Mit dem neuen Expense Agent in Microsoft Dynamics 365 Business Central wird die Spesenverwaltung grundlegend modernisiert.
Die Verwaltung von Spesen (z.B. Kosten für Reisen oder Büromaterialien) gehört in vielen Unternehmen zu den zeitaufwendigsten administrativen Prozessen. Belege müssen gesammelt, Ausgaben erfasst, Richtlinien geprüft und Genehmigungen eingeholt werden – häufig noch mit hohem manuellem Aufwand. Dies führt nicht nur zu Verzögerungen und Fehlern, sondern bindet auch wertvolle Ressourcen in den Finanzabteilungen.
Der neue Expense Agent in Microsoft Dynamics 365 Business Central vereinfacht die Spesenverwaltung jedoch nun enorm. Durch den Einsatz künstlicher Intelligenz und die nahtlose Integration in Anwendungen wie Outlook, Microsoft Teams und Microsoft 365 Copilot können Ausgaben deutlich schneller und effizienter verarbeitet werden. Mitarbeitende reichen Belege einfach ein, während der Agent Informationen automatisch erkennt, kategorisiert und für die weitere Verarbeitung vorbereitet.
Spesenverwaltung als automatisierter KI-Prozess
Der Spesenagent wandelt die Spesenverwaltung in einen vollständig automatisierten, KI-gesteuerten Prozess um. Dies macht manuelle Eingaben überflüssig, reduziert Fehler und beschleunigt Erstattungszyklen. Durch die Integration in Outlook, Teams, Copilot Chat und Business Central können Mitarbeitende jetzt problemlos Ausgaben einreichen und gleichzeitig die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien sicherstellen. Unternehmen erhalten dadurch mehr Effizienz und Transparenz, verbesserte Genauigkeit und Echtzeitsicht in Spesendaten, indem Finanzteams sich wieder auf strategische Aufgaben konzentrieren können.
Der Expense Agent konzentriert sich auf:
- End-to-End-Automatisierung: Erfasst Quittungen per E-Mail, Kamera oder direkter Kommunikation, nutzt ein Sprachmodell, um Details wie Spesenkategorien zu extrahieren und dann automatisch Berichte zu generieren.
- KI-gesteuerte Intelligenz: Erkennt Anomalien und Duplikate, findet Teilnehmer für Unterhaltungsereignisse, berechnet automatisch Ausgaben und führt Berechnungen per Diem durch.
- Integrationspunkte: Funktioniert in einer Web-App, Outlook und Copilot Chat, wobei Business Central die Buchungen und die resultierenden Sachposten verarbeitet.
- Genehmigungsworkflow: Unterstützt Genehmigungen, Richtlinienüberprüfungen und Erinnerungen.
Der Agent zieht automatisch relevante Informationen aus gescannten, über eine Web-App hochgeladene oder per E-Mail weitergeleitete Bestätigungen und füllt damit Schlüsselfelder wie Kategorie, Betrag, Währung, Händler, Zahlungsmethode, Datum, Belegnummer und eine kontextbasierte Beschreibung aus. Er gibt die Ausgaben an und identifiziert gegebenenfalls auch Tagegeldansprüche basierend auf Reisedokumenten. Benutzende können die Ausgaben dann mit Projekten verknüpfen oder als abgerechnet kennzeichnen.
Der Agent gruppiert zudem Ausgaben innerhalb eines definierten Zeitraums in eine Spesenabrechnung und kann sie automatisch zur Genehmigung übermitteln, wenn diese aktiviert sind und keine Regelverstöße erkannt werden. Eine umgestaltete Genehmigungsoberfläche unterstützt dabei Genehmiger und bereitet die Spesenabrechnungen für die Buchung vor.
Aktuell ist der Expense Agent lediglich in einer Preview-Version und in englischer Sprache angekündigt – weitere Regionen und Sprachen sind jedoch für die Zukunft geplant.
