Dokumente und Workflows digital managen mit den DocuWare Kinetic Solutions

DocuWare Kinetic SolutionsDie Digitalisierung hat mittlerweile sämtliche Lebensbereiche erreicht. Insbesondere in Unternehmen läuft ohne digitale Geschäftsprozesse in der heutigen Zeit aber kaum noch etwas, wenn man mit der temporeichen Businesswelt Schritt halten möchte. Betroffen sind dabei im Grunde alle Branchen. Mit der Dokumentenmanagementlösung DocuWare lassen sich zu diesem Zwecke Workflows automatisieren und Dokumente digital managen.

Der Umstieg auf automatisierte, papierlose Geschäftsabläufe kann für Unternehmen dabei wesentliche Vorteile und viel Effizienz- und Innovationspotential mit sich bringen. Neben einer enormen Kostensenkung (z.B. durch die Einsparung von Papier-, Drucker- und Tonerkosten) bietet der Einsatz von DocuWare beispielsweise eine Erhöhung der Sicherheit sensibler Informationen sowie eine Straffung der gesamten Organisation, indem dokumentintensive Geschäftsprozesse vernetzt und Prozesszykluszeiten so deutlich reduziert werden. Mit Docuware lassen sich ebenfalls die gesetzlichen Anforderungen aus GoBD und DSGVO zur revisionssicheren Ablage von Belegen in der Buchhaltung und zu den Auskunftspflichten über personenbezogene (unstrukturierte) Daten umsetzen.

Hierzu stellt das Dokumentenmanagementsystem DocuWare verschiedene Features zur Verfügung, von denen alle Unternehmensbereiche (z.B. Rechnungs- und Personalwesen oder Vertrieb) profitieren. So können beispielsweise Dokumente einfach und sicher in einem zentralen Pool digital archiviert und verwaltet werden. Darüber hinaus fungiert DocuWare wie ein digitaler Schreibtisch (mit Outlook-Integration), um Unterlagen effizient abzulegen und zu ordnen, schnell zu finden und zu bearbeiten. Für eine besonders effektive Ablage können die Dokumente dabei zum Beispiel nach bestimmten Kriterien sortiert, geheftet, mit Notizen und Anmerkungen versehen, gestempelt oder direkt weitergeleitet werden. Außendienstmitarbeiter oder externe Partner können schließlich auch mobil auf die jeweiligen Dokumente zugreifen und an Workflows teilnehmen. DocuWare ist zudem flexibel integrier- und skalierbar und bietet höchste Sicherheitsvorkehrungen – vor allem in der Cloud. Mit der kürzlich veröffentlichten Version 7 der Lösung wurde das Dokumentenmanagementsystem sogar noch schneller, stabiler, performanter und benutzerfreundlicher gemacht.

Cloudbasierte Büroautomation mit DocuWare Kinetic Solutions

Obwohl DocuWare bereits seit einigen Jahren auch in der Microsoft Azure Cloud als Dienst betrieben wird, gibt es nun mit den DocuWare Kinetic Solutions eine neue Produktlinie. Diese verfügt über fertige, vorkonfigurierte Vorlagen für Archive, Zugriffsrechte und Rollen sowie automatisierte Workflows zur Unterstützung von Standardprozessen. Die Kinetic Solutions können problemlos an die gewünschte Arbeitsumgebung angepasst werden und bieten so einen einfachen und bequemen Einstieg in die DocuWare Cloud. Weitere Lizenzen für zusätzliche User oder Speicherplatz können jederzeit flexibel hinzugebucht werden. Für Dynamics NAV Kunden bietet prisma csp hierzu auch gleich eine moderne API-Schnittstelle vom ERP-System zur DocuWare Cloud an.

Die vorgefertigten Templates der DocuWare Kinetic Solutions sind bisher für den Bereich „Rechnungsverarbeitung“ und für das „Personalmanagement“ umgesetzt. Möchten auch Sie Ihr Dokumentenmanagement und Ihre Workflows digitalisieren und in die Cloud überführen? Als DocuWare Partner beraten wir Sie gerne!



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