Viele Unternehmen verwenden Vorlagen für aus Business Central heraus versendete E-Mails, um diese beispielsweise standardmäßig mit Fußzeilen oder Haftungsausschlüssen zu versehen. Nun ist es auch möglich, für bestimmte Szenarien Standardanhänge an die Nachrichten anzuhängen.
Mit der zuletzt veröffentlichten Version von Dynamics 365 Business Central besteht damit nun auch die Möglichkeit, zusätzliche Anhänge (z.B. Geschäftsbedingungen für Verkaufsszenarien) zu jeder versendeten Kunden-E-Mail hinzuzufügen.
Hierzu können auf der Seite „Zuweisung von E-Mail-Szenarios“ über die Aktion „Szenario-Anhänge festlegen“ entsprechende Anhänge für bestimmte E-Mail-Szenarien definiert werden.
Auf der Seite „E-Mail-Szenario-Anlagen“ können dabei durch die Auswahl der Aktion „Datei hinzufügen“ auch mehrere Dateien gleichzeitig als Standardanhänge ausgewählt werden.
Wird schließlich eine E-Mail für ein Szenario gesendet, für welches vorher Standardanhänge definiert wurden, werden diese dann automatisch in den entsprechenden E-Mail-Entwurf eingefügt. Wurde für ein E-Mail-Szenario für Angebote also beispielsweise ein Standardanhang mit den allgemeinen Geschäftsbedingungen definiert, wird dieser durch Aktivieren des Schalters „Standardmäßig anfügen“ automatisch an jede Nachricht dieses Szenarios angehängt.
Um bei der Verwendung von Standardanhängen in E-Mail-Szenarien zu variieren, kann die Aktion „Dateien aus Standardauswahl hinzufügen“ genutzt werden. Hierüber kann festgelegt werden, ob die definierten Anhänge immer gesendet werden sollen oder nur unter bestimmten Bedingungen. Mit der Aktion kann dabei aus zusätzlichen Standardanhängen ausgewählt werden, die auf der Seite „Zusätzliche Dateianhänge von Szenarios“ aufgeführt sind.