In jedem Unternehmen, welches Business Software zur Abwicklung seiner Geschäftsabläufe einsetzt, kommt es maßgeblich auf reibungslose und effiziente Prozesse an. Bei der Modellierung dieser Prozesse kann ein BPMN-Tool wesentlich zur Optimierung der Zusammenarbeit von Fachabteilung und IT-Bereich beitragen.
Unter BPMN (Business Process Model and Notation) versteht man eine Spezifikationssprache zur grafischen Darstellung von Prozessen, welche mittlerweile zertifizierter Standard ist. Sie bietet verschiedene Symbole, mit Hilfe derer Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe modelliert und dokumentiert werden können. Es sind bereits vielfältige Prozessengines verfügbar, die mit BPMN spezifizierte Prozesse ausführen können.
Für welche Anwendungsfälle eignet sich der Einsatz von BPMN?
Neben einer gewinnbringenden Dokumentation bereits bestehender Unternehmensprozesse, unterstützt BPMN auch bei der Einführung neuer Abläufe sowie der Verbesserung vorhandener Prozesse in organisatorischer Hinsicht oder durch Software-Lösungen. Eigentliches Ziel ist es, die Realität so im Modell abzubilden, dass dessen Komplexität reduziert wird.
Warum kann BPMN im Unternehmen so hilfreich sein?
Die Problematik ist stets, dass ein Prozess für den Fachbereich gut lesbar sein muss und gleichzeitig präzise genug (inklusive aller technischen Details), um im IT-System (z. B. Dynamics 365 Business Central) implementiert werden zu können. Der Einsatz eines BPMN-Tools dient somit in erster Instanz als Brücke zwischen IT- und Fachbereich und erhöht somit die Transparenz.
Durch BPMN spezifizierte Prozesse sollen der Fachabteilung eine logische Reihenfolge von Arbeitsabläufen vorgeben, welche allgemeinverständlich für alle Beteiligten modelliert werden sollen. Im IT-Bereich geht es hingegen um die technische Sicht auf einen ausgeführten Prozess (weitestgehend um die Automatisierung von Prozessen). Das BPMN-Tool vereint dabei beide Bereiche und unterstützt von der Entwurfsphase bis zur technischen Systementwicklung. Damit wird ein gemeinsames Verständnis und ein Wissenstransfer beider Parteien geschaffen – sowohl intern als auch abteilungsübergreifend.
Darüber hinaus hilft der Einsatz von BPMN bei der Optimierung von bereits vorhandenen Prozessen und Strukturen. Somit können beispielsweise Engpässe identifiziert und das Ressourcenmanagement überdacht werden. Zudem können Schnittstellen sowie der Prozessumfang reduziert werden. Eine Arbeitserleichterung schafft des Weiteren eine mögliche Automatisierung durch BPMN.
Konkrete Einsatzszenarien
Für den Einsatz von BPMN gibt es zahlreiche Anwendungsmöglichkeiten. So könnte beispielsweise der Prozess eines Urlaubsantrages oder der Genehmigungsworkflow einer Einkaufsbestellung deutlich vereinfacht werden und vollständig papierlos ablaufen. Auf Grundlage des BPMN-Modells wird dabei der Urlaubsantrag oder die zu prüfende Einkaufsbestellung zwischen den verschiedenen Genehmigungsebenen durchgereicht und gegebenenfalls überarbeitet, bis sie schließlich wieder beim Antragsteller ankommen. Dabei werden die Genehmiger (z. B. Vorgesetze oder befugte Mitarbeiter) ausschließlich digital um Genehmigung oder Ablehnung gebeten und der Antragsteller wird zum Schluss über die Entscheidung unterrichtet. Solche automatisierten Prozesse gewährleisten die Unterstützung der IT, einen höheren Durchsatz, die Einsicht in den Prozessstatus und abschließend einen automatischen Nachweis.
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass BPMN für eine übereinstimmende Kommunikation zwischen Fachbereich und IT sorgt. Zudem werden aufgrund der Standardisierung die Prozesse vereinheitlicht und die Lesbarkeit erhöht. Darüber hinaus trägt BPMN zur Optimierung von Strukturen und Prozessen bei und gewährleistet aufgrund der Automatisierung eine Optimierung in allen Bereichen.