Mit der neuen bidirektionalen App „DocuWare Connect to Teams“ lassen sich Dokumente schnell und einfach zwischen den beiden Anwendungen teilen.
In Zeiten von Homeoffice, mobiler Arbeit und Co. wird Microsoft Teams längst nicht mehr nur als reines Kommunikationsmittel zum Telefonieren und Chatten genutzt. Oftmals werden über die verschiedenen Chats und Channels beispielsweise auch Dokumente mit anderen geteilt. Diese im Nachgang auch im richtigen Kontext wiederzufinden und zentral abzulegen ist nicht immer leicht. Eine sofortige und rechtskonforme Archivierung kann somit viel Zeit und Aufwand sparen.
Mit der neuen DocuWare App in Microsoft Teams lassen sich Dokumente aus Chats und Kanälen sicher in DocuWare archivieren. Dokumente, welche bereits in DocuWare abgelegt wurden, können zudem einfach per Link mit anderen geteilt werden.
Teams –> DocuWare
Mit der App stehen die Funktionen „Ablegen ins Archiv“ und „Ablegen in den Briefkorb“ zur Verfügung. Über diese werden Dokumente sicher in DocuWare abgespeichert. Alle berechtigten Nutzer*innen können dann jederzeit und von überall aus darauf zugreifen. Auf Basis der auf diese Weise abgelegten Dokumente können schließlich auch Workflows gestartet werden.
Bei der Archivierung öffnet sich direkt innerhalb Microsoft Teams der entsprechende DocuWare Ablagedialog. Mit dem Tool „One Click Indexing“ können gewünschte Dokumentinhalte zudem schnell und einfach in die Indexfelder übertragen werden.
DocuWare –> Teams
Bereits archivierte Dokumente können samt ihrer festgelegten Zugriffsberechtigungen direkt aus DocuWare heraus per Link in einen Teams Chat oder Channel gesendet werden – DocuWare muss hierzu nicht verlassen werden. Dabei wird nicht das Dokument selbst, sondern lediglich der Link darauf in Teams gepostet. Auf diese Weise kann beispielsweise ein Lieferantenangebot in der zugehörigen Projektgruppe geteilt werden. Das eigentliche Dokument bleibt dabei sicher in DocuWare hinterlegt.
Beim Teilen archivierter Dokumente öffnet sich direkt innerhalb von DocuWare ein Microsoft Teams Fenster zur Auswahl des Chats oder Channels, in den der jeweilige Link gesendet werden soll. An dieser Stelle können auch Nachrichten hinzugefügt werden.
„DocuWare Connect to Teams“ ist in allen DocuWare Cloud Lizenzpaketen enthalten und steht Anwender*innen von Microsoft Teams im „Apps“-Bereich von Teams zur Verfügung. Zum Teilen von Dokumenten muss die entsprechende Funktion für Microsoft Teams in den Organisationseinstellungen der DocuWare Konfiguration einmalig aktiviert werden.
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