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Business Central: Dateien anzeigen und freigeben durch neue OneDrive Integration

Mit der diesjährigen Herbstversion von Business Central wurden die Möglichkeiten zur Vernetzung mit anderen Microsoft 365 Anwendungen wieder erweitert. In diesem Rahmen ist es nun auch möglich, Dateien über eine neue OneDrive Integration zu teilen.

Die Option, Business Central mit anderen Geschäftsanwendung von Microsoft zu verknüpfen, sorgt in Unternehmen bereits seit Längerem für mehr Produktivität und Zeitersparnis. Bisher stand hierbei beispielsweise die Integration mit Microsoft Teams oder Excel zur Verfügung. Mit der neuen Herbstversion ist nun auch die Integration mit dem Cloud-Speicherdienst OneDrive for Business möglich.

Auf diese Weise können mit Business Central ganz einfach Dateien gespeichert, verwaltet und mit anderen Personen über OneDrive geteilt werden. So können beispielsweise Word-Belege freigegeben werden, um sie dann gemeinsam mit dem Team in Echtzeit zu bearbeiten. Mit OneDrive können jedoch auch andere Dateitypen, wie zum Beispiel PDFs, geöffnet werden.

Business Central bietet hierzu ab sofort auf den meisten Seiten, welche Dateien beinhalten (z.B. im Berichtseingang oder bei Dateien, die an Datensätze angehängt sind) die neue Aktion „Öffnen in OneDrive“. Durch Auswahl dieser Aktion wird die entsprechende Datei dann zum Teilen in OneDrive abgelegt.

OneDrive Integration in Business Central
Neue Aktion „Öffnen in OneDrive“ („Open in OneDrive“) in Business Central (Quelle: Microsoft)

Automatische Ordnerstruktur bei erstmaliger Verwendung

Wird die Aktion „Öffnen in OneDrive“ zum ersten Mal verwendet, erstellt Business Central in OneDrive einen neuen Ordner mit dem Namen „Business Central“. In diesem Ordner wird ein weiterer Ordner mit dem Namen der Firma, in der aktuell gearbeitet wird, angelegt. Anschließend wird eine Kopie der ausgewählten Datei generiert und in der Online-Version der entsprechenden Anwendung geöffnet.

Dort gibt es schließlich die Möglichkeit für Anmerkungen, Änderungen und Kollaboration, ohne den Browser verlassen zu müssen. Andere Dateitypen wie PDFs, Textdateien oder auch Bilder können über einen OneDrive File-Viewer angezeigt werden, welcher beispielsweise Funktionen zum Drucken und Teilen bietet.

Der angelegte Ordner sowie dessen Inhalt bleiben so lange privat, bis sie für andere freigegeben werden. Die Freigabe kann dabei für einzelne oder mehrere Personen innerhalb oder auch außerhalb des Unternehmens erfolgen.

Der Zugriff auf OneDrive kann in den Business Central Einstellungen unter dem Punkt „Cloud Speicher“ eingerichtet werden.

OneDrive Einrichtung Business Central
Einrichtung des Zugriffs auf OneDrive über den Punkt „Cloud Speicher“ („Cloud Storage“) in den Business Central Einstellungen (Quelle: Microsoft)



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