Jedes Unternehmen spaltet sich in der Regel in verschiedene Abteilungen und Aufgabenbereiche, für die die genutzte Business Software entsprechende Rollen erforderlich macht. Da sich diesbezüglich jeder Betrieb unterscheiden kann, ermöglicht es Dynamics 365 Business Central, die benötigten Rollen genau zu definieren und individuell an sich ändernde Anforderungen anzupassen.
Hierzu kann Powerusern, Abteilungsleitern und Beratern beispielsweise Kontrolle über die Relevanz von Aufgaben für bestimmte Rollen und die Verwaltung der Rollenanpassung gegeben werden, ohne dass dazu Code angepasst werden muss.
Grundsätzlich werden in Business Central Profile zum Definieren und Unterscheiden der verschiedenen Rollen in Unternehmen genutzt. So sind schon auf der Startseite die relevanten Informationen für die Rolle des jeweiligen Anwenders ersichtlich. Für eine möglichst einfache Nutzung bietet Business Central hierzu bereits vordefinierte Rollenprofile für verschiedene Unternehmensabteilungen an. Diese können von Administratoren mit Hilfe bestimmter Werkzeuge weiter angepasst werden.
Profilverwaltung
Die Seite „Profile“ gibt einen Überblick über alle verfügbaren Rollenprofile und deren Erweiterungen. Nicht benötigte oder für das eigene Unternehmen unpassende Profile können nun dort direkt gelöscht oder deaktiviert werden. Um spezifische Rollen abbilden zu können, ist es zudem möglich, entsprechende Profile hinzuzufügen oder anzupassen. Damit der Benutzer die Möglichkeit bekommt, zu den einzelnen Rollen oder Abteilungen zu navigieren und neue Inhalte zu suchen, kann durch den Administrator festgelegt werden, welche Rollenprofile für den Rollen-Explorer geeignet sind. Mittels des Profil-URL-Parameters können darüber hinaus URLs erstellt und geteilt werden, die direkt mit einem Rollenprofil verknüpft sind.
Seitenanpassung für spezielle Rollen
Die Vorgängerversion Microsoft Dynamics NAV besitzt einen Profilkonfigurationsmodus, über den die Benutzeroberfläche für Anwender desselben Profils teilweise angepasst werden können. Dies ist nun auch ohne die Verwendung von Visual Studio Code oder AL in der Desktopumgebung von Business Central durch Klicken der Schaltfläche „Personalisieren“ (über den Einst ellungsknopf) möglich. So können zum Beispiel rollenspezifische Listenansichten generiert, ein Navigationsmenüs definiert oder Felder auf einer Seite ausgeblendet werden. Die jeweiligen Profilanpassungen können dann auch pro Seite angezeigt und deaktiviert werden.
Die zugrundeliegende Syntax bei Profilen und Seitenanpassungen in Business Central ist seit einiger Zeit die AL-Sprache, unabhängig davon, ob die Änderungen von einem Entwickler in der Entwicklungsumgebung oder von einem Berater oder Poweruser direkt im Client erstellt wurden.