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Mehr als einfache Belegarchivierung: Die vielfältigen Einsatzgebiete von DocuWare

Einsatzgebiete DocuWare Business Central

In Zeiten der Digitalisierung ist ein Dokumentenmanagementsystem wie DocuWare ein effizienter Helfer für die Rechnungsverarbeitung und die Dokumentenarchivierung. Doch DocuWare hat viele weitere Einsatzgebiete, in denen Unternehmensprozesse nachhaltig optimiert und beschleunigt werden können – auch in Verbindung mit Dynamics 365 Business Central.

Bereits vor der Corona-Pandemie wurden die Prozesse in Unternehmen zunehmend digitaler. Durch die Krise wurde dieser Wandel jedoch noch zusätzlich angetrieben. Mittlerweile speichern wir Dokumente und Daten in der Cloud, senden E-Mails statt Briefe und ersetzen Meetings durch Video-Calls. Die Digitalisierung prägt und beschleunigt unser Arbeiten und unsere Geschäftsmodelle, sie hält immer mehr Einzug in die Büros. Viele Betriebe verwalten ihre Dokumente wie Rechnungen und Gutschriften aber noch immer mit einer Mischung aus Papier- und Fileablage. Doch wie kann man diese Problematik möglichst einfach und schnell lösen?

Ein digitales Dokumentenmanagement und die Automatisierung von Workflows sind einfache und wirksame Schritte, das Chaos und die digitale Transformation zu meistern. DocuWare automatisiert Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe, indem es Dokumente elektronisch verwaltet und verlinkt. Die umfangreichen Funktionalitäten finden dabei in vielen weiteren Einsatzgebieten Verwendung und unterstützen so umfassend bei der Abwicklung des Unternehmensalltags:

Neue Mitarbeiter gesucht? Digitales Bewerbermanagement mit DocuWare hilft dabei

Die Suche nach geeignetem Personal ist in allen Branchen und Unternehmensbereichen gleichermaßen wichtig und bisweilen auch schwierig. Eine rechtzeitige und kompetente Reaktion auf Bewerbungen ist daher unabdingbar.

Mit DocuWare lässt sich das Bewerbermanagement rasch und einfach digitalisieren – alle relevanten Personen können dabei bequem und transparent in den Prozess eingebunden werden. Eingehende Bewerbungen werden einheitlich abgespeichert und anschließend zur datenschutzkonformen Bearbeitung über einen digitalen Workflow mit allen Beteiligten geteilt. Eine Notiz- und Stempelfunktion erlaubt es schließlich, Kommentare und sonstiges Feedback auf den Unterlagen zu hinterlassen, ohne dabei die Originaldokumente zu verändern. Nach Sichtung und Bearbeitung der Bewerbungen können entsprechende Empfangsbestätigungen, Ab- und Zusagen oder auch interne Erinnerungsmails automatisch versendet werden.

Sichere Vertragsverwaltung mit DocuWare

Kaum ein Geschäft wird heutzutage ohne einen Vertrag mit entsprechenden Regularien, Klauseln, Garantien und Verpflichtungen abgeschlossen. Doch auch heute noch geschieht dies oftmals auf Papier. Nicht selten wandert das wichtige Dokument anschließend in das Archiv und wird erst wieder bei Problemen herausgeholt – sofern es dann überhaupt noch auffindbar ist.

Mit DocuWare lassen sich Vertragsdokumente sicher und rechtskonform archivieren und proaktiv verwalten. Durch eine Verlinkung mit anderen Systemen, wie beispielsweise Dynamics 365 Business Central, verfügen die berechtigten Abteilungen jederzeit über schnellen und sicheren Zugriff auf alle notwendigen Informationen. Vertragsinhalte lassen sich so bestmöglich überprüfen und einhalten.

Reisekostenmanagement mit DocuWare beschleunigen

Die Reisekostenerstattung kann im Unternehmen bisweilen viel Zeit in Anspruch nehmen, schließlich liegt zwischen der Geschäftsreise, dem Antrag und der Bearbeitung bis hin zur Erstattung von Reisekosten oft ein langwieriger Prozess.

Mit DocuWare und Business Central lässt sich die Abwicklung der nötigen Schritte jedoch vereinfachen und beschleunigen. So können Belege wie Hotelrechnungen beispielsweise direkt von unterwegs aus (z.B. über eine mobile App) eingescannt und der Reiskostenantrag über ein Webformular direkt im Browser ausgefüllt werden. Das übermittelte Formular erscheint anschließend samt der angehängten Belege sofort in der Liste der Buchhaltung und kann entsprechend schnell bearbeitet und freigegeben werden.

Stabile, schnelle und sichere Finanzprozesse mit DocuWare

Fehlerfreie Kernabläufe in der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sichern die Wirtschaftlichkeit und Liquidität eines Unternehmens. Überholte und papierbasierte Prozesse stehen einem solchen schnellen und stabilen Arbeitsfluss oft im Weg, indem zum Beispiel Kosten zu spät erfasst werden, Genehmigungen sich verzögern oder fehlende Freigaben und Belege Buchungsabschlüsse blockieren. Auch die Abkoppelung von den Daten und Transaktionen im ERP- und Finanzsystem erschwert die Geschäftsabläufe zusätzlich.

Die vielfältigen Funktionen von DocuWare können hierbei jedoch erheblich unterstützen. Mittels digitaler Dokumentenablage und Rechnungsbearbeitung sowie einer direkten Vernetzung mit dem ERP-System hilft DocuWare der Finanzabteilung unter anderem bei der rechtssicheren Archivierung und beim Schutz vor Datenverlust und Betrug. Auch das Verknüpfen von Buchungen mit Belegen und eine transparente Mehr-Augen-Kontrolle werden vereinfacht. DocuWare ermöglicht dabei ein besonders rasches Erfassen und Genehmigen von Rechnungen – auch auf mobilem Wege.

Optimales Zusammenspiel: DocuWare mit Dynamics 365 Business Central

Mit DocuWare lassen sich somit viele interne Geschäftsprozesse erheblich vereinfachen und beschleunigen, ohne dabei auf Sicherheit und Rechtskonformität verzichten zu müssen – insbesondere auch bei der Anbindung an ein ERP-System wie Dynamics 365 Business Central. Durch die Verknüpfung von Geschäftsdokumenten mit ERP-Daten lässt sich schließlich ein hoher Mehrwert erzielen. Unsere zertifizierte Schnittstelle „Dynamics to DocuWare“ ermöglicht hierbei eine nahtlose Integration beider Systeme.



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