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Dokumente und Workflows digital managen mit den DocuWare Kinetic Solutions

DocuWare Kinetic SolutionsDie Digitalisierung hat mittlerweile sämtliche Lebensbereiche erreicht. Insbesondere in Unternehmen läuft ohne digitale Geschäftsprozesse in der heutigen Zeit aber kaum noch etwas, wenn man mit der temporeichen Businesswelt Schritt halten möchte. Betroffen sind dabei im Grunde alle Branchen. Mit der Dokumentenmanagementlösung DocuWare lassen sich zu diesem Zwecke Workflows automatisieren und Dokumente digital managen.

Der Umstieg auf automatisierte, papierlose Geschäftsabläufe kann für Unternehmen dabei wesentliche Vorteile und viel Effizienz- und Innovationspotential mit sich bringen. Neben einer enormen Kostensenkung (z.B. durch die Einsparung von Papier-, Drucker- und Tonerkosten) bietet der Einsatz von DocuWare beispielsweise eine Erhöhung der Sicherheit sensibler Informationen sowie eine Straffung der gesamten Organisation, indem dokumentintensive Geschäftsprozesse vernetzt und Prozesszykluszeiten so deutlich reduziert werden. Mit Docuware lassen sich ebenfalls die gesetzlichen Anforderungen aus GoBD und DSGVO zur revisionssicheren Ablage von Belegen in der Buchhaltung und zu den Auskunftspflichten über personenbezogene (unstrukturierte) Daten umsetzen.

Hierzu stellt das Dokumentenmanagementsystem DocuWare verschiedene Features zur Verfügung, von denen alle Unternehmensbereiche (z.B. Rechnungs- und Personalwesen oder Vertrieb) profitieren. So können beispielsweise Dokumente einfach und sicher in einem zentralen Pool digital archiviert und verwaltet werden. Darüber hinaus fungiert DocuWare wie ein digitaler Schreibtisch (mit Outlook-Integration), um Unterlagen effizient abzulegen und zu ordnen, schnell zu finden und zu bearbeiten. Für eine besonders effektive Ablage können die Dokumente dabei zum Beispiel nach bestimmten Kriterien sortiert, geheftet, mit Notizen und Anmerkungen versehen, gestempelt oder direkt weitergeleitet werden. Außendienstmitarbeiter oder externe Partner können schließlich auch mobil auf die jeweiligen Dokumente zugreifen und an Workflows teilnehmen. DocuWare ist zudem flexibel integrier- und skalierbar und bietet höchste Sicherheitsvorkehrungen – vor allem in der Cloud. Mit der kürzlich veröffentlichten Version 7 der Lösung wurde das Dokumentenmanagementsystem sogar noch schneller, stabiler, performanter und benutzerfreundlicher gemacht.

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Microsoft setzt verstärkt auf Cloud-Dienste – Neue Releases im Herbst

Microsoft CloudWährend viele Unternehmen dem Thema Cloud vor einigen Jahren noch eher skeptisch gegenüberstanden, haben die Dienste und Services mittlerweile in zahlreichen Betrieben Einzug gehalten – die Vorteile der Cloud sind schließlich nicht mehr von der Hand zu weisen. Microsoft hat die Zweckmäßigkeit des Cloud-Geschäfts bereits frühzeitig erkannt und setzt mittlerweile verstärkt auf cloudbasierte Produkte. Im Oktober erfolgt hierbei eine neue Release-Welle.

Erst kürzlich zeigte sich Microsoft-Chef Satya Nadella begeistert über das große Vertrauen, das Unternehmen mittlerweile in die Cloud setzen. Insbesondere die florierende Azure-Plattform sowie Office 365 erwiesen sich zuletzt als großer Erfolg. Insgesamt konnten die Erlöse im vierten Geschäftsquartal im Jahresvergleich um mehr als 11 Prozent angehoben werden. Auch die Tochter LinkedIn konnte in den vergangenen Monaten große Erfolge einfahren.

Bereits kurz nach seinem Amtsantritt hatte Nadella begonnen, das Unternehmen in eine völlig neue Richtung zu lenken – weg von seinem veralteten Fokus auf den Personal Computer. Die rechtzeitigen Investitionen in neue Technologien, insbesondere das Cloud-Geschäft, machen sich für Microsoft nun bezahlt. In diesen Bereich möchte man auch in Zukunft großflächig investieren. Durch den kürzlich getätigten Zukauf der Entwicklerplattform GitHub will Microsoft zudem den nötigen Unterbau für eine intelligente Cloud sicherstellen. Seine gesteigerten Verkäufe und Erfolge im vergangenen Quartal will Microsoft schließlich zum Anlass nehmen, sein Cloud-Portfolio noch weiter auszubauen.

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Acht bewährte Erfolgsfaktoren bei der Einführung moderner Business Software

Business Software ErfolgsfaktorenUm bei der Digitalisierung Schritt zu halten, stehen in den meisten Unternehmen auch die klassischen Geschäftsanwendungen auf dem Prüfstand. In vielen Betrieben besteht hier Handlungsbedarf, um in Zukunft mit einer integrierten Lösung alle Unternehmensbereiche über die Wertschöpfungskette hinweg abzubilden.

Bei Microsoft wachsen unter der Dachmarke „Dynamics 365“ die traditionellen Bereiche ERP und CRM zusammen. Die integrierte Business Application Suite „Business Central“ (Dynamics NAV) ist dabei von wesentlicher Bedeutung. Die Nutzung einer solchen modernen Software bietet viele Chancen, jedoch sollte auch der Umfang des Einführungsprojekts für ein derartiges System nicht unterschätzt werden.

Wenn auch die Preismodelle der neuen Geschäftsanwendungen anders sind und mittlerweile sogar als Mietmodell angeboten werden, ist die ganzheitliche Einführung und Konzeption einer solchen Software noch immer eine Investition. Selbst wenn die Hersteller verstärkt von „Self-Service“ reden oder im Bereich der Bereitstellung gegebenenfalls gar nicht mehr auf eigene Hardware zurückgegriffen werden muss, wird man bei komplexen Geschäftsprozessen immer auch Berater mit einbeziehen müssen, die Erfahrung aus anderen Implementierungsprojekten mitbringen. In vielen Unternehmen müssen zudem gelebte Prozesse geprüft und auf die Rahmenparameter, die eine neue Software vorgibt, angepasst werden. Hierzu sind nach wie vor viele Gespräche und Planungen erforderlich, die letztendlich dafür sorgen, dass das Projekt auch zum Erfolg wird.

Es ist daher lohnenswert, sich die folgenden Aspekte vor dem Start eines neuen Projektes noch einmal in Erinnerung zu rufen. Schließlich kann auch bei der Einführungskonzeption neuer Systeme Erfahrungswissen nicht schaden.

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prisma informatik gründet Tochterfirma „prisma csp GmbH“

Seit dem 1. Januar realisiert die neue Gesellschaft sichere und produktive Modern Workplace-Umgebungen in der Cloud und legt den Fokus dabei verstärkt auf Beratung, Projekte, Lösungen und Services für die smarte Digitalisierung.

Die Einsatzgebiete und die Funktionen von ERP- und CRM-Systemen in der Finanzbuchhaltung, der Warenwirtschaft, der Produktion, im Marketing und Service haben sich in den vergangenen Jahren – vor allem, wenn man die Dynamics Produkte von Microsoft betrachtet – stark erweitert und nehmen zunehmend eine gänzlich andere, moderne Gestalt an.

Die neuen Anwender-Generationen verlangen nach einem modernen Arbeitsplatz, bei der die Software eine zentrale Rolle spielt. Neben dem Einsatz hierfür geeigneter mobiler Endgeräte sind auch die Nutzung von Cloudanwendungen und die strategische Umsetzung der Digitalisierung mittlerweile in fast jedem Unternehmen allgegenwärtige Themen.

Die prisma informatik GmbH möchte diesen Wandel mit ihren Kunden optimal begleiten. Für die oben dargestellten Themengebiete ist es jedoch erforderlich, spezialisierte und dedizierte Mitarbeiter bereitzustellen, um der Stellung dieses Themas gerecht zu werden. Für diesen Zweck wurde die Tochterfirma „prisma csp GmbHgegründet. Aufgrund der Erweiterung wird hierzu im Januar 2018 der Standort der prisma Unternehmensgruppe in Nordrhein-Westfalen von Hamm nach Münster verlegt.

Die Leistungen der prisma csp GmbH ranken sich um den „Modern Workplace“ mit sicheren und produktiven Arbeitsumgebungen mit Microsoft 365, Office 365, Visio & Project Online sowie der Mobility & Security Suite. Darüber hinaus beraten die Consultants zu Cloud-Lösungen und Managed Services für Produktion, Sicherung, Archivierung und Analyse von IT-Systemen.

Weitere Informationen zur prisma csp GmbH finden Sie auch in unserer Pressemitteilung.

Akzeptanz von Business Intelligence in der Cloud steigt

Business Intelligence in der CloudDer Einsatz von cloudbasierten BI- und Datenmanagement-Lösungen in Unternehmen ist in den vergangenen drei Jahren um fast die Hälfte gewachsen. Dies ergab nun eine Studie von BARC und der Eckerson Group.

Demnach hat eine Umfrage unter 370 IT-Verantwortlichen und Anwenderunternehmen gezeigt, dass zwischen 2013 und 2016 die Verwendung von Cloud-BI und -Datenmanagement in Unternehmen von rund 29 Prozent auf etwa 43 Prozent angestiegen ist. Anreize für den Einsatz von cloudbasierten Lösungen sind laut der Studie vor allem das Entfallen von Hardware- und Infrastrukturkosten, die verbesserte Skalierbarkeit von Daten und Nutzern sowie der geringere Administrationsaufwand.

Die Public Cloud ist der BARC-Umfrage zufolge bei Anwendern von cloudbasiertem Business Intelligence mit einem knapp 46-prozentigen Anteil besonders beliebt. Ausschlaggebend ist hier vor allem die Erkenntnis, dass Daten in der Public Cloud sicherer sein können, als im eigenen Rechenzentrum. Nur rund 30 Prozent setzen auf die Hybrid Cloud und nicht einmal ein Viertel auf die Private Cloud. Diese Gewichtung könnte sich jedoch bald zugunsten der Hybrid Cloud verschieben, wenn mehr mittelständische und große Unternehmen beginnen, ihre Daten in die Cloud zu migrieren. Die beliebte Public Cloud wird derzeit noch vorwiegend von kleineren Organisationen genutzt, die BI-Umgebungen ohne die Notwendigkeit von On-Premise-Daten aufbauen oder veraltete Data Warehouses durch moderne Cloud-Lösungen ersetzen möchten.

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Dynamics 365 for Financials: Kein neues Dynamics NAV

Im vergangenen November hat Microsoft seine neue cloudbasierte Lösung Dynamics 365 auf den nordamerikanischen Markt gebracht. Eine Veröffentlichung in vier weiteren europäischen Ländern ist für dieses Jahr geplant. Die Business Edition des Produkts, welche Dynamics 365 for Financials (Project Madeira) enthält, basiert auf Dynamics NAV, unterscheidet sich jedoch in vielen Aspekten von dem ERP-System.

Dynamics 365 for Financials
Quelle: Microsoft

So umfasst Dynamics 365 for Financials zwar einige der Funktionen von Dynamics NAV, soll und wird dieses aber nicht ersetzen – Dynamics NAV wird auch in Zukunft weiterentwickelt werden. Im Gegensatz zu letzterem, welches sowohl On-Premise, als auch über Private Cloud oder Microsoft Azure betrieben werden kann, handelt es sich bei Dynamics 365 for Financials um eine rein cloudbasierte Lösung. Weil die Features der Plattform hauptsächlich auf Basisfunktionalitäten der Bereiche Finanzbuchhaltung, Verkauf und Einkauf reduziert sind, eignet sie sich besonders für kleinere und mittelständische Unternehmen. Der vereinfachte Funktionsumfang sowie die hohe Benutzerfreundlichkeit und die Möglichkeit, die Arbeit mit der Plattform durch intuitive Anwendung, Assistenten und Tutorials selbstständig zu erlernen, sorgt in Dynamics 365 for Financials besonders bei Einsteigern für eine bequeme Eingewöhnung und schnelles Verständnis. Dynamics NAV wartet dagegen mit weitaus umfangreicheren Prozessen und zusätzlichen Modulen (z.B. Anlagen, Produktion, Service- und Projektmodul) auf, gestaltet sich in seiner Benutzung dafür aber auch komplexer.

Bequeme Plattformerweiterung durch Apps und Extensions

Die flexible Cloud-Plattform Dynamics 365 for Financials ermöglicht es, sich das gesamte System aus verschiedenen Business Apps individuell zusammenzustellen und so an die jeweiligen Anforderungen des Unternehmens, der Branche oder Rolle des Anwenders anzupassen. Die entsprechenden Applikationen können über Microsoft AppSource bezogen und unabhängig voneinander bereitgestellt und genutzt werden.

So kann beispielsweise mit wenigen grundlegenden Apps gestartet und bei steigendem Bedarf aufgestockt werden. Die eingesetzte Lösung umfasst somit nur Funktionalitäten, die im laufenden Betrieb auch tatsächlich benötigt werden. Durch diese Flexibilität von Dynamics 365 for Financials und die Möglichkeit, Änderungen und Erweiterungen auch ohne Hilfe der IT-Abteilung durchzuführen, kann schnell und einfach auf sich stetig wandelnde Markt- oder Unternehmensbedingungen reagiert werden.

Auch das klassische Dynamics NAV kann seit der aktuellen Version 2017 bequem durch sogenannte Extensions erweitert werden. Zudem können Basisobjekte in NAV direkt verändert werden – dies erlaubt auch individuellste Anpassungen. Die Aktualisierung der jeweiligen Zusatzmodule gestaltet sich bei Dynamics 365 for Financials und Dynamics NAV jedoch unterschiedlich schwierig. Während Microsoft die über die AppSource erworbenen Applikationen zusammen mit der Basisappliaktion monatlich automatisch aktualisiert, müssen in Dynamics NAV installierte Extensions und angepasste Basisobjekte bei einem Update stets über einen zusätzlich erforderlichen Prozess migriert werden.

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