Checkliste: SEPA im Mittelstand

Speziell kleine und mittelständische Unternehmen müssen bei der SEPA-Umstellung viel Eigeninitiative aufbringen

Laut einer aktuellen Einschätzung der Deutschen Bundesbank hinsichtlich des SEPA-Vorbereitungsstands in Deutschland ist der Mittelstand sowohl auf SEPA-Überweisungen, als auch auf SEPA-Lastschriften bislang ungenügend vorbereitet.

Wenig verwunderlich, da viele KMU oft wenig oder gar keinen Auslands-Zahlungsverkehr einsetzen und daher kaum von der SEPA-Umstellung profitieren. Trotzdem besteht auch für Mittelständler konkreter Handlungsbedarf, damit der Zahlungsverkehr bis kommenden Februar vollständig umgestellt ist.

Die Auswirkungen von verzögerten oder unvollständigen SEPA-Umstellungen seien zwar „nicht so existenzgefährdend, wie sie in den Medien dargestellt werden“, so Ernst & Young Manager Witold Kastigen. Trotzdem wird eine nicht fristgerechte Umstellung sicherlich mit Risiken und unnötigen Zusatzkosten für Unternehmen verbunden sein.

 Für eine rechtzeitige Umstellung auf die neuen Zahlungsformate sollten Sie die folgenden Punkte abklären:

1) Abstimmung mit der Hausbank
Klären Sie, welche genauen Regelungen Ihre Hausbank für die Nutzung von SEPA-Dienstleistungen vorsieht

2) Auf das neue Datenformat umrüsten
Alle im Unternehmen vorhandenen Systeme wie z.B. Finanzbuchhaltung, Webshop etc. müssen darauf überprüft werden, ob sie mit den neuen Datenformaten umgehen können und benötigen ggf. ein Update. Speziell für Microsoft Dynamics NAV bedeutet das beispielsweise, dass der Zahlungsverkehr SEPA-fähig sein muss.

Außerdem müssen die vorhandenen Bankverbindungen in die neuen Formate konvertiert werden. Die valide Umrechnung kann man beispielsweise über Anbieter wie iban-service-portal.de erledigen, oder von uns IT-Dienstleistern incl. Fehlerüberprüfung vornehmen lassen.

SEPA-Aufträge werden in Zukunft als XML-Dateien bei der Bank eingeliefert. Daher müssen auch alle Systemkomponenten, die bei der Erzeugung von Lastschriften eingebunden sind, mit dem neuen Dateiformat kompatibel sein.

Als Microsoft-Partner unterstützen wir Sie bei der systemseitigen SEPA-Umstellung von Dynamics NAV. Sprechen Sie uns bei Fragen jederzeit gerne an.

3) Gläubiger-ID beantragen
Zur Teilnahme am SEPA-Lastschriftverfahren ist eine Gläubiger-ID unbedingt erforderlich. Diese kann man bei der Deutschen Bundesbank beantragen.

4) Lastschriftmandate einholen
Grundsätzlich wird die Handhabung der Mandatseinholung ähnlich ablaufen wie das bisherige Verfahren zur Einzugsermächtigung. Das bedeutet, dass (vor allem im Onlinehandel) keine händische Unterschrift durch den Kunden zwingend notwendig ist, um ein wirksames SEPA-Lastschriftmandat zu erhalten.

Es gibt darüber hinaus die Möglichkeit, bereits bestehende Einzugsermächtigungen als Mandate weiter zu nutzen. Hierüber muss man seine Kunden allerdings anhand einer entsprechenden Mitteilung informieren.

Vorlagen für die Einholung neuer Lastschriftmandate, als auch für die Benachrichtigung der Kunden über die Umwandlung stellt die Deutsche Kreditwirtschaft auf ihrem SEPA-Portal zur Verfügung.

5) Vorlauffristen & Pre-Notification einplanen
Mit SEPA müssen Lastschrifteinzüge den Kontobesitzern vorangekündigt werden. Diese Pre-Notification muss generell 14 Kalendertage vor dem Einzugstermin zugehen und muss zusammen mit weiteren Informationen die exakte Summe der Abbuchung nennen. Unternehmen haben allerdings die Möglichkeit, diese Frist durch abweichende Vereinbarungen (z.B. in ihren AGBs) zu verkürzen.

Ein weiteres Thema ist die Vorlauffrist der Banken für SEPA-Lastschrifteinzüge. Hier muss derzeit mit einer Bearbeitungszeit von durchschnittlich fünf Arbeitstagen gerechnet werden.

6) Bankverbindung ändern
Schließlich sollten Sie nicht vergessen, auch Ihre eigene Bankverbindung an allen erforderlichen Stellen zu ändern: Homepage, Briefkopf, Überweisungsträger, …

Wie sind Ihre Erfahrungen bei der Umstellung auf SEPA? Hinterlassen Sie uns Ihren Kommentar!