Mail-Order-IT ermöglicht die Anbindung von Frachtführersoftware wie Intraship/Easylog (DHL) oder V-Log an das ERP-System Dynamics NAV. So können Bestell- und Lieferdaten direkt aus Dynamics NAV an den Frachtführer übermittelt werden. Dieser stellt gleichzeitig fertige Frachtlabels, sowie Sendungs-IDs zur Paketverfolgung zur Verfügung. Auch die Daten zur Portoabrechnung werden automatisiert im ERP-System erfasst und verarbeitet.
Noch vor einigen Jahren mussten Versandlabels per Hand geschrieben oder aufwändig auf spezielle Vorlagen der Logistikunternehmen gedruckt werden. Heute ist das anders. Fast alle größeren Frachtführer bieten eigene Softwarelösungen, mit deren Hilfe die Versandetiketten gedruckt werden können. Bar- bzw. QR-Code des jeweiligen Versandunternehmens, sowie Abrechnung des Portos inklusive.
Ein Problem aber bleibt: Bestellt ein Kunde Artikel über einen Webshop, sind alle relevanten Daten in der Webshop-Datenbank gespeichert und müssen dann manuell in die Frachtführer-Software übertragen werden. Viele gute Webshops ermöglichen zwar schon eine Anbindung an den Logistikdienstleister, lassen dann aber das ERP-System des Unternehmens außen vor. Die auf den (Online-)Versandhandel spezialisierte Branchenlösung Mail-Order-IT für Microsoft Dynamics NAV löst diese Probleme.
Zunächst werden die Kunden- und Bestelldaten, durch Synchronisation, vom Webshop in das relevante ERP-System übertragen. Die Anbindung von Dynamics NAV an die jeweilige Frachtführer-Software, wie z.B. Intraship/Easylog (DHL) oder V-Log ermöglicht anschließend eine automatische Weiterverarbeitung der Daten durch diese Programme. Neben dem dann druckbaren Versandlabel, wird gleichzeitig eine Sendungsverfolgungs-ID an Dynamics NAV zurück übermittelt. Diese wird in der Datenbank des ERP-Systems hinterlegt und ermöglicht so eine lückenlose Verfolgung jedes Versandvorganges.
Ein weiteres Feature von Mail-Order-IT, welches auch hier zur Anwendung kommen kann, ist der automatische eMail-/Faxversand direkt aus Dynamics NAV. Diese Funktionalität kann beispielsweise genutzt werden um die Sendungsverfolgungs-ID direkt an den Kunden weiterzuleiten und ihm so eine Verfolgung seiner Bestellung zu ermöglichen. Zusätzlich wird die ID an den Webshop weitergeleitet um auch hier dem Besteller angezeigt zu werden.
Vorteilhaft ist die Verknüpfung der drei Systeme Webshop, ERP-Software und Frachtführer-Software nicht nur, weil dadurch für den Webshop-Betreiber zahlreiche manuelle Arbeitsprozesse entfallen, auch werden durch die Automatisierung der Datenübertragung viele potentielle Fehlerquellen eliminiert.
