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Eingangsrechnungsprozess mit OCR in Microsoft Dynamics NAV 2016

Microsoft Dynamics NAV 2016Auch wenn Rechnungen vom Lieferanten weiterhin klassisch über Papier gesendet werden, bietet Microsoft Dynamics NAV 2016 eine Möglichkeit, den Prozess zu digitalisieren und damit effizienter im ERP-Prozess abzubilden. Mithilfe eines OCR-Services (Texterkennung), der von der Firma Lexmark bereitgestellt wird, kann sich jeder eingehende Beleg in eine von NAV verarbeitbare Struktur umwandeln lassen.

Die neue Funktion sendet PDF-Dokumente (gescannte oder elektronisch empfangene Eingangsbelege) an den Erkennungsdienst. Dieser analysiert und extrahiert die sich auf dem jeweiligen Beleg zentral befindlichen Informationen und stellt dem Anwender auf Grundlage dieser anschließend eine von Microsoft Dynamics NAV direkt zu verarbeitende „Rechnungseingangsdatei“ zur Verfügung.

Dynamics NAV 2016 OCR

Einschränkend sollte an dieser Stelle jedoch erwähnt werden, dass die Erkennung sich lediglich auf Informationen des Rechnungskopfes konzentriert (Kreditor, Belegnr., Betrag etc.), damit die Rechnung in der Finanzbuchhaltung in einem Einkaufs bzw. FiBu Buch.-Blatt oder einer Einkaufsrechnung bzw. -gutschrift verbucht werden kann. Über die Konfigurationseinstellungen können dann die erkannten Informationen verschiedenen NAV-Datenbankelementen zugeteilt werden. Die Erkennung von beispielsweise Artikelpositionen und die damit verbundene Erstellung einer positionsgenauen Rechnung in NAV sind in dieser Version nicht vorgesehen. Über die Funktion „Zuordnung Text zu Konto“ muss zudem festgelegt werden, wie Dynamics NAV 2016 das zugehörige Sachkonto ermitteln soll, da dieses nicht automatisch verknüpft wird.

Dynamics NAV 2016 OCR

Der OCR-Dienst ist standardmäßig für alle Nutzer der Version 2016 verfügbar und erfordert lediglich eine Registrierung. Der Anwender erhält dann schließlich seitens Lexmark entsprechende Zugangsdaten und ein bestimmtes monatliches Volumen an zu verarbeitenden Dokumenten kostenlos. Bei intensiverer Nutzung muss jedoch ein entsprechender Tarif bei Lexmark hinzugebucht werden.

Dynamics NAV 2016 OCR Registrierung

Bei Fragen und Anregungen zum Thema „Microsoft Dynamics NAV 2016 – Eingangsrechnungsprozess mit OCR“ kontaktieren Sie uns!



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2 Antworten auf „Eingangsrechnungsprozess mit OCR in Microsoft Dynamics NAV 2016“

  1. Guten Tag,
    wir hätten hier bitte einmal einen Link für genauere Informationen zur OCR Dienst Nutzung.
    Wo wäre die Grenze des monatlichen Volumen bei Lexmark?

    Vielen Dank für Ihre Hilfe,
    Mit freundlichen Grüßen
    Johanna Wendt

    1. Sehr geehrte Frau Wendt,

      mittlerweile ist der Lösungsanbieter für den OCR-Dienst nicht mehr Lexmark, sondern Kofax/Readsoft.

      Link: https://store.readsoftonline.com/Solution/dynamicsnav

      Das Volumen ist grundsätzlich nicht begrenzt, spielt aber bei der Wahl des Preismodelles eine entscheidende Rolle.

      Es wird eine 2 monatige kostenfreie Testphase angeboten, in der man bis zu 1.000 Dokumenten verarbeiten kann.

      Danach kann man sich entscheiden, ob man im Basic- oder Premium-Modell arbeiten möchte. Dabei ist ein wesentlicher Vorteil von Premium, dass man auch die Belegzeilen interpretiert bekommt, wobei Basic nur die „Kopfdaten“ eines Beleges herausarbeitet.

      Die Preise (Anbieterangaben ohne Gewähr; vorbehaltlich von Änderungen) skalieren abhängig von den zu verarbeitenden Dokumenten:

      – Basic: 100 Dokumente / Monate kosten $ 41; für Dokumente darüber hinaus werden weitere $ 0,56 / Dokument berechnet
      – Basic: 500 Dokumente / Monate kosten $ 193; für Dokumente darüber hinaus werden weitere $ 0,56 / Dokument berechnet
      – Premium: 100 Dokumente / Monate kosten $ 62; für Dokumente darüber hinaus werden weitere $ 1,12 / Dokument berechnet
      – Premium: 500 Dokumente / Monate kosten $ 290; für Dokumente darüber hinaus werden weitere $ 1,12 / Dokument berechnet

      Gerne bieten wir über die prisma csp unsere Schnittstelle „Dynamics to DocuWare“ an, die neben der OCR-Funktion auch noch die Dokumentenarchivierung ganzheitlich und gesetzeskonform anbietet.

      Freundliche Grüße
      Ihr prisma Team

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