Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) DocuWare ist im Geschäftsalltag vielseitig einsetzbar. Insbesondere im Einsatz mit anderen Business Anwendungen ergeben sich zahlreiche neue Anwendungsgebiete – so auch in Kombination mit einer Analysesoftware wie Qlik Sense.
Durch die Verknüpfung von Geschäftsdokumenten mit ERP-Daten lässt sich bekanntlich ein hoher Mehrwert erzielen. Die prisma Unternehmensgruppe bietet hierfür eine zertifizierte Schnittstelle, welche DocuWare für eine einfache, gesetzeskonforme und automatisierte Belegarchivierung in Dynamics 365 Business Central integriert. Doch die Einsatzmöglichkeiten des DMS sind hiermit noch lange nicht erschöpft.
Eine Kombination von DocuWare mit einer BI- bzw. Analysesoftware wie Qlik Sense oder Microsoft Power BI kann beispielsweise wertvolle Hilfestellung in vielen weiteren Anwendungsszenarien geben. Auch im Bereich Business Intelligence mit DocuWare hat die prisma Unternehmensgruppe hilfreiche Integrationslösungen entwickelt, die in unterschiedlichen Geschäftsabläufen unterstützen.
Zielführende Recherchen durch Indextabellen von hoher Datenqualität
Für eine zielführende Recherche können die Indexierungsdaten archivierter Dokumente echtes Gold wert sein, denn die Qualität von DocuWare-Listen ist nur dann zuverlässig, wenn auch die Indextabellen richtig und vollständig gefüllt sind. Schließlich sind zielführende Recherchen nur mit Indextabellen hoher Datenqualität möglich und auch die Intelligenz von Workflows in DocuWare liegt in der Qualität der Indexdaten als deren Trigger.
Mit z. B. Qlik Sense kann die Datenqualität der Indextabellen zu jedem Zeitpunkt optimal überwacht werden. Mithilfe des Analysesystems lassen sich so Eingabefehler von Freitextfeldern (z.B. die Groß- und Kleinschreibung oder flüchtige Rechtschreibfehler von wiederkehrenden Begriffen) sowie nicht vollständig gefüllte Felder und Prozess- oder Systemschwächen beim automatischen Füllen von Indexdaten einfach erkennen und beheben.
Abweichungen erkennen durch Schnittstellenüberwachung
Beim Datenaustausch mit Drittanwendungen kommt es mitunter zu Datenabweichungen zwischen dem Dokumentenmanagementsystem und den angebundenen Business Applikationen. Mit der Unterstützung von einer Analysesoftware lassen sich die entsprechenden Schnittstellen (z.B. „Dynamics to DocuWare“) jedoch problemlos überwachen. Auf diese Weise können Differenzen, welche beispielsweise auf Fehler in den Schnittstellen oder nachträglich veränderte Daten in einem der Systeme zurückzuführen sind, schnell aufgespürt werden. Auch fehlende Dokumente (z.B. nicht abgelegte Ausgangsrechnungen vom ERP-System), Vertragsdokumente und gebuchte Eingangsrechnungen ohne Verweis auf das Dokument in DocuWare können so abgeglichen und erkannt werden.
Systemübergreifende Recherchen für einen effizienteren DMS-Einsatz
Recherchen, welche nicht nur archivübergreifend, sondern durch die Zuhilfenahme von z. B. Qlik Sense Analysen auch über das DocuWare System hinaus stattfinden, können den Einsatz des DMS noch effizienter gestalten. So können für noch zielführendere Ergebnisse bei der Dokumentensuche beispielsweise die Daten aus DocuWare mit Daten aus Dynamics 365 Business Central kombiniert werden. Die Recherche ist dabei nicht auf die Indextabellen des DocuWare Archives begrenzt, sondern ermöglicht die systemübergreifende Suche nach Belegen über inhaltstechnisch verknüpfte Informationen aus dem ERP-System oder anderen Business Applikationen (wie CRM, PIM, LVS, Webshop etc.).
Optimierte Entscheidungen durch effiziente Prozessanalyse
Durch den kombinierten Einsatz von BI-Software wie Qlik Sense und DocuWare lassen sich anhand klassischer Kennzahlen und Diagramme verschiedenste Prozesse schnell und einfach analysieren. In diesem Rahmen können beispielsweise Schnittstellen-Traffic oder Aufwandsvolumen gezielt überwacht werden. Wie viele Dokumente kommen pro Tag über eine definierte Schnittstelle? Wie viele Dokumente werden täglich, monatlich oder jährlich in das DMS übertragen? Wie hoch ist der dadurch durchschnittlich gestiegene Datenspeicher? Welche Dokumentenart verbraucht wieviel Speicherkapazität?
Durch die Analyse dieser oder weiterer Fragestellungen können zum Beispiel auf unkomplizierte Weise relevante Unternehmensabläufe und -strukturen (z.B. die Arbeitslast pro Mitarbeiter bzw. Abteilung oder die Anzahl an Eingangsrechnungen pro Jahr, Quartal oder Monat) überprüft werden. Die Prozessanalyse mittels Analysesoftware (z.B. Qlik Sense oder Microsoft Power BI) kann somit auch bei wichtigen strategischen und organisatorischen Entscheidungen im Unternehmen unterstützen.