Die Buchhaltung bildet einen tragenden Eckpfeiler in jedem funktionierenden Unternehmen und kann auch wesentlich zu dessen Wachstum beitragen. Wichtig ist hierbei allerdings, dass die Mitarbeiter in diesem Bereich nicht unnötig durch zeitaufwendige, manuelle Vorgänge von ihren wesentlichen Kernaufgaben abgehalten werden. Die Lösung bildet der kombinierte Einsatz von Dynamics 365 und DocuWare.
Gerade vor dem Hintergrund, dass die Arbeitsplätze in den Unternehmen flexibler werden und beispielsweise verstärkt auch Homeoffice ermöglicht werden soll, ist es unabdingbar, vorher die Prozesse in der Buchhaltung sicher und transparent zu digitalisieren.
Neben der Verwendung einer ERP-Lösung wie Dynamics 365 Business Central kann auch ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie DocuWare dabei unterstützen, die entsprechenden Workflows zu digitalisieren und auf diese Weise Zeit einzusparen und Produktivität zu steigern. Die folgenden Punkte zeigen, wie sich mithilfe des kombinierten Einsatzes von Business Central und DocuWare in der Buchhaltung Aufwand, Zeit und Kosten erheblich reduzieren lassen.
Volle Cashflow-Kontrolle durch digitale Genehmigungsprozesse
Bis alle notwendigen Belege für die Rechnungsprüfung (z.B. Verträge oder Lieferscheine) in Papierform beisammen und von den verantwortlichen Personen geprüft sind, kann in der Regel viel Zeit vergehen. Um die Abwicklung zu beschleunigen, kommt es daher vor, dass Genehmigungen ohne eine explizite Prüfung erfolgen. Dies kann jedoch zu Fehlern und Überzahlung führen. Durch die digitale Dokumentablage an einer zentralen Stelle mittels DMS stehen alle nötigen Belege direkt für die Überprüfung bereit.
Durch einen vorkonfigurierten Workflow werden die Kontierungs- und Rechnungsinformationen zudem aus DocuWare heraus automatisch zur weiteren Verarbeitung in die Finanzbuchhaltung übertragen und in einem angebundenen ERP-System allen berechtigten Benutzern zur Verfügung gestellt. Die entsprechende Verknüpfung bietet beispielsweise die zertifizierte Schnittstelle „Dynamics to DocuWare“ von prisma informatik. Dies führt zu einer Entlastung des jeweiligen Prüfers und eine transparente und sichere Überwachung von Cashflows.
Bessere Liquidität durch digitale Belegarchivierung
Durch die automatische Erfassung und digitale Archivierung von Belegen und sonstigen Dokumenten stehen alle nötigen Daten immer auf Knopfdruck bereit. Alltägliche Prozesse wie Anfragen und Reklamationen oder die Vorbereitung von Lastschriftbearbeitung oder Bankeinzug werden so deutlich vereinfacht. Insbesondere in der Debitorenbuchhaltung kann viel Aufwand eingespart werden, wenn beispielsweise ein Kunde wegen Zahlungsverzuges kontaktiert werden muss und alle notwendigen Dokumente digital auf Abruf zur Verfügung stehen. Dies beschleunigt wiederum den Zahlungseingang und verbessert die Liquidität.
Reduzierte Kosten für Archivierung und Verarbeitung von Dokumenten
Eine papierbasierte Buchhaltung raubt nicht nur jede Menge Platz und Kosten, sondern auch wertvolle Arbeitszeit. Mitarbeiter verbringen bisweilen viele Stunden damit, Papierbelege und -akten abzulegen, zu sortieren und bei Bedarf zu suchen. Ein digitales Dokumentenmanagement macht diese Arbeiten hinfällig und entlastet schließlich Mitarbeiter und Budget.
Garantierte Sicherheit für vertrauliche Dokumenten
Für jedes Unternehmen gelten seit Anfang 2017 verpflichtend die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Insbesondere der Finanz- und Buchhaltungsbereich verarbeitet oftmals sensible Daten. Business Central und DocuWare erfüllen alle gesetzlichen Vorgaben (z.B. durch klar definierte Zugriffsrechte). Durch den gesetzeskonformen elektronischen Rechnungsaustausch sind Sicherheit und Vertraulichkeit aller Dokumente stets gewährleistet. Auch die ebenfalls durch die GoBD erforderliche Einhaltung von Aufbewahrungsfristen lässt sich – beispielsweise mit dokumentierten Aufbewahrungsregeln und automatisierten Löschverfahren – problemlos umsetzen.
Schneller Zugriff von jedem Ort aus
Sowohl die zentrale ERP-Lösung Dynamics 365 Business Central als auch DocuWare lassen sich durch ihre modernen Bereitstellungsmöglichkeiten überall nutzen – egal ob auf dem Desktop, Laptop, Tablet oder Smartphone. Mit dem kombinierten Einsatz beider Lösungen arbeiten Teams aus verschiedenen Fachbereichen somit künftig enger und effizienter zusammen, selbst wenn sich die einzelnen Mitarbeiter an unterschiedlichen Orten befinden. Die Einhaltung von Compliance und Sicherheit hat dabei oberste Priorität.
Möchten auch Sie Ihre Prozesse in der Finanzbuchhaltung digitalisieren und beschleunigen, um so unter anderem Zeit und Kosten zu sparen sowie Produktivität und Liquidität zu steigern? Kontaktieren Sie uns gerne für weiterführende Informationen.