger können dabei frei definiert und zueinander in Verbindung gesetzt werden. Durch verschiedene vordefinierte Parameter und Methoden zur Kostenallokation sowie die Option Vollkosten- und Teilkostenansätze zu verwenden, bieten sich schließlich zahlreiche Möglichkeiten für eine umfassende Kostenrechnung. Die dazu notwendigen Daten und Informationen können dabei direkt aus der NAV-Sachbuchhaltung gezogen, Budgets problemlos von und zu Excel ex- und importiert werden.

Für weitere Informationen rund um das Thema Kostenrechnung mit Dynamics NAV kontaktieren Sie uns! Unsere Consultants beraten Sie gerne.

Microsoft Dynamics NAV 2018 – Feature Highlights

Wie auf der vergangenen Directions angekündigt, hat Microsoft am 1. Dezember die neueste Version seines ERP-Systems unter dem Namen Dynamics NAV 2018 auf den Markt gebracht, die wieder einige Neuerungen und Verbesserungen bereithält.

Microsoft Dynamics NAV 2018 - What's New

Neben einer verbesserten Office 365-Integration und einigen kleineren allgemeinen neuen Features betreffen die Neuigkeiten vor allem die Bereiche Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft. Die wichtigsten Erweiterungen und Verbesserungen im Überblick:

Allgemeine Neuerungen
Mit der neuen Version wird der Anwender umfassend bei Setup und Einrichtung unterstützt, indem mehrere Einrichtungsassistenten ihn Schritt für Schritt bei der Festlegung der Parameter für ein bestimmtes Modul oder einen bestimmten Bereich begleiten. Alle klassischen Einrichtungskarten sind darüber hinaus an einer Stelle aufrufbar und nach Bereich abgelegt. Neu ist außerdem die Möglichkeit, das Rollencenter im Web Client ohne Ab- oder Anmeldung direkt zu wechseln und Aufgabenlisten zu erstellen, die – ähnlich wie in Outlook – auf bestimmte ERP-spezifische Aufgaben hinweisen können, Priorisierung und Wiederholung unterstützen und mit definierten Pages oder Reports verbunden werden können. Ebenfalls möglich ist mit Version 2018 eine PDF-Vorschau von Berichten in allen gängigen Browsern (vorher nur Internet Explorer).

News in der Finanzbuchhaltung
Im Bereich der Finanzbuchhaltung können ab sofort Dimensionsfilter auf alle Dimensionen angewendet werden. Diese sind unter anderem in Kontenplan, Sachposten, Debitoren- und Kreditorenposten verfügbar. Bestimmte Excel-Berichte, wie zum Beispiel Bilanz, GuV, Cashflow-Auszug oder Rohbilanz, können nun zudem über Excel immer wieder aktualisiert werden. Weiterhin lassen sich Listen (u.a. Buch.-Blätter) in Excel öffnen und Änderungen, unter Berücksichtigung der Geschäftslogik, zurückschreiben. Beides setzt ein Office 365-Anmeldekonto voraus. Dynamics NAV 2018 bietet außerdem ein zusätzliches Nebenbuch für Mitarbeiter und eigene „Mitarbeiterposten“ sowie die Kontoart „Mitarbeiter“ im FiBu Buch.-Blatt, um beispielsweise Reisekosten abzurechnen. Externe Buchhalter werden darüber hinaus in der Cloud durch den neuen Accountant Hub unterstützt.

Neue Features in der Warenwirtschaft
In der Warenwirtschaft lassen sich in Dynamics NAV 2018 „Zu-/Abschläge“ ab sofort nach Bruttogewicht und Volumen zuweisen. Das Bruttogewicht und das Volumen werden dabei aus der Artikelkarte ermittelt, Einheiten werden bezogen auf diese umgerechnet. Neu sind darüber hinaus der Abgleich der Kreditoren mit dem OCR-Dienst für eine noch genauere Erkennung eines Belegs sowie die Möglichkeit zur Artikelklassifizierung (Kategorie und weitere Attribute) anhand eines Fotos (mittels eines Azure Machine Learning Algorithmus in der Cloud).

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OPplus – What’s New?

In der Finanzbuchhaltung eines Unternehmens fließen tagtäglich zahlreiche Datenströme und Prozesse zusammen, die über ein geeignetes System – zum Beispiel Microsoft Dynamics NAV – verarbeitet und abgebildet werden müssen. Die OPplus-Lösungen der Firma gbedv können dabei die Abwicklung der Finanzgeschäfte optimal unterstützen.

Zusätzlich zur Basis-Version von OPplus können nun die neuen Module „Mehrstufiges Skonto“, „Ratenzahlung“ und „Anlagenbuchhaltung“ erworben werden. Diese erleichtern die Arbeit in der Finanzbuchhaltung und bieten unter anderem die folgenden Funktionen:

Mehrstufiges Skonto
Mit dem Modul „Mehrstufiges Skonto“ lassen sich bis zu vier zusätzliche Skontoformeln und Skontoprozente hinterlegen und verwenden. Beim Debitor oder Kreditor kann des Weiteren eine zusätzliche Valutaformel verwendet werden. Die Anwendung der zusätzlichen Skontodaten und deren Auswirkungen werden entsprechend automatisch im Basis- und Zahlungsverkehr-Modul berücksichtigt.

OPplus Mehrstufiges Skonto
Einrichtung des Zahlungsbedingungscodes in Dynamics NAV

Ratenzahlung
Wurde mit einem Kreditor oder Debitor eine Ratenzahlung vereinbart, können mit dem Modul „Ratenzahlung“ verschiedene Ratenzahlungsbelege erzeugt werden. Der Ursprungsbeleg kann somit auf mehrere Raten mit unterschiedlichen Fälligkeiten aufgeteilt werden. Die Aufspaltung kann wahlweise über frei definierte Vorlagen oder manuell, bei Buchen des Originalbelegs und aus dem gebuchten Posten heraus erfolgen. In der Einrichtung kann schließlich entschieden werden, ob die Ratenzahlungsbelege mit der Belegart des Ursprungsbeleges gebucht werden sollen oder nicht. Darüber hinaus besteht in der Postenansicht die Möglichkeit, zu einem Debitor nur die Ratenzahlungsbelege anzuzeigen.

OPplus Ratenzahlung
Einrichtung der Ratenzahlung in Dynamics NAV

Erweiterte Anlagenbuchhaltung
Das Modul „Erweiterte Anlagenbuchhaltung“ setzt auf die Standard-Anlagenbuchhaltung auf und erweitert diese um verschiedene Funktionen und Anwendungen. So gestaltet sich das Anlegen neuer Anlagen bei Anlagenzugängen beispielsweise durch frei definierbare Vorlagen deutlich einfacher. Unterstützt werden mit dem erweiterten Anlagenbuchhaltungsmodul außerdem auch Anlagen mit Mengen. Darüber hinaus werden bei der Zahlung einer Einkaufrechnung für Anlagegüter mit Skonto die Anschaffungskosten auch in der Anlagenbuchhaltung automatisch reduziert. Verkäufe und Verschrottungen können zudem getrennt dargestellt und in der Finanzbuchhaltung auf gesonderte Sachkonten gebucht werden. Die neue OPplus-Version bietet außerdem unter anderem die Möglichkeit, Buchwerte zu runden und Transaktionsstorno sowie Anlagenstorno anzugleichen.

Neben diesen und weiteren Neuerungen stehen nun zudem aussagekräftige Berichte, wie Anlagenab- und -zugänge sowie ein Inventarverzeichnis als Alternative zu den Standardberichten zur Verfügung.

Interessante Vorträge und Gespräche – prisma informatik freut sich über gelungenen Business Day 2017

Am 9. November fand in den Räumen der prisma informatik in Nürnberg unser jährlicher Business Day für Kunden und Interessenten statt. Neben anregenden Unterhaltungen und neu geknüpften Kontakten freuen wir uns vor allem über das positive Feedback zu unseren thematisch vielfältigen Fachvorträgen.

prisma informatik Business Day 2017

Zum wiederholten Mal kamen Kunden und Interessenten der prisma informatik zusammen, um sich über die neuesten Entwicklungen und Innovationen rund um Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics 365 und Qlik zu informieren und auszutauschen. Im Fokus standen neben produktbezogenen Neuerungen insbesondere die Themen Modern Workplace, Cloud und IT-Sicherheit.

Einen interessanten Einblick in den Bereich Automotive Aftermarket bot darüber hinaus ein Gastbeitrag unseres Partnerunternehmens Speed4Trade. Dieser stellte die E-Commerce Software Speed4Trade CONNECT und deren Integration in Microsoft Dynamics NAV vor.

Auch zwischen den einzelnen Sessions, die sich auch mit speziellen Themen wie Bedarfsprognosen in Dynamics NAV, dem Zusatzmodul OPplus und Datenqualität beschäftigten, wurde die Zeit für interessante Unterhaltungen und Networking genutzt. Wir bedanken uns für den großen Zuspruch und die positiven Rückmeldungen in diesem Jahr und freuen uns schon jetzt auf unseren Business Day 2018.

Wenn der Helfer zum Risiko wird: 5 Anzeichen für eine veraltete Business-Software

Veraltete Business SoftwareDer Einsatz einer modernen Business-Lösung kann den Unternehmensalltag und seine teilweise sehr komplexen Prozesse enorm erleichtern. Sind das System und die zugehörigen Strukturen jedoch veraltet, können sie nicht nur das Tagesgeschäft behindern, sondern geschäftskritische Probleme produzieren, die letztendlich gar zur Existenzbedrohung werden.

Dabei kann die jeweilige Software bei ihrer Einführung noch so gut ausgewählt worden sein – verändern sich Größe, Anforderungen oder Komplexität des Unternehmens, können die erforderlichen Prozesse oft nicht mehr hinreichend abgedeckt werden. Das wenig erfreuliche Ergebnis sind schließlich Probleme wie ein Abfall der Produktivität, unzufriedene Kunden, sinkende Umsätze und immer größer werdende Sicherheitslücken. Doch Handlungsbedarf kündigt sich in den meisten Fällen bereits frühzeitig an. Die folgenden Warnzeichen sollten daher dringend ernst genommen werden:

  • Die Produktivität nimmt merklich ab, weil zu viel Zeit dazu aufgewendet werden muss, verschiedene, nicht miteinander integrierte Systeme und Applikationen gleichzeitig zu handhaben, um alle wichtigen Prozesse steuern zu können.
  • Neue Mitarbeiter arbeiten sich nur schwer in das System ein – junge Fachkräfte verlangen nach einer modernen Ausstattung des Arbeitsplatzes. Dazu gehört auch ein ERP-System, welches sich mühelos in die heutigen Arbeitsprozesse einreiht. Die Verfügbarkeit auf mobilen Endgeräten und das strukturierte Arbeiten in Teams ist in älteren Systemen aber oft nicht vorgesehen.
  • Das System beinhaltet zu viel über die Jahre gesammelten, unbrauchbaren Datenmüll. Die meist unvollständigen und inkorrekten Informationen verlangsamen die Geschäftsabläufe, führen so langfristig zu Ärger und Problemen mit den Kunden und können damit sogar Umsatzeinbußen verursachen.
  • Die Analyse und Auswertung von Unternehmensdaten wird zum Zeitfresser, da die Erstellung und Anpassung von Reports mit den unzureichenden Werkzeugen und den inkonsistenten Datenbeständen zu kompliziert ist und zudem nicht die Auskünfte gibt, die eigentlich benötigt werden.
  • Das veraltete System kann die erforderlichen Sicherheits- und Compliance-Anforderungen nicht mehr hinreichend erfüllen und stellt somit ein Risiko für den gesamten Betrieb dar.

Treten erste Anzeichen für eines der genannten Probleme auf, entscheiden sich viele Unternehmen für ein Update oder einen Wechsel der eingesetzten Business Lösung. Ziel ist es dabei meist vor allem, die unternehmensinternen Prozesse besser zu integrieren und zu optimieren, die Datenqualität zu verbessern und die veralteten Software- und Hardware-Strukturen nach und nach gänzlich durch moderne und hochwertige Lösungen zu ersetzen.

Kommen Ihnen einige der aufgeführten Merkmale bekannt vor? Wir helfen Ihnen gerne, Ihre Lösung auf den neuesten Stand zu bringen.

Microsoft Dynamics NAV 2018 im Dezember – Dynamics 365 „Tenerife“ folgt im Frühjahr

Im Rahmen der Directions EMEA 2017 in Madrid hat Microsoft mehr Klarheit in seine Release-Pläne gebracht und eine aktuelle Roadmap für seine Produkte veröffentlicht.

So soll die Veröffentlichung der neuen On-Premise-NAV-Version noch am 1. Dezember dieses Jahres unter dem Namen Dynamics NAV 2018 erfolgen. Ein weiteres Release – Dynamics NAV 2018 R2 – soll im kommenden Frühjahr auf den Markt kommen. Genauso wie die vollumfängliche Cloud/SaaS-Variante, die derzeit noch den Arbeitstitel Dynamics 365 „Tenerife“ trägt.

Infolge der Ersetzung der vorläufigen Bezeichnung des Produktes ist mit einer neuen Benennung der kompletten Produktsuite zu rechnen.

Roadmap NAV 2018 und Dynamics 365 Tenerife
Quelle: Microsoft

Für die kommenden Veröffentlichungen wurden seitens Microsoft wieder einige Neuerungen und Verbesserungen angekündigt. Hierunter zählen unter anderem eine noch stärkere Integration in Office 365 (z.B. durch den Common Data Service und die Möglichkeit zur Bearbeitung von Buch.-Blättern in Excel), eine Optimierung des Web Clients und der Optik (z.B. Personalisierung des Workspaces) sowie neue Standard Web Service APIs.

Weitere Informationen und mehr Details werden wir in Kürze auf diesem Blog veröffentlichen. Alle wichtigen Neuigkeiten rund um die Produkte erfahren Kunden und Interessenten zudem auf unserem Business Day 2017.

prisma informatik lädt zum Business Day 2017 im November

prisma informatik Business Day 2017 Kein Jahr vergeht, in dem der ERP- und Business Intelligence-Markt nicht durch spannende technologische Innovationen bereichert wird. Am 9. November informiert die prisma informatik Kunden und Interessenten am Business Day 2017 in Nürnberg daher wieder über neueste Möglichkeiten für moderne und sichere Workplaces.

Im Fokus des diesjährigen Kunden-Events werden die Business Prozesse von Microsoft Dynamics NAV sowie Neuerungen und Erweiterungen im Business Intelligence-Bereich rund um QlikView und Qlik Sense stehen. Integriert in die Keynotes, Vorträge und themenspezifischen Sessions werden darüber hinaus auch die Themen Cloud und IT-Sicherheit sein.

Die Speed4Trade GmbH, ein Partnerunternehmen von prisma informatik im Bereich eCommerce und Automotive Aftermarket, ist zudem mit einem Gastbeitrag über ganzheitliche Multichannel-Lösungen vertreten.

Detaillierte Informationen zum prisma informatik Business Day 2017 erhalten Sie in unserer Pressemitteilung. Zur Anmeldung geht es auf unserer Eventseite.

Microsoft Dynamics NAV 2017 – Liquiditätsplanung

Nur ein Unternehmen, das seine finanziellen Mittel stets im Auge behält, kann vorausschauend planen und seine Zahlungsfähigkeit sichern. Wichtig ist dabei vor allem eine durchgängige Überwachung der Liquiditätsentwicklung. Microsoft Dynamics NAV bietet hierfür die nötigen Werkzeuge.

Um Zahlungsströme im Unternehmen richtig zu kontrollieren und auszuwerten, sollte eine sorgfältige Cashflow-Planung erfolgen, welche auch in Microsoft Dynamics NAV integriert ist. Diese greift auf alle relevanten Daten aus verschiedenen Geschäftsbereichen (z.B. Einkauf und Verkauf) zu und ermöglicht auf deren Grundlage Voraussagen über alle Einnahmen und Ausgaben einer definierten Periode. Ein großer Vorteil bei der Cashflow-Planung ist die Einbeziehung von Planzahlen wie zum Beispiel erfasste Aufträge und Bestellungen. Nachdem die verwendeten Informationen Echtzeitdaten sind, kann bei Bedarf schnell gehandelt werden. Dies funktioniert in einer isolierten Finanzbuchhaltung nicht, da lediglich gebuchte Werte vorhanden sind.

Cashflowplanung in Microsoft Dynamics NAV 2017
Cashflow-Planung in Microsoft Dynamics NAV 2017

Mit Veröffentlichung der Microsoft Dynamics NAV Version 2017 wurden die Cashflow-Funktionen um zwei Bereiche erweitert, die ebenfalls eine wichtige Rolle bei der Planung spielen:

  • Die Projekte bzw. die Projekterlöse
  • Die MwSt.-Abrechnung, im Detail die Ermittlung der Umsatzsteuerzahllast

Ebenfalls nun möglich ist die manuelle Eingabe von neutralen Einnahmen und Ausgaben. So können auch Beträge außerhalb von Dynamics NAV mitberücksichtigt werden.

Cashflowplanung in Microsoft Dynamics NAV 2017
Einzubeziehende Datenbereiche in der Cashflow-Planung

Bei der erstmaligen Verwendung des Cashflow-Tools wird der Benutzer ab Version 2017 zudem durch einen Einrichtungsassistenten unterstützt. Der Anwender wird so durch die notwendigen Parameter geleitet und kann diese selbstständig definieren.