Beim Jahresabschluss sind aktive und passive Rechnungsabgrenzungsbuchungen durchzuführen, um den periodengerechten Erfolg zu ermitteln. Unabhängig vom Zeitpunkt der Rechnungs- und Zahlungsbuchung werden Aufwände und Erträge somit der Periode zugerechnet, in der sie wirtschaftlich relevant sind. Die seit Version 2016 verfügbare Funktion „Abgrenzungsbuchung“ vereinfacht diesen Prozess in Microsoft Dynamics NAV.
Für eine sinnvolle Unternehmenssteuerung ist die jährliche Feststellung des Unternehmenserfolges durch eine Gewinn- und Verlustrechnung eindeutig zu wenig. Eine monatlich exakte Bestimmung der Unternehmenskennzahlen ist mittlerweile auch für kleinere Unternehmen unerlässlich, um stets eine umfassende Grundlage für schnelle Entscheidungen parat zu haben. Eine periodengenaue Abgrenzung ist deswegen in vielen Unternehmen alltägliche Praxis.
Bis dato sind hierfür allerdings umfangreiche und arbeitsintensive Umbuchungsprozesse im Nachhinein zu initiieren.
Mit der neuen Funktion „Abgrenzungsbuchung“ in Microsoft Dynamics NAV 2016 können diese Buchungen vorlagengesteuert automatisch im Zuge der Ursprungsbuchung generiert werden.
In den Vorlagen kann unter anderem die Berechnungsmethode, das Startdatum für die Abgrenzungsbuchung und die Anzahl der Monate gesteuert werden – eine flexible Datumsformel wird in der Version NAV 2016 nicht angeboten, obwohl der Feldname darauf hindeutet. In der Praxis sollte aber ein monatlicher Zyklus ausreichen.
Die Vorlagen können in der Sachbuchhaltung (Sachkonto, FiBu Buch.-Blatt) verwendet werden, sie können aber auch Artikeln oder Ressourcen zugeordnet werden. Damit ist es möglich, auch dann Buchungen automatisch abzugrenzen, wenn diese über die Warenwirtschaftsmodule (Einkauf, Verkauf) generiert werden.
Mit der Entstehungsbuchung wird nur der entsprechende Monatsanteil auf das Aufwands- oder Ertragskonto gebucht. Mit dem Buchungsdatum der Entstehungsbuchung wird dann der entsprechende Rest auf das Abgrenzungskonto gebucht. Gleich mit dieser werden aber auch Buchungen zu Buchungsdaten in der Zukunft generiert, die das Konto gegen das jeweilige Aufwands- oder Ertragskonto wieder auflösen.
Vor der Buchung kann in einer neuen Page der Abgrenzungsvorschlag eingesehen werden und gegebenenfalls durch den Sachbearbeiter geändert werden. Für die Finanzbuchhaltung wird zusätzlich ein neuer Report mit ausgeliefert, um die Abgrenzungen auszuwerten.
Klassische Einsatzgebiete für diese Funktion sind im Voraus zu zahlende bzw. erhaltene Versicherungsbeiträge, Provisionen, Kraftfahrzeugsteuern, Mieten und Zinsen – insbesondere hier werden gegebenenfalls die Kosten der Geldbeschaffung für einen Kredit über dessen Laufzeit abgegrenzt.
Darüber hinaus kann diese Funktion auch immer dann verwendet werden, wenn ein Unternehmen seinen Kunden Service- oder Vertragsleistungen im Voraus berechnet hat und die Erlöse jeweils über die Vertragslaufzeit verteilt dargestellt werden sollen. Andersherum kann die Funktion auch verwendet werden, wenn einem Unternehmen diese Kosten durch ein anderes Unternehmen in Rechnung gestellt werden.