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Geschäftsprozesse der Konrad Autoteile GmbH nehmen Fahrt auf mit den Lösungen der prisma informatik

Konrad Autoteile GmbHDie Konrad Autoteile GmbH setzt bei der Abwicklung ihrer Geschäftsprozesse nun auf die Unterstützung der prisma informatik.

Der ständig voranschreitende Strukturwandel und Trends wie Mobilität und Digitalisierung ziehen in der Automotive-Branche in den vergangenen Jahren immer weitere Kreise. Um den steigenden Anforderungen gewachsen zu bleiben und die Chancen, die die Veränderungen mit sich bringen, effizient zu nutzen, waren professionelle digitale Strukturen und komplett automatisierte Geschäftsprozesse also nie wichtiger als in der heutigen Zeit. Auch die Konrad Autoteile GmbH sieht sich mit den Herausforderungen und Möglichkeiten des strukturellen Umbruchs konfrontiert.

Mit Hauptsitz in Geretsried betreibt die Konrad Autoteile GmbH acht Kfz-Fachmärkte rund um den Großraum München. Das Angebot umfasst sowohl den Handel mit Ersatzteilen, Equipment und die Vermietung von Fahrzeugausstattung, als auch EDV-Lösungen und Ausrüstung für Fachwerkstätten. Das Unternehmen beschäftigt etwa 160 Mitarbeiter und ist seit 2001 Gesellschafter und Aktionär der Select AG.

Weil das bei der Konrad Autoteile GmbH früher eingesetzte CARLADATA Warenwirtschaftssystem die veränderten Anforderungen des Unternehmens nicht mehr ausreichend abdecken konnte, entschied sich das Unternehmen dafür, sich zur Abwicklung seiner Geschäftsprozesse eine neue Lösung sowie einen neuen Partner zu suchen – und stieß dabei auf prisma informatik. Gemeinsam wurde ein Konzept für ein neues integriertes System mit moderner Oberfläche entwickelt, welches die Bereiche Verkauf, Einkauf und Lager abbildet und gleichzeitig die bisher genutzte DATEV-Lösung im Bereich der Finanzbuchhaltung ablöst.

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Ausblick auf die ERP-Welt: Fünf Trends für 2019

ERP Trends 2019In den vergangenen Jahren sind ERP-Systeme und die darin verarbeiteten Daten zum Zentrum eines jeden modernen Unternehmens geworden. Weil die Anforderungen an die eingesetzten Systeme und Plattformen jedoch zunehmend wachsen, müssen die jeweiligen Lösungen stetig weiterentwickelt werden. Hierbei spielen neben der voranschreitenden Digitalisierung auch viele weitere Faktoren eine wichtige Rolle.

Wohin die Reise in Sachen Enterprise Ressource Planning im kommenden Jahr geht, zeigen die meist diskutierten ERP Trends:

Digitalisierung weiterhin Treiber für Unternehmen
Kaum ein Betrieb, egal welcher Größe, ist bisher noch nicht mit dem Thema Digitalisierung in Berührung gekommen. Dennoch haben noch nicht alle Firmen die Wandlung hin zu digitalen und automatisierten Geschäftsabläufen vollends vollzogen. Heutige Arbeitnehmer wünschen sich für ihren beruflichen Alltag jedoch immer mehr Modernität und auch Mobilität. Die Digitalisierung bleibt somit weiterhin insbesondere auch im ERP-Bereich für alle Unternehmen ein wichtiger Treiber.

Agilität und Stabilität im Einklang
Moderne ERP-Systeme müssen zunehmend auf sich schnell verändernde Umstände und Anforderungen reagieren können und daher entsprechend anpassungsfähig sein. Obwohl dabei Stabilität und Sicherheit keinesfalls vernachlässigt werden dürfen, wird es damit immer wichtiger, dass die eingesetzten Lösungen ein möglichst hohes Maß an Flexibilität und Agilität bieten. In den kommenden Jahren werden daher weiterhin klassische Systeme immer mehr durch moderne und cloudbasierte Business Anwendungen und Plattformen (wie z.B. durch die Microsoft Dynamics 365 Produktfamilie) abgelöst werden, die gemäß individueller Unternehmensanforderungen beispielsweise durch zusätzliche Apps oder Module erweitert werden können.

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prisma csp auf dem Digital FUTUREcongress 2018: Herausforderung „Cloud“ meistern

Herausforderung Cloud meistern mit prisma cspDie prisma csp GmbH wird dieses Jahr erstmals auf dem Digital FUTUREcongress in Essen vertreten sein. Die eintägige Kongressmesse widmet sich am 8. November unter dem Motto „discover Business 4.0“ verschiedenen Digitalisierungsthemen – unter anderem auch dem Schlagwort „Cloud“.

Das Messe- und Kongressprogramm bündelt die wichtigsten digitalen Trends und Lösungen für den Mittelstand nach acht erfolgreichen Veranstaltungen in Frankfurt und Bielefeld dieses Jahr in der Ruhrmetropole Essen. Über 120 Aussteller, Speaker, Podiumsdiskussionen, Keynotes und Workshops bilden eine optimale Plattform, um sich mit renommierten IT-Experten über alle Kernbereiche der Digitalisierung (z.B. IoT, ERP, CRM und DMS) auszutauschen und neue Kontakte zu knüpfen.

Die Digitalisierung hat schließlich mittlerweile sämtliche Lebensbereiche erreicht – sowohl privat, als auch geschäftlich. Insbesondere in Unternehmen sind digitale Geschäftsprozesse in der heutigen Zeit gar nicht mehr wegzudenken. Doch die höhere Komplexität und Dynamik der digitalisierten Geschäftswelt erfordert im Business-Bereich auch eine umfangreiche Kommunikation und Zusammenarbeit, die durch aufgabengerechte, zeitgemäße und produktive Software unterstützt werden sollte. Diese Herausforderung lässt sich heutzutage am besten in der Cloud meistern. Dennoch stehen viele Unternehmen dem Thema Cloud noch immer skeptisch gegenüber.

Die Cloud ist jedoch vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen kein Risiko, sondern vielmehr eine Chance für Digitalisierung, mehr Produktivität und Sicherheit. Wichtig ist dabei lediglich, die Verfügbarkeit, Integrität und insbesondere auch die Vertraulichkeit von Informationen im Unternehmen durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen nachweislich sicherzustellen – Ziele, die sich durch einen Modern Workplace mit den Produkten der Microsoft 365 Reihe in der Azure Cloud optimal erreichen lassen. Zusätzliche Unterstützung können dabei beispielsweise cloudbasierte Lösungen für digitales Dokumentenmanagement und smartes Intranet mit den Produkten von DocuWare und Valo bieten.

Die prisma csp GmbH berät Sie hierbei gerne zu den idealen Cloud-Lösungen für mehr Produktivität und Sicherheit und verhilft Ihnen so zu einem reibungslosen und smarten Start in die Cloud. Gerne zeigen wir Ihnen hierzu im Rahmen des Digital FUTUREcongress die vielfältigen Möglichkeiten eines modernen Arbeitsplatzes in der Microsoft Cloud mit dem umfangreichen Microsoft 365-Lösungspaket sowie den Lösungen von DocuWare und Valo.

Besuchen Sie uns am 8. November in der Messe Essen (CongressCenter Süd) an Stand G7 in Halle 1A. Wir freuen uns auf Sie!

Dokumente und Workflows digital managen mit den DocuWare Kinetic Solutions

DocuWare Kinetic SolutionsDie Digitalisierung hat mittlerweile sämtliche Lebensbereiche erreicht. Insbesondere in Unternehmen läuft ohne digitale Geschäftsprozesse in der heutigen Zeit aber kaum noch etwas, wenn man mit der temporeichen Businesswelt Schritt halten möchte. Betroffen sind dabei im Grunde alle Branchen. Mit der Dokumentenmanagementlösung DocuWare lassen sich zu diesem Zwecke Workflows automatisieren und Dokumente digital managen.

Der Umstieg auf automatisierte, papierlose Geschäftsabläufe kann für Unternehmen dabei wesentliche Vorteile und viel Effizienz- und Innovationspotential mit sich bringen. Neben einer enormen Kostensenkung (z.B. durch die Einsparung von Papier-, Drucker- und Tonerkosten) bietet der Einsatz von DocuWare beispielsweise eine Erhöhung der Sicherheit sensibler Informationen sowie eine Straffung der gesamten Organisation, indem dokumentintensive Geschäftsprozesse vernetzt und Prozesszykluszeiten so deutlich reduziert werden. Mit Docuware lassen sich ebenfalls die gesetzlichen Anforderungen aus GoBD und DSGVO zur revisionssicheren Ablage von Belegen in der Buchhaltung und zu den Auskunftspflichten über personenbezogene (unstrukturierte) Daten umsetzen.

Hierzu stellt das Dokumentenmanagementsystem DocuWare verschiedene Features zur Verfügung, von denen alle Unternehmensbereiche (z.B. Rechnungs- und Personalwesen oder Vertrieb) profitieren. So können beispielsweise Dokumente einfach und sicher in einem zentralen Pool digital archiviert und verwaltet werden. Darüber hinaus fungiert DocuWare wie ein digitaler Schreibtisch (mit Outlook-Integration), um Unterlagen effizient abzulegen und zu ordnen, schnell zu finden und zu bearbeiten. Für eine besonders effektive Ablage können die Dokumente dabei zum Beispiel nach bestimmten Kriterien sortiert, geheftet, mit Notizen und Anmerkungen versehen, gestempelt oder direkt weitergeleitet werden. Außendienstmitarbeiter oder externe Partner können schließlich auch mobil auf die jeweiligen Dokumente zugreifen und an Workflows teilnehmen. DocuWare ist zudem flexibel integrier- und skalierbar und bietet höchste Sicherheitsvorkehrungen – vor allem in der Cloud. Mit der kürzlich veröffentlichten Version 7 der Lösung wurde das Dokumentenmanagementsystem sogar noch schneller, stabiler, performanter und benutzerfreundlicher gemacht.

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Acht bewährte Erfolgsfaktoren bei der Einführung moderner Business Software

Business Software ErfolgsfaktorenUm bei der Digitalisierung Schritt zu halten, stehen in den meisten Unternehmen auch die klassischen Geschäftsanwendungen auf dem Prüfstand. In vielen Betrieben besteht hier Handlungsbedarf, um in Zukunft mit einer integrierten Lösung alle Unternehmensbereiche über die Wertschöpfungskette hinweg abzubilden.

Bei Microsoft wachsen unter der Dachmarke „Dynamics 365“ die traditionellen Bereiche ERP und CRM zusammen. Die integrierte Business Application Suite „Business Central“ (Dynamics NAV) ist dabei von wesentlicher Bedeutung. Die Nutzung einer solchen modernen Software bietet viele Chancen, jedoch sollte auch der Umfang des Einführungsprojekts für ein derartiges System nicht unterschätzt werden.

Wenn auch die Preismodelle der neuen Geschäftsanwendungen anders sind und mittlerweile sogar als Mietmodell angeboten werden, ist die ganzheitliche Einführung und Konzeption einer solchen Software noch immer eine Investition. Selbst wenn die Hersteller verstärkt von „Self-Service“ reden oder im Bereich der Bereitstellung gegebenenfalls gar nicht mehr auf eigene Hardware zurückgegriffen werden muss, wird man bei komplexen Geschäftsprozessen immer auch Berater mit einbeziehen müssen, die Erfahrung aus anderen Implementierungsprojekten mitbringen. In vielen Unternehmen müssen zudem gelebte Prozesse geprüft und auf die Rahmenparameter, die eine neue Software vorgibt, angepasst werden. Hierzu sind nach wie vor viele Gespräche und Planungen erforderlich, die letztendlich dafür sorgen, dass das Projekt auch zum Erfolg wird.

Es ist daher lohnenswert, sich die folgenden Aspekte vor dem Start eines neuen Projektes noch einmal in Erinnerung zu rufen. Schließlich kann auch bei der Einführungskonzeption neuer Systeme Erfahrungswissen nicht schaden.

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„Modern Workplace“ mit Microsoft 365 – Der Digitalisierung zeitgemäß begegnen

Modern Workplace mit Microsoft 365Die digitale Arbeitswelt verändert sich rasant. Die zunehmende Komplexität und Dynamik erfordert dabei eine immer umfangreichere Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb von Unternehmen. Um dem entgegenzukommen, verlangt die neue Generation von Anwendern nach einem modernen Arbeitsplatz – Zeit für den „Modern Workplace“ mit Microsoft 365.

Im Zentrum eines „Modern Workplace“ steht insbesondere die Software. Diese darf in den Abläufen und im Arbeitsalltag einer zunehmend mobilen und weniger auf Routineaufgaben ausgerichteten Unternehmenskultur nicht stören, sondern muss – im Gegenteil – die Produktivität erhöhen. Dazu ist es wichtig, dass Akzeptanz besteht und man die Mitarbeiter in ihren Arbeitsabläufen auch mit entsprechend geeigneten Endgeräten unterstützt. Schließlich gilt hierbei auch gerade der Faktor der Mobilität als einer der Schlüssel zu einer erhöhten Produktivität.

Diese Produktivität und die gleichzeitige IT-Sicherheit zählen derzeit zu den größten Herausforderungen für mittelständische Unternehmen. Geschäfts- und IT-Leitung haben dabei die Verfügbarkeit, Integrität und insbesondere auch die Vertraulichkeit von Informationen im Unternehmen durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen nachweislich sicherzustellen. Denn auch mittelständische Unternehmen sehen sich zunehmend einer kritischen Bedrohungslage für ihre Informationssicherheit ausgesetzt. So hat nicht nur der Umfang von Cyberattacken mit Viren, Trojanern und weiterer Malware erheblich zugenommen, auch die Art der Angriffe hat sich nachhaltig geändert.

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Digitale Transformation – auch bei Business Anwendungen?

Die Diskussion um eine umfassende Digitalisierung unserer Umwelt erfasst auch den Bereich des Betriebs kaufmännischer Anwendungen in Unternehmen. Während in vielen Gebieten des täglichen Lebens, wie zum Beispiel beim autonomen Fahren, eine digitale Komponente erstmals eine zentrale und aktive Rolle spielt, sind ernstzunehmende Unternehmen und Industrien schon seit langem nicht mehr ohne IT vorstellbar. Vielmehr waren die Unternehmen schon lange vor dem privaten Sektor eine treibende Kraft in der IT-Entwicklung.

Digitale Transformation mit Dynamics 365

Bei der digitalen Transformation heute geht es nicht nur um Technologie, sondern um eine umfassende Strategie, die Organisationen und Geschäftsmodelle auf den Prüfstand stellt und dabei neue Arten des Zusammenspiels von Menschen, Daten und Prozessen umsetzt. Ein wesentlicher Teil der Wertschöpfung wird sich zukünftig auf dem digitalen Sektor abspielen. Das hat Konsequenzen, nicht zuletzt auch für Business Software. Die Wurzeln vieler ERP-Systeme stammen noch aus den 1980-er Jahren und wurden über die Zeit hinweg an die jeweiligen Erfordernisse angepasst. Mit einem Update wird es nicht getan sein, um eine Software so anzupassen, dass sie den Anforderungen der heutigen tiefgreifenden und umfassenden Digitalisierung gerecht wird.

Warum muss man auch Business Software neu denken?

Eine Kundenbeziehung funktioniert heute anders als vor einigen Jahren. Die Markttransparenz ist um ein vielfaches höher und die Möglichkeit international zu agieren ist viel einfacher – der Wettbewerb ist vielfältig. Deswegen ist es umso wichtiger, mit seinen Kunden eine stabile und verlässliche Zusammenarbeit zu etablieren, die aus unterschiedlichen Situationen heraus immer mit der gleichen Qualität sichergestellt werden kann. Studien sehen voraus, das die „Kundenerfahrung“ im Umgang mit einem Unternehmen immer wichtiger wird, sodass dieser Faktor schon bald genauso relevant sein wird, wie „Preis“ oder „Marke“.

Fachkräftemangel ist kein branchenspezifisches Problem. Unsere Unternehmensressourcen sind endlich und die persönliche Produktivität eines jeden Mitarbeiters ist entscheidend. Schnelle Einarbeitung, projektorientiertes Arbeiten anstatt der Steuerung von Routinearbeiten und standortübergreifende Teamarbeit sind Schlagworte, die die Messlatte an eine Unternehmens-IT legen. Attraktive Arbeitsplätze sind modern und erfüllen den Wunsch nach Flexibilität und Mobilität, die eine neue Generation von den privaten Software-Nutzungsgewohnheiten kennt.

Technologie ermöglicht Geschwindigkeit und Anpassung. Die Leistungsmerkmale, die eine Software erfüllen muss, verändern sich heute schnell. Neue Geschäftsmodelle entstehen und erhöhen den Wettbewerb. Viele Unternehmen sehen sich dazu gezwungen, wenigstens zu reagieren, um den Verlust von Marktanteilen einzudämmen. Unternehmen, die aber selbst durch eigene, neue und bessere, IT-gestützte Serviceangebote in Erscheinung treten, können binnen kurzer Zeit neue Kunden gewinnen und Produkte individuell distribuieren. Mit Dynamics 365 hat Microsoft die klassischen ERP- und CRM-Konzepte für eine moderne Business Anwendungsarchitektur neu gedacht und auf den Markt gebracht.

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Strukturwandel im Autoteilehandel – Umsatzpotential für Online-Händler steigt

Online AutoteilehandelDie Digitalisierung schreitet immer weiter voran und hinterlässt auch in der Automotive-Branche mehr und mehr ihre Spuren. Vor allem der lokale Autoteilehandel hat nun mit den strukturellen Veränderungen zu kämpfen.

Studien belegen, dass die Automobilindustrie einen Großteil ihres weltweiten Umsatzes mit Aftersales erwirtschaftet – die wichtigste Säule bilden dabei Verschleißteile. Die Recherche nach den Ersatzteilen und der Vergleich verschiedener Angebote verlagert sich seit einigen Jahren jedoch zunehmend ins Netz. Auch der letztendliche Kauf der benötigten Waren und Dienstleistungen findet bei vielen Kunden mittlerweile ausschließlich online statt. Handelsriesen wie amazon, eBay und Co. haben das Web-Potential der Branche ebenfalls schon für sich entdeckt und mischen als Verkaufsplattformen ganz vorne mit.

Wer auf dem Automotive Aftermarket also nicht den Anschluss verlieren möchte, sollte so schnell wie möglich handeln und sich seine Wettbewerbsfähigkeit – sowohl lokal, als auch online – mit entsprechenden Software-Lösungen sichern. Denn der digitale Wandel in der Branche kann für etablierte Anbieter nicht nur eine Herausforderung, sondern auch die Chance auf Weiterentwicklung und die Erschließung neuer Umsatzpotentiale bedeuten.

Mit professionellen digitalen Strukturen und komplett automatisierten Geschäftsprozessen kann beispielsweise ein größerer Kreis an Geschäftskunden und -partnern (z.B. Werkstätten) einfach und bequem erreicht und schnellstmöglich mit den erforderlichen Ersatzteilen versorgt werden, wovon wiederum auch der Endverbraucher profitiert. Eine Anbindung des eigenen ERP-Systems an externe Handelsplattformen wie amazon oder eBay kann diese Reichweite darüber hinaus zusätzlich vergrößern und sogar neue Zielgruppen hinzugewinnen. Ein frühzeitiges Investieren in die Digitalisierung der eigenen Unternehmensabläufe durch eine entsprechende Automotive-Software zahlt sich also in jedem Fall aus.

Befreien Sie sich vom Datenmüll!

DatenmüllGewissenhaft gepflegte und stets aktuelle Daten sind für den reibungslosen Ablauf vieler Geschäftsprozesse in Unternehmen unabdingbar. Vor allem saubere Stammdaten bilden das Rückgrat für einen funktionierenden Geschäftsalltag. Obwohl eine hohe Datenqualität vor allem in Zeiten von Digitalisierung und Big Data immer relevanter wird, behandeln viele Betriebe das Thema Datenbereinigung jedoch noch immer stiefmütterlich.

Schuld sind meist der Mangel an Zeit und zuständigem Personal für eine durchgehende Überwachung der internen und externen Daten. Dabei können Unternehmensdaten heutzutage durchaus als Wirtschaftsgut bezeichnet werden. Durch die jahrelange Verwendung eines Systems sammeln sich in den meisten Fällen jedoch immer mehr Informationen an, die letztendlich gar nicht mehr gebraucht werden – es entstehen inkonsistente Datenbestände, welche die Strukturen immer komplexer werden lassen. Dieser unnötige Datenmüll behindert das Tagesgeschäft, indem er die Produktivität und Performanceleistung im Betrieb deutlich senkt und wichtige Prozesse verkompliziert.

Datenbereinigung mit Business Intelligence Tools

Durch eine umfangreiche Datenanalyse lassen sich inkonsistente oder gar falsche Daten allerdings schnell ausfindig machen und korrigieren. Die Erfahrung hat in der Vergangenheit gezeigt, dass sich hierbei der frühzeitige Einsatz einer flexiblen Business Intelligence Lösung – neben der späteren Verwendung als klassisches BI-Tool –  zur Ausmusterung von fehlerhaften oder nicht mehr benötigten Datenbeständen im eigenen System auszahlt. Eine rechtzeitig implementierte externe Lösung wie QlikView und Qlik Sense kann beispielsweise als optimales Analysewerkzeug dienen.

Insbesondere bei der Einführung einer neuen Business Software oder dem Update auf eine höhere Version des eingesetzten Systems empfiehlt sich bereits vor der Migration der Daten in die neuen Strukturen eine Überprüfung und Reinigung der vorhandenen Datenbestände, um unwichtige Altlasten erst gar nicht in das neue, noch saubere System zu übertragen. So stört der Datenballast künftig nicht weiter bei der Abwicklung alltäglicher Geschäftsprozesse und die vorhandenen Informationen können darüber hinaus wieder als solide Basis für effiziente Geschäftsentscheidungen genutzt werden. Also befreien auch Sie sich von unnützem Datenmüll – wir helfen Ihnen gerne dabei!

Relevanz von Hochverfügbarkeit steigt

HochverfügbarkeitIn den Zeiten der zunehmenden Digitalisierung kommt kaum ein Unternehmen noch ohne Internet und passende Business Software aus. Umso fataler ist es also, wenn einmal eine Netzwerkkomponente oder gar die gesamte IT-Infrastruktur ausfällt. Bereits kurze Downtimes können schließlich hohe Kosten und verärgerte Kunden verursachen – ein Grund mehr, sich im eigenen Betrieb um Hochverfügbarkeit zu kümmern.

Während in Großkonzernen die Bedeutsamkeit von Hochverfügbarkeit längst tief im Bewusstsein verankert ist, wird das Thema vor allem im Mittelstand aus Zeit- oder Kostengründen noch immer hintenangestellt. Ein großer Fehler, wenn man bedenkt, dass längere Netzwerk- oder Datenbankausfälle in kritischen Fällen sogar ganze Existenzen bedrohen können. Ziel der Hochverfügbarkeit ist es schließlich, die Systeme auch dann verfügbar zu halten, wenn eine oder mehrere für den Betrieb eigentlich notwendige Komponenten ausfallen. Wie wichtig es ist, im Sinne der Hochverfügbarkeit zu handeln, wird in vielen Unternehmen allerdings erst bemerkt, wenn es quasi bereits zu spät ist und Teile der Infrastruktur tatsächlich stillstehen. Bedacht werden müssen jedoch nicht nur plötzliche Ausfälle der Systeme oder einzelner Komponenten, sondern auch eingeplante Downtimes, beispielsweise im Falle von notwendigen Wartungsarbeiten.

Hochverfügbar ist nicht gleich hochverfügbar

Ein System gilt erst dann als hochverfügbar, wenn der Wert der Verfügbarkeit bei 24/7-Betrieb bei mehr als 99,9 % liegt, die Ausfallzeit über ein Jahr verteilt somit 8,5 Stunden nicht übersteigt. Durch das Addieren weiterer Dezimalstellen erhöht sich entsprechend auch die Verfügbarkeit. Ein Wert von 99,9999 % entspricht demnach einer weitaus kürzeren Ausfallzeit von etwa 32 Sekunden im Jahr. Diese Klassifizierungsform dient auch als Richtlinie bei den Angeboten hochverfügbarer Systeme auf dem IT-Markt.

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