An die Archivierung von kaufmännischen Belegen stellen Gesetzgeber und Finanzbehörden für die Dauer der Aufbewahrungsfrist bezüglich der Unveränderbarkeit hohe Ansprüche. Neben den gesetzlichen Grundlagen (AO, HGB, UStG) gelten insbesondere die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Hierbei entstehen aus Sicht der Finanzverwaltung auch spezielle Anforderungen an IT-gestützte Prozesse.
Darüber hinaus sind elektronische Eingangsrechnungen mit Ende der Übergangsfrist seit 2017 auch elektronisch ohne Medienbruch zu archivieren. Wer also elektronische Rechnungen annimmt, ist im Rahmen der prüfungsrelevanten GoBD verpflichtet, diese Rechnungen nebst steuerrechtlich relevanten Begleitdokumenten, wie z.B. einer E-Mail, elektronisch unveränderbar aufzubewahren. Auch Kontierungsinformationen müssen digital auf dem elektronischen Beleg archiviert werden.
Ein ERP-System wie Microsoft Dynamics NAV bzw. Dynamics 365 Business Central kann diese Archivierungsvorgaben – genau wie eine elektronische Ablage in Filesystemen – nicht erfüllen. Für die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung empfiehlt sich daher der Einsatz einer Dokumentenmanagementlösung wie die Kinetic Solutions von DocuWare.
Die marktführende Lösung spricht insbesondere Unternehmen an, die für eine geringe monatliche Gebühr den gesamten Betrieb eines modernen Archivierungssystems außer Haus in die Microsoft Azure Cloud legen wollen. Neben einem automatischen Auslesen von Eingangsrechnungsdaten über eine OCR-Erkennung enthalten die DocuWare Kinetic Solutions auch digitale Workflows inklusive einer Smartphone-App für effiziente und dokumentierte Genehmigungsprozesse.
Als DocuWare Partner bietet die prisma informatik GmbH passend zu dieser Lösung neben einem Einführungspaket auch eine moderne API-Schnittstelle zu Microsoft Dynamics NAV bzw. Business Central – ebenfalls als günstige Mietlösung. So werden alle Belege aus Dynamics NAV automatisch in DocuWare revisionssicher abgelegt und indexiert. Auch ist ein direkter Aufruf der Original-Belege aus NAV jederzeit möglich.
DocuWare ermöglicht es, neben der Eingangsrechnungsverarbeitung und Belegarchivierung auch viele weitere Prozesse zu digitalisieren. Vom Urlaubs- oder Mehrarbeitsantrag bis zur Vertragsverwaltung können viele papierbezogene Prozesse im Unternehmen sinnvoll beschleunigt und automatisiert werden.
Weitere hilfreiche Funktionalitäten hat DocuWare mit dem kürzlich veröffentlichten Release seiner neuesten Version DocuWare 7.1 erhalten. So lassen sich beispielsweise Rechnungspositionen ab sofort automatisch verarbeiten. Neue Tabellenfelder ermöglichen zudem eine starke Vereinfachung der Prozesse, da die Einbindung der externen Splitbuchung vollständig entfallen kann. Vereinfacht wurden darüber hinaus die Prüfung von Rechnungen sowie die Konfiguration.
Einen Überblick über die digitale Rechnungsverarbeitung mit den vorgefertigten Lösungen von DocuWare gibt auch das folgende Video:
