Der Einsatz von künstlicher Intelligenz ist auch am Arbeitsplatz mittlerweile Standard. In der Software-Welt dienen dabei unter anderem auch sogenannte Agents als effiziente Unterstützung – in Dynamics 365 Business Central beispielsweise der Sales Order Agent. Dieser wurde mit der zuletzt veröffentlichten Version optimiert und erweitert.
KI-gesteuerte Agents können autonom arbeiten und so beispielsweise zugewiesene Aufgaben ausführen, auf diverse Ereignisse und Eingaben reagieren, den Status von Daten überprüfen und verschiedene Fehler lösen. Mit dem Sales Agent in Business Central lässt sich zum Beispiel die Erfassung von Verkaufsaufträgen aus E-Mail-Nachrichten automatisieren.
Neue Verbesserungen machen es dem Agent nun möglich, komplexere und vielfältigere Verkaufsanfragen eigenständig zu bearbeiten. Dies spart dem Benutzenden Zeit für manuelle Aufgaben und bietet die Möglichkeit schneller zu reagieren. Vertrieb und Kundendienst können schließlich selbst bei unstrukturierter oder unvollständiger Eingabe mehr Anfragen detaillierter bearbeiten. Der Agent lässt sich dabei in natürlicher Sprache bedienen. Dadurch werden Arbeitsunterbrechungen minimiert und der Aufgabenfluss beibehalten.
Mehr Effizienz durch verschiedene Verbesserungen
Der aktuelle Releasezyklus fügt dem Sales Order Agent diverse Optimierungen hinzu, um Verkaufsanfragen noch effizienter abzuwickeln. Von den Verbesserungen profitieren insbesondere Benutzende in den Bereichen Vertrieb, Kundenservice und Auftragsabwicklung, die große Mengen an eingehenden Vertriebs-E-Mails bearbeiten. Die Neuerungen verringern die Dateneingabe, erhöhen die Genauigkeit der Angebotserstellung und reduzieren die Notwendigkeit von manuellen Eingriffen bei sich wiederholenden Aufgaben.
• Der Agent verarbeitet E-Mail-Anhänge (z.B. PDFs oder Bilder mit Angebotsanfragen). Er zieht relevante Informationen aus den jeweiligen Dateien und generiert auf deren Basis ein Verkaufsangebot. Mit der Funktion lassen sich auch Anfragen in weniger strukturierten Formaten verarbeiten.
• Verfügt ein Kunde über mehrere registrierte Lieferadressen, erkennt der Agent nun die richtige Adresse und nutzt diese, wenn sie in der E-Mail-Anfrage angegeben ist. Dies verbessert die Genauigkeit des Angebots und sorgt für weniger Klärungsbedarf im Nachgang.
• Wenn der Agent auf Artikelverfügbarkeitsanfragen antwortet, können diese Artikel enthalten, die das Unternehmen innerhalb eines bestimmten Zeitraums versprechen kann (z.B. zu einem späteren Datum). Dieser Antworttyp verwendet die integrierten Planungstools, und lässt sich mit einer neuen Konfigurationseinstellung aktivieren.
• Der Agent kann automatisch mit der Verarbeitung von E-Mails registrierter Kunden beginnen, ohne auf eine manuelle Bestätigung jeder eingehenden E-Mail zu warten. Diese Funktion eignet sich insbesondere bei vertrauenswürdigen, wiederkehrenden Kunden.
• Ändern Benutzende ein Angebot manuell oder unterstützen den Agenten während eines Verarbeitungsproblems, können sie im Agentenbereich Anweisungen in natürlicher Sprache bereitstellen. Diese helfen dem Agenten, den Kontext und die Details der manuellen Änderungen zu verstehen. Der Agent setzt die Aufgabe ohne Neustart und unter Einbeziehung der entsprechenden Anleitung in den laufenden Prozess fort.
• Basierend auf seiner Konfiguration und mit allen ihm zur Verfügung stehenden Angebotsdetails kann der Agent direkt mit dem Erstellen eines Verkaufsauftragsdokuments aus dem Verkaufsangebot fortfahren, ohne zuerst die Genehmigung des Verkaufsangebots zu verlangen.
• Administrierende können eine eigene E-Mail-Signatur konfigurieren, die sie zu den vom Agent generierten E-Mails hinzufügen möchten. Zudem können sie steuern, wie viele E-Mails der Agent pro Tag verarbeiten soll. Überschüssige E-Mails werden schließlich am nächsten Tag automatisch verarbeitet.