Der Einsatz eines ERP-Systems stellt für viele Unternehmen bei der Abwicklung der Geschäftsprozesse ein nicht wegzudenkendes Arbeitswerkzeug dar. Doch spätestens, wenn ein Betrieb wächst oder sich dessen Anforderungen verändern, könnten die Funktionen der aktuell eingesetzten Software nicht mehr ausreichen und ein Update oder gar den Wechsel des Systems notwendig machen.
Ein ERP-System kann ein Unternehmen und seine Mitarbeiter in vielen Geschäftsbereichen optimal unterstützen. Um die gewünschten Prozesse zu erleichtern, wird meist eine Software angeschafft, welche die zum jeweiligen Zeitpunkt bestehenden Unternehmens- und Benutzeranforderungen mit den entsprechenden Funktionalitäten bestmöglich abdeckt. In vielen Firmen reichen die anfangs implementierten Funktionen allerdings aufgrund von Wachstum, strukturellen Veränderungen oder technologischem Wandel im Laufe der Zeit nicht mehr aus und müssen entsprechend angepasst werden. Bevor das ERP-System durch zu viele technische Individualisierungen in seiner Anwendung jedoch zu komplex wird und so die Produktivität sinken lässt, empfiehlt sich ein Update auf eine neuere, verbesserte und umfangreichere Version.
Technischer Wandel verursacht Handlungsbedarf
Die globale wirtschaftliche und IT-technische Entwicklung schreitet immer schneller voran, Faktoren wie die Digitalisierung und immer größer werdende Datenmengen, die verarbeitet werden müssen, stellen große Herausforderungen an Technologie und Geschäftsprozesse. Viele moderne ERP-Systeme wie zum Beispiel Microsoft Dynamics NAV bieten hierzu bereits eine Vielzahl an Features sowie Benutzeroberflächen mit deutlich verbesserter User Experience, die die Arbeit mit dem jeweiligen System einfacher, schneller und angenehmer gestalten, als es noch vor einigen Jahren der Fall war. Sie erlauben dem Anwender zudem ein Höchstmaß an Skalierbarkeit und ermöglichen durch Web, Tablet und Phone Client den Zugriff auf die gewünschten Daten von jedem mobilen Gerät und Ort aus – ein Vorteil, von dem beispielsweise Mitarbeiter im Außendienst oder Lager und in der Produktion stark profitieren. Deshalb ist es für moderne mittelständische Unternehmen wichtig, dass auch die im eigenen Betrieb genutzten ERP-Systeme mit diesen Entwicklungen mithalten können.
Darüber hinaus unterstehen auch die meisten Unternehmen selbst einem kontinuierlichen Wandel. Firmenwachstum oder auch eine strategische oder strukturelle Umstellung können ausschlaggebend dafür sein, dass neue Funktionalitäten und Erweiterungen gebraucht werden, um den Anforderungen von Markt und Kunden weiterhin gewachsen zu sein.
Generell sollte ein ERP-System dabei stets in der Lage sein, die für das jeweilige Unternehmen erforderlichen Geschäftsprozesse vollständig abbilden zu können. Nicht jede Software eignet sich in ihrer technischen und funktionellen Ausrichtung automatisch für jedes Unternehmen. Bereits bei der Anschaffung sollte daher darauf geachtet werden, dass das System die notwendigen Prozesse und Funktionen bietet. Haben sich diese im Laufe der Jahre geändert oder erweitert, besteht jedoch Handlungsbedarf.
Besser früher als später reagieren
Egal, ob das eingesetzte ERP-System nicht die richtige Wahl für das eigene Unternehmen war oder sich lediglich die Anforderungen im Laufe der Jahre verändert haben: Wird ein ERP-Update oder -Wechsel nötig, sollte möglichst rasch gehandelt werden. Je mehr Zeit vergeht, desto mehr steigen auch die Kosten, die durch das veraltete System und das Update oder den Wechsel anfallen – ein Problem, dem durch den Einsatz einer neuen Lösung künftig vorgebeugt werden kann. Viele moderne ERP-Systeme machen kosten- und zeitaufwendige Updates durch automatische Aktualisierungen hinfällig. Die Software wächst hier quasi mit neuen Entwicklungen und Technologien mit.
Planen auch Sie eine Veränderung Ihrer ERP-Landschaft? Unsere Consultants helfen Ihnen gerne weiter. Was Sie bei der Auswahl eines ERP-Systems beachten sollten, erfahren Sie zudem in unserem Blogbeitrag „So finden Sie das richtige ERP-System für Ihr Unternehmen“.