Mit Einführung des neuen Wachstumschancengesetzes im Januar 2025 ergeben sich Neuerungen im Bereich der E-Rechnung, die auch Maßnahmen bezüglich der Verwendung älterer Dynamics NAV Versionen erfordern.
Im Januar 2025 tritt das von der Bundesregierung 2023 verabschiedete „Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness“ – kurz „Wachstumschancengesetz“ – in Kraft. Damit einher geht auch die grundlegende Verpflichtung zur Nutzung von E-Rechnungen. Jedes Unternehmen muss diese dann senden und empfangen können. Dies hat auch Einfluss auf die Nutzung von ERP-Systemen. Betroffen sind dabei auch ältere Versionen von Microsoft Dynamics NAV – es besteht somit Handlungsbedarf.
Bei einer E-Rechnung handelt es sich um eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und ebenso verarbeitet werden kann. Damit müssen alle inländischen Unternehmen ab 2025 elektronische Rechnungen empfangen und archivieren können.
Aufgrund der erwarteten Herausforderungen für Unternehmen sind für den Zeitraum von 2025 bis 2027 noch Übergangsregelungen vorgesehen. Papier- und PDF-Rechnungen sind dabei ab 2025 nur noch in Ausnahmefällen möglich. Teils ist dabei die Zustimmung durch den Rechnungsempfänger nötig. Ab dem Jahr 2028 müssen die neuen Anforderungen bezüglich E-Rechnungen und deren Übermittlung jedoch zwingend eingehalten werden. Dann sind E-Rechnungen nur noch über X-Rechnung, ZUGFeRD oder ein alternatives EDI-Verfahren möglich. Die E-Rechnungspflicht betrifft alle steuerbaren und steuerpflichtigen B2B-Transaktionen im Inland, mit Ausnahme von Kleinbetragsrechnungen von unter 250 Euro und Fahrausweisen, für welche weiterhin auch andere Rechnungsformate zulässig sind.
Die Gesetzesänderung hat auch Auswirkungen auf den Einsatz von ERP-Systemen wie Microsoft Dynamics NAV bzw. Business Central. Betroffen sind hierbei auch die älteren Versionen Dynamics NAV 3.0 bis 2015. In diesem Zusammenhang sollten die eigehenden und ausgehenden Dokumentenprozesse im Unternehmen betrachtet werden. Ausgehende E-Rechnungenwerden vom ERP-System erzeugt und versendet und müssen dann revisionssicher archiviert werden – beispielsweise in einem Dokumentenmanagementsystem wie DocuWare. Eingehende E-Rechnungen werden hingegen revisionssicher archiviert und dann im ERP-System weiterverarbeitet.
Die empfohlenen Maßnahmen, die im Zuge der E-Rechnungspflicht zu ergreifen sind, variieren schließlich hinsichtlich der unterschiedlichen Business Central bzw. Dynamics NAV Versionen. In unserem ersten Blogbeitrag widmen wir uns vorrangig den älteren Dynamics NAV Versionen bis einschließlich NAV 2015. Ein weiterer Blogbeitrag beleuchtet schließlich die Empfehlungen für alle folgenden Dynamics NAV bzw. Business Central Versionen.
Mögliche Vorgehensweise für Dynamics NAV Versionen bis 2015
Technisch betrachtet sind die älteren Dynamics NAV Versionen 3.0 bis 2015 bezüglich ihrer Interoperabilität begrenzt. Aus diesem Grund ist für die E-Rechnungsverarbeitung eine externe Komponente erforderlich, um die erforderlichen technischen Fähigkeiten zu ergänzen. Es empfiehlt sich daher für ausgehende Rechnungen zum Beispiel der Einsatz der PDFMAILER-Komponente von gotomaxx. Der Anbieter stellt maßgeschneiderte und einfach integrierbare Softwarelösungen für den elektronischen Versand und Empfang von Rechnungen bereit – egal ob im ZUGFeRD oder XRechnung Format.
Über eine zusätzliche Seite mit Steuerzeichen wandelt der PDFMAILER die gewünschten Rechnungsinformationen in das entsprechende E-Rechnungsformat um (ZUGFeRD und XRechnung). Der Versand erfolgt dann aus dem PDFMAILER heraus per E-Mail. Der ausgehende Beleg muss schließlich revisionssicher abgelegt werden – möglich ist hier beispielsweise ein automatisierter Import über ein E-Mailpostfach in ein revisionssicheres Archiv wie DocuWare.
Zur Verarbeitung von eingehenden Rechnungen kann gegebenenfalls ebenfalls DocuWare zum Einsatz kommen oder ein alternatives System gewählt werden, um eingehende Dokumente entsprechend den Regeln zu archivieren.
Rechtlicher Hinweis:
Die obenstehenden Empfehlungen dienen zu Informationszwecken. Sie sind zu keiner Zeit als Rechtsberatung heranzuziehen oder um zu ermitteln, wie unter Umständen aufgeführte Regelungen oder Gesetze für einzelne Organisationen gelten könnten. Wir empfehlen, bezüglich sachspezifischer Rechtsthemen stets mit einem rechtskundigen Experten zusammenzuarbeiten, um mögliche Auslegungen speziell für Ihr Unternehmen zu erörtern.
