Ab Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland mit Inkrafttreten des neuen Wachstumschancengesetzes elektronische Rechnungen in XML-Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD empfangen und verarbeiten können. DocuWare unterstützt optimal bei der Umsetzung der neuen rechtlichen Anforderungen.
Deutsche Unternehmen sind ab dem nächsten Jahr im Rahmen des Wachstumschancengesetzes verpflichtet, im Rechnungsaustausch mit anderen inländischen Firmen elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Als E-Rechnungen gelten dabei nur solche in einem strukturierten Format, also in XML-Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD.
Die jeweilige Rechnungsdatei kann dabei entweder eine reine XML-Datei sein (XRechnung) oder als hybrides Format zusätzlich einen PDF-Sichtbeleg beinhalten (ZUGFeRD). Als Rechnungsdaten relevant sind schlussendlich aber nur die maschinenlesbaren XML-Daten. Alle übrigen Rechnungsformate wie klassische Papierrechnungen oder PDF-Anhänge zählen zu „sonstigen“ Formaten.
Mit DocuWare bestens gerüstet zum E-Rechnungsempfang
In DocuWare ist die Verarbeitung von XRechnung und ZUGFeRD bereits seit einigen Jahren standardmäßig enthalten, die Umsetzung der neuen rechtlichen Vorgaben wird somit unterstützt. Zudem können zahlreiche weitere nationale strukturierte E-Rechnungsformate verarbeitet werden (z.B. Factur-X aus Frankreich, FatturaPA aus Italien, FACTURAe aus Spanien oder KSEF aus Polen).
Auch alle anderen XML-basierten Dokumente wie Lieferscheine, die zum Rechnungsvorgang gehören, kann DocuWare automatisch und zuverlässig verarbeiten. Die entsprechenden Funktionalitäten können ab DocuWare Version 7.10 genutzt werden.
Rechtskonforme Archivierung mit DocuWare
Rechnungen werden in DocuWare sicher digital archiviert. Aus den XML-Dateien werden dabei automatisch die für die Rechnungen relevanten Werte als Indexdaten in DocuWare transferiert. Auf diese Weise werden die Aufbewahrungsrichtlinien der GoBD erfüllt und Belege können beispielsweise bequem und lückenlos für Betriebsprüfungen aufbereitet oder für Analysen zur abteilungsinternen Prozessoptimierung verwendet werden.
Darüber hinaus können Rechnungen auf Basis definierter Regeln direkt zur Buchung freigegeben oder in Genehmigungs-Workflows zur Freigabe an die zuständigen Stellen weitergeleitet werden. Am Ende lassen sich Buchungssätze für die automatische Weiterverarbeitung im ERP- bzw. Buchhaltungssystem erzeugen. Mit der Schnittstelle zu Microsoft Dynamics NAV und Dynamics 365 Business Central der prisma informatik GmbH werden – in Verbindung mit DocuWare – auch ältere Software-Versionen für die gesetzeskonforme Verarbeitung kurzfristig und kostengünstig fit gemacht.
Verarbeitung von Papierrechnungen in der Übergangsphase
Aufgrund der erwarteten Herausforderungen für Unternehmen sind für den Zeitraum von 2025 bis 2027 noch Übergangsregelungen vorgesehen. Papier- und PDF-Rechnungen sind dabei ab 2025 jedoch nur noch in Ausnahmefällen möglich. In der Übergangsphase werden allerdings noch weiter PDF- und Papierrechnungen eintreffen.
Mit DocuWare lassen sich auch diese automatisiert erfassen und deren Daten zuverlässig im gleichen System und in gleicher Weise wie die E-Rechnungen verarbeiten. Rechnungsinformationen werden dabei mit Intelligent Indexing auch aus klassischen Rechnungen automatisch übernommen.
