Mitarbeiter in Unternehmen sind tagtäglich mit vielen verschiedenen Geschäftsabläufen konfrontiert. Um deren Abwicklung möglichst einfach und schnell zu gestalten, bietet Dynamics 365 Business Central verschiedene vorkonfigurierte Workflows. Zudem lassen sich weitere individuelle Workflows definieren und hinzufügen.
Seit Erweiterung des Genehmigungsworkflow-Moduls vor einigen Jahren können in Business Central neben dem Einsatz von Genehmigungen auch komplexe Prozesse automatisiert und Benachrichtigungen bei bestimmten Ereignissen aktiviert werden. Hierzu stehen bereits 28 vorkonfigurierte Workflows für verschiedene Abläufe und Szenarien zur Verfügung. Weitere können jederzeit für individuelle Anforderungen selbst erstellt werden.
Geschäftsabläufe prüfen mit Genehmigungsworkflows
Ein wichtiges Einsatzgebiet von Workflows bleiben dabei Genehmigungen bzw. Freigabeprozesse, welche beispielsweise in verschiedenen Bereichen des Einkaufs und Verkaufs eingesetzt werden können. So kann zum Beispiel festgelegt werden, dass eine Einkaufsbestellung vor dem Versand erst durch weitere Mitarbeiter im Unternehmen geprüft und freigegeben werden muss. Hierzu muss nach Erstellung der Einkaufsbestellung eine Genehmigungsanforderung gesendet werden, welche die betroffenen Mitarbeiter zur Genehmigung der Bestellung auffordert.
Es bestehen verschiedene Möglichkeiten festzulegen, welche Genehmiger im jeweiligen Workflow eingesetzt werden – zum Beispiel über eine Genehmigungskette. Die Reihenfolge der Genehmiger und der aktuelle Stand sind dabei jederzeit einsehbar.
Nach Senden einer Genehmigungsanforderung wird der geforderte Genehmiger auf seiner Startseite im Abschnitt „Genehmigungen“ über den Stapel „Zu genehmigende Anforderungen“ auf die jeweilige Anforderung aufmerksam gemacht. Möglich ist zusätzlich die Zusendung eines entsprechenden Links per E-Mail. Durch Öffnen der zugehörigen Karte besteht für den Genehmiger schließlich die Wahl, die Anforderung zu genehmigen, abzulehnen oder zu delegieren. Ein Editieren der Felder ist dabei nicht möglich. Erst nach Genehmigung durch alle erforderlichen Mitarbeiter wird der Status der Bestellung schließlich auf „Freigegeben“ gesetzt und der Workflow gilt als abgeschlossen.
Benachrichtigung bei der Änderung von Feldern
Das Workflow-Modul in Dynamics 365 Business Central bietet darüber hinaus die Möglichkeit, Mitarbeiter durch einen Workflow zu benachrichtigen, sobald bestimmte Feldwerte in den Stammdaten, zum Beispiel das Kreditlimit eines Debitors, verändert werden. Die entsprechende Genehmigungsanforderung, ob der Wert verändert werden darf, wird dabei ohne Drücken einer speziellen Schaltfläche automatisch nach Änderung des Feldes versendet. Die Änderung tritt schließlich erst nach Freigabe durch den jeweiligen Genehmiger in Kraft.
Zeitersparnis durch Prozessautomatisierung
Ebenfalls möglich ist es, durch Workflows komplexe Prozessdurchläufe in Business Central zu automatisieren. Auf diese Weise kann beispielsweise ein bestimmtes Ereignis eine entsprechende Aktion auslösen. Ein Beispiel für die Prozessautomatisierung durch einen Workflow wäre zum Beispiel das automatische Buchen einer Einkaufsrechnung, nachdem diese freigegeben wurde. Nach der Buchung erfolgt schließlich der Versand einer Benachrichtigungs-E-Mail an die Buchhaltung. Weiterhin könnte nach Buchung der Einkaufsrechnung automatisch eine neue Zeile im Zahlungsausgangs-Buchblatt angelegt werden. Diese Automatisierungen können den Zeitaufwand erheblich reduzieren, da einzelne Arbeitsschritte nicht mehr manuell angestoßen werden müssen.
