Die diesjährige Frühjahrsversion von Business Central hält auch wieder einige Neuerungen im Finanz- und Rechnungswesen bereit.
Neben einer neue Prüffunktion zur einfacheren Abstimmung von Konten bietet Business Central 2023 Wave 1 unter anderem statistische Konten zur Optimierung von Analysen und Berichten sowie eine Buchungsvorschau bei der Funktion zur Währungsregulierung.
Neue Prüffunktion zur einfacheren Abstimmung von Konten
Beim Abschluss einer Buchungsperiode sollten möglichst alle Buchungen für ein Sachkonto nochmals auf Korrektheit geprüft werden. Eine neue Aktion zur Überprüfung von Sachposten vereinfacht und beschleunigt diesen Überprüfungsprozess nun und bietet so eine Arbeitserleichterung und mehr Übersichtlichkeit in den jeweiligen Abstimmungsprozessen. Nach der Überprüfung können die Einträge schließlich auch als „Überprüft“ markiert werden.
Zur Verwendung der neuen Funktionalität kann auf der Seite Sachposten nun die neue Aktion „Posten überprüfen“ ausgewählt werden, um die Posten entsprechend zu überprüfen. Bei Durchführung eines Upgrades oder der Migration einer großen Anzahl von Sachposten, kann die Anzahl der zu überprüfenden Posten dabei auch begrenzt werden.
Auf der Seite „Finanzbuchhaltung Einrichtung“ kann das Datum angegeben werden, ab dem die Posten im Feld „Überprüfungsdatum von Sachkonto“ angezeigt werden sollen. Posten vor diesem Datum gelten als bereits überprüft. Existiert eine geringe Anzahl alter Sachposten, welche nicht überprüft werden muss, kann der Hintergrundauftrag „Alte Sachposten“ auf „Überprüft“ gesetzt werden, um diese gesammelt als „Überprüft“ zu markieren.
Die Aktion „Posten überprüfen“ erfordert keine doppelte Buchführung, um alle Posten für eine bestimmte Transaktion zu überprüfen. Es handelt es sich somit um eine flexible Funktion. Die Überprüfungseinstellung lässt sich bei Fehlern auch wieder entfernen.
Einführung von statistischen Konten zur Optimierung von Analysen und Berichten
Analysen zu Sachkontendaten im Unternehmen lassen sich deutlich optimieren, indem darin zusätzliche statistische Metriken genutzt werden. Hierzu können statistische Werte festgelegt und in einem separaten Sachkonto registriert werden, um die Daten zu analysieren.
Bei Sachkontobuchungen liefert das Feld „Menge“ allein nicht viele Daten für Statistiken und Datenanalysen zu den Buchungen. Oft sind jedoch mehr Daten erforderlich, um Berichte aussagekräftiger zu machen.
Statistische Konten optimieren Analysen und die Nachverfolgung von Fortschritten, da einem separaten Sachkonto ein zahlenbasierter statistischer Wert hinzugefügt werden kann. Auf diese Weise lassen sich beispielsweise betriebswirtschaftliche Kennzahlen in Berichte und Analysen einbeziehen (z.B. Quadratmeter des Gebäudes zur Verfolgung der Mietkosten oder Anzahl der Vollzeitmitarbeiter).
Die Werte für das statistische Konto werden unter „Buch.-Blatt statistische Konten“ eingetragen. Anschließend werden sie auf der Seite „Posten des statistischen Kontos“ oder bei den Sachkontoeinträgen für ein Konto aus der Liste „Statistische Konten“ angezeigt.
Buchungsvorschau bei der Funktion zur Währungsregulierung
Bei der Abwicklung internationaler Geschäfte ist es wichtig, diese in mehr als einer Währung durchführen und auch Finanzberichte in verschiedenen Währungen erstellen zu können. Schwankende Wechselkurse erfordern dabei jedoch eine regelmäßige Kursanpassung in Business Central. Mit der neuen Version wird daher eine zusätzliche Kontrolle zur Regulierung von Wechselkursen bereitgestellt. So besteht nun die Möglichkeit, eine Wechselkursregulierung zu erweitern und anzupassen, um die Anforderungen verschiedener Branchen oder Märkte abzudecken.
Ab sofort können für eine höhere Transparenz und zur Vermeidung von Bearbeitungsfehlern die Auswirkungen einer Kursregulierung auf die Buchung bereits vor dem eigentlichen Buchen als Vorschau angezeigt werden. Hierzu muss die Aktion „Buchungsvorschau“ auf der Berichtsanfrageseite „Wechselkurs regulieren“ ausgewählt werden. Dabei kann angegeben werden, ob eine detaillierte Buchung ins Hauptbuch nach Eintrag oder eine summierte Buchung nach Währung gewünscht wird. Hierzu kann einfach im Bericht „Wechselkurse regulieren“ das Feld „Einträge zusammenfassen“ ausgewählt werden.
Zudem kann festgelegt werden, wie bei der Regulierung Dimensionen für Buchungen nicht realisierter Gewinne und Verluste behandelt werden sollen. Dazu stehen im Feld „Dimensionswerte übertragen“ die Optionen „Quelleintrag“, „Per Sachkonto“ und „Keine Übertragung“ zur Verfügung.