Seit Anfang des Jahres sind Unternehmen im Rahmen des Wachstumschancengesetzes zum Versand und Empfang von E-Rechnungen verpflichtet. Hierzu wurde auch Dynamics 365 Business Central kürzlich mit entsprechenden Funktionalitäten ausgestattet, welche mit der neuesten Version wieder erweitert wurden.
Das zuletzt veröffentlichte Business Central Release gestaltet den Versand und Empfang von E-Belegen erneut flexibler und einfacher. Hierzu wurden einige neue Features eingeführt.
Elektronische Belege wahlweise über einen Dienst oder per E-Mail senden
Mit Dynamics 365 Business Central lassen sich Dokumente und Informationen schnell und einfach teilen. Dabei lässt sich auch über Belegsendeprofile die präferierte Methode zum Senden von Belegen beim Buchen definieren – beispielsweise per E-Mail oder als elektronisches Dokument über einen genutzten Dienst. Dieser Prozess wurde nun noch flexibler gestaltet. Dadurch können Dokumente nun wahlweise direkt per E-Mail oder als elektronisches Dokument versendet werden. Bisher konnten E-Belege nur entweder über einen Konnektor-Dienst versendet oder die Datei heruntergeladen und per E-Mail geschickt werden.
Wird die Aktion „Buchen“ auf den Seiten „Verkaufsauftrag“, „Verkaufsrechnung“ oder „Verkaufsgutschrift“ ausgewählt, bucht Business Central den Beleg wie gewohnt, sie kann jedoch auch einen Workflow zum Erstellen eines E-Belegs auslösen. Dazu muss ein entsprechender Workflow für den Kunden konfiguriert worden sein. Bei Auswahl von „Buchen und senden“, geht Business Central gleichermaßen vor, sendet den E-Beleg aber zusätzlich per E-Mail als Anhang.
E-Belege aus gebuchten Verkaufsrechnungen erzeugen
Ab und an kommt es beim Buchen von Verkaufsbelegen zu Problemen und Business Central erstellt keine E-Belege dafür. Ab sofort lassen sich dann jedoch aus den gebuchten Belegen neue E-Belege generieren. Um zu überprüfen, ob Business Central einen E-Beleg erstellt hat, muss die Seite „Gebuchte Verkaufsrechnung“ gewählt und die Aktion „E-Beleg öffnen“ ausgeführt werden. Kann kein zugehöriger E-Beleg gefunden werden, lässt sich dieser über die Aktion „Neuen E-Beleg erstellen“ basierend auf den Workflowregeln generieren. Ist bereits ein zugehöriger E-Beleg vorhanden, kann die Aktion nicht verwendet werden.
Mahnungen und Zinsrechnungen als E-Beleg exportieren
Business Central unterstützt das Senden elektronischer Dokumente im PEPPOL-Format, einem weit verbreiteten Format, das von den größten Dokumentenaustauschdienstleistern unterstützt wird. Mit der aktuellen Version wurden der Liste an Dokumenten, welche den Export im PEPPOL-Format unterstützen, weitere Dokumenttypen hinzugefügt.
Bisher konnten keine elektronischen Belege für Mahnungen und Zinsrechnungen erstellt werden. Das PEPPOL-Format akzeptiert nun jedoch auch Finanzwerte aus ausgestellten Finanzierungsgebühren und Mahnungen.
Zur Aktivierung dieser Belegarten müssen auf der Seite „E-Belegdienst“ die Aktion „Unterstützte Belegtypen“ ausgeführt und die Zinsgebühren- und Mahnbelegtypen auf der Seite „Unterstützte Quellbelegtypen“ des E-Belegdienstes hinzugefügt werden. Business Central kann nun eine Datei im Rechnungsformat erstellen, welche die Finanzwerte aus diesen Belegen enthält.