Um das Onboarding für Dynamics 365 Business Central zu beschleunigen und vereinfachen, entwickelt Microsoft hierfür kontinuierlich neue Hilfs- und Lerntools. Auch mit der diesjährigen Frühjahrsversion wurden diese wieder erweitert.
Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für den Einsatz von Dynamics 365 Business Central zur Steuerung ihrer Geschäftsprozesse. Dabei ist es von Vorteil, wenn neue Benutzer*innen möglichst schnell und einfach in die Nutzung einsteigen können. Hierfür stellt Microsoft seit einiger Zeit diverse Onboarding-Features zur Verfügung, welche in Business Central integriert sind und direkt innerhalb oder von der Anwendung heraus aufgerufen und genutzt werden können. Mit der kürzlich veröffentlichten April-Version 2022 wurde Dynamics 365 Business Central im Onboarding-Bereich wieder um einige Neuerungen optimiert.
Kontextbezogene Links im Hilfebereich
Damit neue Anwender*innen in der Onboarding-Phase schneller den Umgang mit Business Central erlernen und bei ihren Geschäftsprozessen unterstützt werden, hat der erste Veröffentlichungszyklus 2022 verschiedene kontextsensitive Links zur Anleitung und zum Selbststudium zur Verfügung gestellt. Der Zugriff auf den kontextsensitiven Inhalt erfolgt dabei über einen neuen und modernen Hilfebereich, welcher auch von Partnern durch zusätzliche Informationen erweitert werden kann.
Der Hilfebereich enthält Links zu konzeptionellen Microsoft-Dokumentationen, Microsoft Learn-Inhalten sowie von Partnern bereitgestellte und verwaltete Inhalte, sofern diese die entsprechenden Richtlinien erfüllen. Die von Partnern gehosteten Informationen werden aktuell von der vorhandenen AL-gestützten Engine für kontextsensitive Hilfe unterstützt. Zukünftig sollen Tools und Anleitungen Partnern dabei helfen, ihre Inhalte über einen Suchindex mit dem Hilfebereich zu verknüpfen.
Durch den umfangreichen Hilfebereich können Benutzer*innen sich bei der Arbeit mit Business Central somit eigenständig informieren und schulen, ohne dabei auf die Hilfe des Partners oder von Schulungsberater*innen angewiesen zu sein.
Erweiterte Checkliste für Einstellungen und Anpassungstools
Die Anpassung ist eine leistungsstarke und wichtige Funktionalität in Business Central. Damit das Feature von neuen Anwender*innen möglichst frühzeitig entdeckt und genutzt wird, werden die verschiedenen Anpassungsmöglichkeiten direkt im Rollencenter in einer geführten „Erste Schritte“-Tour vorgestellt. Diese Checkliste wurde nun um einige zusätzliche Schritte erweitert, um den Nutzer*innen weitere Einstellungen und Optionen und den Weg dorthin zu zeigen. Checklisten können darüber hinaus selbst erstellt und so an spezifische Rollen angepasst werden.
Unterstützung für Rich-Text in Lerntipps und Touren
Bei Dynamics 365 Business Central handelt es sich um eine umfassende und mitunter komplexe Geschäftslösung. Damit User sich möglichst schnell in die Arbeit mit der Software einfinden, bietet die aktuelle Frühjahrsversion zudem die Möglichkeit, produktinterne Lerntipps anzuzeigen, um das Verständnis von Konzepten, Seiten und Steuerelementen zu beschleunigen und steigern.
Hierzu ist es nun möglich, die Lerntipps mit Rich-Text zu ergänzen, um noch klarere und detailliertere Beschreibungen bereitzustellen. Dabei können auch Links zu anderen In-App-Entitäten zu einem Lerntipp hinzufügt werden. Auf diese Weise lassen sich beispielsweise Workflows leichter finden und verstehen.
Tour durch den Rollen Explorer und die Filtermöglichkeiten
Für ein möglichst produktives und effizientes Arbeiten mit Business Central sollte Anwender*innen die passende Rolle zugewiesen werden. Eine Übersicht über die Funktionalität von Rollen bietet dabei der Rollen Explorer.
Der erste Veröffentlichungszyklus 2022 stellt hierfür eine Rollencenter-Tour zur Verfügung, welche zur Nutzung des Rollen Explorers anregen soll. In einer kleinen Tour wird dabei zum Beispiel erklärt, wie der Rollen Explorer aufgebaut ist und wie die Ansicht gefiltert werden kann.