Der Einsatz von künstlicher Intelligenz ist auch am Arbeitsplatz mittlerweile kaum noch wegzudenken. In vielen Unternehmen unterstützt KI schon heute die alltäglichen Geschäftsprozesse. Mit Copilot finden auch in Dynamics 365 Business Central bereits erste KI-Funktionalitäten Einsatz und fördern so die Kreativität und Produktivität der Anwender. Im Zuge der Veröffentlichung der neuen Frühjahrsversion wird Business Central nun mit einem weiteren KI-gestützten Feature ausgestattet – dem Sales Agent, um den Prozess der Erfassung von Verkaufsaufträgen aus E-Mail-Nachrichten zu automatisieren.
Agents können autonom arbeiten, zugewiesene Aufgaben ausführen, auf verschiedene Ereignisse und Eingaben reagieren, den Status von Daten überprüfen und auf Benutzereingaben und dem Kontext der Business Central Benutzerumgebung basierende Fehler lösen.
Der neue Sales Agent in Business Central ist so konfiguriert, dass er den gesamten Prozess verwaltet:
• Annahme von Artikelanfragen aus Kunden-E-Mails in einem gemeinsamen Unternehmenspostfach
• Identifizieren des Kunden anhand der in Business Central registrierten Kunden
• Entwerfen des Angebots mit den angeforderten Artikeln
• Überprüfen der Artikelverfügbarkeit
• Weiterleiten des Angebots an den Kunden zur Genehmigung
• Der Anwender erhält anschließend eine Bestätigung, wandelt das Angebot in einen Verkaufsauftrag um und teilt den Auftrag dem Kunden per E-Mail mit.
Der Copilot Sales Agent arbeitet auf Basis der gegebenen Anweisungen und der Benutzerkonfiguration. Er verwendet KI, um die nötigen Schritte zur Aufgabenerfüllung in Business Central auszuführen. Bei Bedarf wird schließlich der Benutzer zum manuellen Eingriff aufgefordert, beispielsweise, um die Genehmigung für wichtige Vorgänge einzuholen.
Der Agent für Verkaufsaufträge hat dabei nur Zugriff auf die Bereiche, die er zur Erfüllung seiner Aufgaben benötigt. Er verfügt über vordefinierte Berechtigungen und eine Rolle (Profil), die ihm bei seiner Aktivierung automatisch zugewiesen wird.
Der Sales Agent bietet eine einfache Konfigurationsumgebung, in welcher der Name des Agenten und der Kanal für den Eingang von Anfragen zu Angeboten und Bestellungen (gemeinsam genutzte Unternehmens-E-Mail) festgelegt und die Schritte ausgewählt werden können, die in den Annahmeprozess von Kundenbestellungen durchgeführt werden sollen.
Nach Aktivierung ist der Agent bereit, den Erfassungsprozess von Kundenaufträgen autonom durchzuführen. Der Agent wird von einem internen E-Mail-Prozessor in Business Central gestartet, der so konfiguriert ist, dass er das in der Konfiguration des Agenten angegebene Unternehmenspostfach überwacht.
Transparenz und Überprüfungsmöglichkeit
Alle vom Sales Agent für Verkaufsaufträge ausgeführten Aktionen – beispielsweise die Navigation auf Business Central Seiten, die Erstellung und Änderung von Datensätzen und das Aufrufen von Aktionen – sind vollständig transparent und können im Copilot-Bereich geprüft werden. Die Aktionen zeigen die Benutzer-ID des Agents an und werden an denselben Stellen und auf die gleiche Weise wie andere Benutzende in Listenansichten, im Verlauf, in veröffentlichten Dokumenten, Benachrichtigungen usw. angezeigt.
Auch Änderungen, die vom Agent für Verkaufsaufträge gemacht werden, bleiben stets transparent. Die Vorschläge des Agents lassen sich dann schließlich übernehmen, sofern er die Anweisung korrekt erkannt hat. Sollte der Sales Agent das Anliegen nicht richtig verstanden haben, kann der Vorgang jederzeit gestoppt und manuell weiterbearbeitet werden. Derartige Systeme dienen der Unterstützung der Verkaufsabteilung und werden kontinuierlich weiterentwickelt. Auch wenn sie heute noch nicht in allen Fällen optimal unterstützen, werden sie mit der Zeit immer präziser und hilfreicher.