Auch wenn Rechnungen vom Lieferanten weiterhin klassisch über Papier gesendet werden, bietet Microsoft Dynamics NAV 2016 eine Möglichkeit, den Prozess zu digitalisieren und damit effizienter im ERP-Prozess abzubilden. Mithilfe eines OCR-Services (Texterkennung), der von der Firma Lexmark bereitgestellt wird, kann sich jeder eingehende Beleg in eine von NAV verarbeitbare Struktur umwandeln lassen.
Die neue Funktion sendet PDF-Dokumente (gescannte oder elektronisch empfangene Eingangsbelege) an den Erkennungsdienst. Dieser analysiert und extrahiert die sich auf dem jeweiligen Beleg zentral befindlichen Informationen und stellt dem Anwender auf Grundlage dieser anschließend eine von Microsoft Dynamics NAV direkt zu verarbeitende „Rechnungseingangsdatei“ zur Verfügung.
Einschränkend sollte an dieser Stelle jedoch erwähnt werden, dass die Erkennung sich lediglich auf Informationen des Rechnungskopfes konzentriert (Kreditor, Belegnr., Betrag etc.), damit die Rechnung in der Finanzbuchhaltung in einem Einkaufs bzw. FiBu Buch.-Blatt oder einer Einkaufsrechnung bzw. -gutschrift verbucht werden kann. Über die Konfigurationseinstellungen können dann die erkannten Informationen verschiedenen NAV-Datenbankelementen zugeteilt werden. Die Erkennung von beispielsweise Artikelpositionen und die damit verbundene Erstellung einer positionsgenauen Rechnung in NAV sind in dieser Version nicht vorgesehen. Über die Funktion „Zuordnung Text zu Konto“ muss zudem festgelegt werden, wie Dynamics NAV 2016 das zugehörige Sachkonto ermitteln soll, da dieses nicht automatisch verknüpft wird.
Der OCR-Dienst ist standardmäßig für alle Nutzer der Version 2016 verfügbar und erfordert lediglich eine Registrierung. Der Anwender erhält dann schließlich seitens Lexmark entsprechende Zugangsdaten und ein bestimmtes monatliches Volumen an zu verarbeitenden Dokumenten kostenlos. Bei intensiverer Nutzung muss jedoch ein entsprechender Tarif bei Lexmark hinzugebucht werden.
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