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Microsoft Dynamics NAV 2017 – PayPal-Rechnungslink und Erweiterung des OCR-Services

Seit Ende Oktober steht das neueste Release von Microsofts ERP-Lösung Dynamics NAV 2017 zur Verfügung. Viele der neuen Features dienen dazu, Anwendern die tägliche Arbeit mit dem System zu vereinfachen – auch im Bereich der Finanzbuchhaltung. Hervorzuheben sind hierbei unter anderem ein neuer PayPal-Link in Rechnungsdokumenten sowie die Erweiterung des bereits in Version 2016 eingeführten OCR-Dienstes.

So reagiert Microsoft in der heutigen Zeit von Online-Banking zusammen mit PayPal beispielsweise mit einer besonderen Neuerung und bietet die Möglichkeit, einen Hyperlink für den Online-Zahlungsdienst in die Rechnung einzufügen.

Rechnung mit PayPal-Rechnungslink
Rechnung mit PayPal-Rechnungslink

Über diesen werden Kunden direkt zu PayPal weitergeleitet und können so bequemer und schneller die jeweilige Rechnung online bezahlen. Die erforderlichen Rechnungsinformationen werden von Dynamics NAV an PayPal übertragen, der Kunde braucht die Zahlung somit lediglich zu bestätigen.

PayPal-Login zum Bezahlen der Rechnung
PayPal-Login zum Bezahlen der Rechnung

Der Link kann zudem auch bei bereits gebuchten Verkaufsrechnungen noch nachträglich zugeordnet werden. Dynamics NAV 2017 ermöglicht darüber hinaus, flexibel einzustellen, welche Dokumente einen PayPal-Link enthalten sollen. So kann dieser sowohl einzelnen, als auch über die Einstellungen standardmäßig allen Rechnungen hinzugefügt werden.

Einrichtung des PayPal Zahlungsstandards
Einrichtung des PayPal Zahlungsstandards

Verbesserung der E-Services

Um die Abwicklung von Verkaufsprozessen für Anwender noch einfacher zu gestalten, wurden neben der Einführung des PayPal-Rechnungslinks in Dynamics NAV 2017 auch die OCR-Funktionalitäten erweitert, die die ERP-Software bereits seit der vergangenen Version beinhaltet. Mithilfe des von der Firma Lexmark bereitgestellten Texterkennungs-Dienstes lassen sich eingehende Belege in PDF-Format (eingescannt oder elektronisch empfangen) in eine vom ERP-System leicht zu verarbeitende Struktur umwandeln.

Bisher konnten über den OCR-Service jedoch nur teilweise Kopfdaten und Rechnungsbeträge übermittelt werden. Dynamics NAV 2017 erleichtert den Prozess, indem nun auch die Artikel- und Sachkontozeilen extrahiert werden. Vor allem bei wiederholten Rechnungen erweist sich die Rechnungserfassung mittels OCR als sehr wertvoll, da so beispielsweise Artikel über Querverweise (z.B. den Hersteller) leicht ermittelt werden können. Die neue visuelle Lexmark Webseite hilft zudem dabei, Rechnungen zu überprüfen sowie Kreditoren und Artikel zu erkennen.

Weitere Informationen zur Verwendung des OCR-Services in Dynamics NAV erhalten Sie auch in unserem Blogbeitrag „Eingangsrechnungsprozess mit OCR in Microsoft Dynamics NAV 2016“ sowie in folgendem Video:

Lexmark Invoice Capture Service

Microsoft Dynamics NAV 2017 offiziell verfügbar

Wie bereits vor einigen Wochen angekündigt, hat Microsoft nun sein neuestes Release Dynamics NAV 2017 offiziell auf den Markt gebracht. Die neue Version des ERP-Systems soll laut Microsoft die Welten von NAV und Office 365 besser zusammenführen, die Plattform in verschiedenen Bereichen erweitern und durch diverse Apps und Extensions völlig neue Möglichkeiten schaffen.

Microsoft Dynamics NAV 2017 Features
Quelle: Microsoft

Mit der Veröffentlichung von Microsoft Dynamics NAV 2017 stehen Anwendern und Entwicklern ab sofort unter anderem folgende Neuerungen, Erweiterungen und Verbesserungen zur Verfügung:

  • Direkte Verbindung zu Office 365 zur einfacheren Navigation zwischen Dynamics NAV und Office-Programmen wie Outlook oder Excel sowie Power BI Integration
  • Zahlreiche funktionale Erweiterungen im Bereich Finanzbuchhaltung und E-Everything (z.B. Verbesserung der OCR-Services, Cash Flow, Financial Reports, schnellere Bezahlung von Rechnungen durch integrierte Anbindung von Payment Services wie PayPal sowie vereinfachte Erstellung von Kontenschemata)
  • Integration von Cortana Intelligence zur zielgerichteten Analyse und Nutzung von Unternehmensdaten sowie zur Erstellung aussagekräftiger Zukunftsprognosen und Entscheidungsfindung – berechnet durch leistungsstarkes Machine Learning
  • Erweiterung der User Experience, beispielsweise durch zahlreiche Web-, App- und Phone-Client-Verbesserungen sowie Smart Notifications, die User kontextbezogen durch relevante Prozesse führen und ein Assisted Setup Wizard, der unter anderem bei der Einrichtung und dem Import von Daten unterstützt
  • Verbesserte CRM-Integration durch eine Vereinfachung der Nutzung innerhalb Dynamics NAV sowie Erweiterung von CRM-Funktionalitäten
  • Vereinfachte Kategorisierung, Verwaltung und Filterung von Artikeln durch die Zuweisung von Artikelattributen sowie eine Anreicherung der Verkaufsdokumente
  • Viele neue Möglichkeiten für Nutzer durch hilfreiche Extensions, die über die bereits ausgerollte AppSource zur Verfügung gestellt werden (z.B. Quick Box und PayPal)
  • Zahlreiche weitere neue Features wie die Integration von Power Apps zur Erstellung und Veröffentlichung von kleinen Apps und Microsoft Flow zur Verknüpfung verschiedener cloudbasierter Daten und Dienste sowie viele Erweiterungen für Entwickler (z.B. zusätzliche Objekttypen)

Detaillierte Informationen zu den genannten Feature Highlights und vielen weiteren Neuerungen in Dynamics NAV 2017 erhalten Sie in Kürze in unserer neuen Dynamics NAV 2017 Blogreihe.

Auf Basis der Version Dynamics NAV 2017 wird auch das in die Microsoft Cloud Plattform integrierte Produkt Dynamics 365 gestartet, welches ab dem 1. November für den nordamerikanischen Markt freigegeben wird. Über dessen Inhalte und Abgrenzungen zu dem „traditionellen“ NAV informieren wir Sie ebenfalls in Kürze an dieser Stelle.

Eingangsrechnungsprozess mit OCR in Microsoft Dynamics NAV 2016

Microsoft Dynamics NAV 2016Auch wenn Rechnungen vom Lieferanten weiterhin klassisch über Papier gesendet werden, bietet Microsoft Dynamics NAV 2016 eine Möglichkeit, den Prozess zu digitalisieren und damit effizienter im ERP-Prozess abzubilden. Mithilfe eines OCR-Services (Texterkennung), der von der Firma Lexmark bereitgestellt wird, kann sich jeder eingehende Beleg in eine von NAV verarbeitbare Struktur umwandeln lassen.

Die neue Funktion sendet PDF-Dokumente (gescannte oder elektronisch empfangene Eingangsbelege) an den Erkennungsdienst. Dieser analysiert und extrahiert die sich auf dem jeweiligen Beleg zentral befindlichen Informationen und stellt dem Anwender auf Grundlage dieser anschließend eine von Microsoft Dynamics NAV direkt zu verarbeitende „Rechnungseingangsdatei“ zur Verfügung.

Dynamics NAV 2016 OCR

Einschränkend sollte an dieser Stelle jedoch erwähnt werden, dass die Erkennung sich lediglich auf Informationen des Rechnungskopfes konzentriert (Kreditor, Belegnr., Betrag etc.), damit die Rechnung in der Finanzbuchhaltung in einem Einkaufs bzw. FiBu Buch.-Blatt oder einer Einkaufsrechnung bzw. -gutschrift verbucht werden kann. Über die Konfigurationseinstellungen können dann die erkannten Informationen verschiedenen NAV-Datenbankelementen zugeteilt werden. Die Erkennung von beispielsweise Artikelpositionen und die damit verbundene Erstellung einer positionsgenauen Rechnung in NAV sind in dieser Version nicht vorgesehen. Über die Funktion „Zuordnung Text zu Konto“ muss zudem festgelegt werden, wie Dynamics NAV 2016 das zugehörige Sachkonto ermitteln soll, da dieses nicht automatisch verknüpft wird.

Dynamics NAV 2016 OCR

Der OCR-Dienst ist standardmäßig für alle Nutzer der Version 2016 verfügbar und erfordert lediglich eine Registrierung. Der Anwender erhält dann schließlich seitens Lexmark entsprechende Zugangsdaten und ein bestimmtes monatliches Volumen an zu verarbeitenden Dokumenten kostenlos. Bei intensiverer Nutzung muss jedoch ein entsprechender Tarif bei Lexmark hinzugebucht werden.

Dynamics NAV 2016 OCR Registrierung

Bei Fragen und Anregungen zum Thema „Microsoft Dynamics NAV 2016 – Eingangsrechnungsprozess mit OCR“ kontaktieren Sie uns!

Elektronische Rechnungen in Microsoft Dynamics NAV 2016

Microsoft Dynamics NAV 2016Vor dem Hintergrund, dass es in einigen europäischen Ländern bald verpflichtend sein wird, Rechnungsbelege an öffentliche Stellen (B2G = Business to Government) weiterzuleiten, hat Microsoft in der neuesten Version seines ERP-Systems Dynamics NAV 2016 die applikativen Grundlagen dafür geschaffen, Rechnungsbelege digital zu versenden und zu empfangen.

Damit verbunden ist die Implementierung von grundlegenden Datenstrukturen für den standardisierten Datenaustausch und bestimmter Prozesse, welche die Besonderheiten digital ein- und ausgehender Belege berücksichtigen. Wichtig ist an dieser Stelle der Hinweis, dass seitens Microsoft zunächst nur die Belegart Rechnung / Gutschrift implementiert worden ist, die nun wie nachfolgend beschrieben versendet und empfangen werden kann.

Viele Unternehmen haben ihre Prozesse in diesem Bereich ja schon mit Hilfe von EDI-Verfahren automatisiert und realisieren in der Regel auch die komplette Prozesskette vom Auftragseingang über die Lieferung bis zur Rechnung mit entsprechenden digitalen Dokumenten. Insofern kann man die Einführung der elektronischen Rechnungen lediglich als einen weiteren Schritt zur vollständigen Implementierung digitaler Geschäftsprozesse sehen. Dennoch ist dies ein wichtiger Schritt, da mit der Implementierung der Rechnung setup-seitig und in den Stammdaten weitreichende Grundlagen geschaffen wurden.

Generische Plattform
Microsoft Dynamics NAV 2016 wurde so erweitert, dass es digitale Dokumente in einer XML-Struktur empfangen, verwalten, weiterverarbeiten und senden kann. Die entsprechenden Prozesse können parametergesteuert in NAV umgesetzt werden.

Elektronische Rechnungen in NAV 2016

Darüber hinaus wurden in NAV die entsprechenden Grundlagen in der Datenverwaltung geschaffen, um den Austausch und die Zuordnung von Kommunikationsparametern zu unterstützen (Verwaltung von Umsetzungstabellen für Einheiten, Zuordnung der GLN-Codes in den Stammdaten, etc.). Der Status von Sende-/Empfangstransaktionen kann durch die Sachbearbeiter stets auf einen Blick erkannt werden, zudem ist ein Drill-Down in das Aktivitäts-Log eines Vorgangs möglich. Die für die Artikelidentifikation notwendige GTIN wurde ebenfalls in die Stammdaten aufgenommen.

Rechnungsversand
In der Version 2016 sind folgende Formate für den Rechnungsdatenversand standardmäßig vorgesehen:

  • PEPPOL AP Connectivity in den Formaten 2.0 und 2.1
  • Tradeshift
  • Generierung einer Datei bzw. einer E-Mail mit Anhang

Bei PEPPOL handelt es sich um ein von der Europäischen Union erarbeitetes Konzept und eine bereitgestellte Plattform für den gesamten Themenkomplex „E-Procurement“ (B2G).

Tradeshift ist der Anbieter eines „Value Added Networks“, welches den Belegaustausch im B2B-Bereich unterstützt. In der Basisnutzung ist die Verwendung kostenfrei.

Rechnungsdaten, die den oben aufgeführten Konventionen entsprechen, können direkt in Dynamics NAV importiert werden.

Konvertersoftware
Wenn Ihr Unternehmen einen breiteren Ansatz im digitalen Austausch von externen (EDI = „Electronic Data Intercharge“) und internen (EAI = „Enterprise Application Integration“) Nachrichten verfolgt, ist nach wie vor der Einsatz einer speziellen Software für die Konvertierung, das Mapping und den Versand von Dokumenten wirtschaftlich sinnvoll (z.B. Microsoft BizTalk Server oder Lobster). Hierzu sind in der Regel alle gängigen Formate (EDIFACT, IDoc, VDA etc.) und spezielle Übertragungswege (SMTP, AS2, FTP, X.400, OFTP etc.) standardmäßig implementiert.

Für standardmäßige EDI-Nachrichtentypen (ORDERS, DESADV, INVOIC) wurde von prisma informatik im Rahmen der Branchenlösungen eine Austauschstruktur auf Basis von OPENTRANS bereitgestellt, sodass der Austausch zwischen NAV und der Konvertersoftware immer einheitlich erfolgen kann.

Bei Fragen rund um das Thema „Elektronische Rechnungen in Microsoft Dynamics NAV 2016“ kontaktieren Sie uns!