Seit einiger Zeit umfassen die Möglichkeiten zur Vernetzung von Business Central mit anderen Microsoft 365 Anwendungen auch eine OneDrive Integration. Mit der kürzlich veröffentlichten Herbstversion 2022 wurde diese wieder um einige Neuerungen erweitert.
Mit der zweiten Veröffentlichungswelle in diesem Jahr können Unternehmen nun ganz einfach steuern, welche Funktionen in Verbindung mit OneDrive für Business Central aktiviert werden sollen. Auf diese Weise kann kollaborativ an Geschäftsdokumenten und mit anderen Dateien im Browser gearbeitet werden.
Hierzu gibt es für Administrator*innen künftig eine entsprechende Anleitung zur Einrichtung von OneDrive in Business Central. Dabei kann angegeben werden, welche Funktionen im System eine Verbindung zu OneDrive herstellen können und ob eine, beide oder keine der System- und Anwendungsintegrationen mit OneDrive aktiviert werden sollen. Bei Business Central On-Premise umfasst diese Einrichtungsanleitung die Konfiguration der Verbindung zu OneDrive.
Sie erkennt, ob die Umgebung für die Verwendung der älteren OneDrive- oder SharePoint-Integration eingerichtet wurde, und unterstützt beim Umstieg auf die neuere OneDrive-Integration. Die alte SharePoint-Seite „Verbindungseinrichtung“ und die SharePoint-Integrationsfunktionen wurden in diesem Zuge abgekündigt.
„In Excel bearbeiten“ nun auch mit OneDrive verwenden
Bei Aktivierung von OneDrive für Systemfunktionen wird die Aktion „In Excel bearbeiten“ jetzt in Excel für das Web geöffnet. Die von Business Central erzeugte Excel-Datei wird dabei automatisch in den Business Central Ordner in OneDrive kopiert und dann in einer neuen Registerkarte geöffnet, sodass vollständig im Browser gearbeitet werden kann.
Dateien direkt von Business Central aus via Outlook teilen
Das „Teilen“-Fenster in Business Central bietet jetzt eine dritte Möglichkeit zum Teilen eines Links zu Business Central Dateien. Bisher konnten Links in die Zwischenablage kopiert oder mit einer kurzen Nachricht an ausgewählte Empfänger gesendet werden. Ab sofort kann das Freigabefenster jedoch auch Outlook Online öffnen und automatisch einen Link zur Datei in den Nachrichtentext einfügen. Dabei können alle gängigen Outlook Funktionen verwendet werden, einschließlich formatiertem Text, Anlagen, Bildern oder Tabellen und dem Hinzufügen von CC- oder BCC-Empfängern.
Duplikate bei der Dateiablage in OneDrive vermeiden
Beim Öffnen einer Datei in OneDrive oder bei der Freigabe eines Geschäftsdokuments direkt aus Business Central heraus ist es möglich, dass bereits eine gleichnamige Datei in OneDrive existiert. In diesem Fall können Benutzer*innen künftig mit dem Öffnen oder Freigeben der bereits in OneDrive vorhandenen Datei fortfahren, anstatt diese nur zu ersetzen oder eine zweite Datei abzulegen.
