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Fit für die Zukunft: Modernes E-Government mit DocuWare für Kommunen

23. Mai 2019 stre Schreibe einen Kommentar

Mit „DocuWare für Kommunen“ zum Thema Rechnungsverarbeitung können ab sofort auch Gemeindeverwaltungen und Ämter ihren gesamten Rechnungsprozess automatisieren und alle Unterlagen rechtskonform und digital ablegen. Die prisma csp GmbH unterstützt Sie als DocuWare Kommunen-Partner bei der Einführung und beim Einsatz der neuen Lösung.

Gesetzliche Richtlinien wie die E-Rechnungs-Verordnung und die Neuregelung des § 2b UstG machen spätestens mit Ende der Übergangsfrist zum 31.12.2020 auch Kommunen umsatzsteuerpflichtig und erfordern auch von diesen eine Einhaltung der GoBD. Unter anderem müssen dann auch Rathäuser ihre Eingangsrechnungen elektronisch verarbeiten und aufbewahren.

Speziell für die Anforderungen in der öffentlichen Verwaltung wurde daher nun „DocuWare für Kommunen“ zum Thema Rechnungsverarbeitung entwickelt. Die vorkonfigurierte, schnell implementierbare und einfach erweiterbare Lösung beschleunigt die fehlerfreie Abwicklung von Prüf- und Anordnungsverfahren – manuelle Eingaben und Umlaufmappen gehören damit der Vergangenheit an.

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Allgemeines

Dokumente digital archivieren mit Lösungen von DocuWare und Microsoft Dynamics

25. April 2019 stre Schreibe einen Kommentar

An die Archivierung von kaufmännischen Belegen stellen Gesetzgeber und Finanzbehörden für die Dauer der Aufbewahrungsfrist bezüglich der Unveränderbarkeit hohe Ansprüche. Neben den gesetzlichen Grundlagen (AO, HGB, UStG) gelten insbesondere die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Hierbei entstehen aus Sicht der Finanzverwaltung auch spezielle Anforderungen an IT-gestützte Prozesse.

Darüber hinaus sind elektronische Eingangsrechnungen mit Ende der Übergangsfrist seit 2017 auch elektronisch ohne Medienbruch zu archivieren. Wer also elektronische Rechnungen annimmt, ist im Rahmen der prüfungsrelevanten GoBD verpflichtet, diese Rechnungen nebst steuerrechtlich relevanten Begleitdokumenten, wie z.B. einer E-Mail, elektronisch unveränderbar aufzubewahren. Auch Kontierungsinformationen müssen digital auf dem elektronischen Beleg archiviert werden.

Ein ERP-System wie Microsoft Dynamics NAV bzw. Dynamics 365 Business Central kann diese Archivierungsvorgaben – genau wie eine elektronische Ablage in Filesystemen – nicht erfüllen. Für die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung empfiehlt sich daher der Einsatz einer Dokumentenmanagementlösung wie die Kinetic Solutions von DocuWare.

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Allgemeines, Automotive

Geschäftsprozesse der Konrad Autoteile GmbH nehmen Fahrt auf mit den Lösungen der prisma informatik

17. April 2019 stre Schreibe einen Kommentar

Die Konrad Autoteile GmbH setzt bei der Abwicklung ihrer Geschäftsprozesse nun auf die Unterstützung der prisma informatik.

Der ständig voranschreitende Strukturwandel und Trends wie Mobilität und Digitalisierung ziehen in der Automotive-Branche in den vergangenen Jahren immer weitere Kreise. Um den steigenden Anforderungen gewachsen zu bleiben und die Chancen, die die Veränderungen mit sich bringen, effizient zu nutzen, waren professionelle digitale Strukturen und komplett automatisierte Geschäftsprozesse also nie wichtiger als in der heutigen Zeit. Auch die Konrad Autoteile GmbH sieht sich mit den Herausforderungen und Möglichkeiten des strukturellen Umbruchs konfrontiert.

Mit Hauptsitz in Geretsried betreibt die Konrad Autoteile GmbH acht Kfz-Fachmärkte rund um den Großraum München. Das Angebot umfasst sowohl den Handel mit Ersatzteilen, Equipment und die Vermietung von Fahrzeugausstattung, als auch EDV-Lösungen und Ausrüstung für Fachwerkstätten. Das Unternehmen beschäftigt etwa 160 Mitarbeiter und ist seit 2001 Gesellschafter und Aktionär der Select AG.

Weil das bei der Konrad Autoteile GmbH früher eingesetzte CARLADATA Warenwirtschaftssystem die veränderten Anforderungen des Unternehmens nicht mehr ausreichend abdecken konnte, entschied sich das Unternehmen dafür, sich zur Abwicklung seiner Geschäftsprozesse eine neue Lösung sowie einen neuen Partner zu suchen – und stieß dabei auf prisma informatik. Gemeinsam wurde ein Konzept für ein neues integriertes System mit moderner Oberfläche entwickelt, welches die Bereiche Verkauf, Einkauf und Lager abbildet und gleichzeitig die bisher genutzte DATEV-Lösung im Bereich der Finanzbuchhaltung ablöst.

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Allgemeines

prisma Business Day 2018: Neues Konzept ein voller Erfolg

31. Oktober 2018 stre Schreibe einen Kommentar

Am 25. Oktober lud die prisma informatik wieder zu ihrem alljährlichen Business Day – dieses Jahr mit neuer Location, neuem Konzept und einem zusätzlichen Meet & Great-Event am Vorabend. Die neue, moderne Aufmachung der Veranstaltung sowie die thematische Vielfalt, die unsere Experten und Gast-Speaker boten, waren bei den Besuchern ein voller Erfolg.

Unser jährlicher Business Day fand in diesem Jahr nicht wie gewohnt in den Räumen der prisma informatik statt, sondern im Sportpark Ronhof – der Heimat der SpVgg Greuther Fürth. Entsprechend sportlich gestaltete sich auch das Programm neben den interessanten Vorträgen und den Ständen in der neuen Info-Zone. Passend zur Stadion-Kulisse konnten unsere Gäste nämlich ihre Schussstärke und Treffsicherheit mit dem Fußball messen und sich in einer Führung das Stadion zeigen lassen.

Doch vor allem auch die angebotene Themenvielfalt an den verschiedenen Info-Ständen konnte die Besucher begeistern. Hier wurde sich angeregt über ausgewählte Themen, wie z.B. Dynamics 365, Qlik, Modern Workplace sowie zu Branchenausprägungen wie der Automotive-IT unterhalten, informiert und neue Kontakte geknüpft. Fleißig genetworkt wurde auch in den Pausen bei verschiedenen Snacks, Kaffee und Kuchen.

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prisma csp auf dem Digital FUTUREcongress 2018: Herausforderung „Cloud“ meistern

17. Oktober 2018 stre Schreibe einen Kommentar

Die prisma csp GmbH wird dieses Jahr erstmals auf dem Digital FUTUREcongress in Essen vertreten sein. Die eintägige Kongressmesse widmet sich am 8. November unter dem Motto „discover Business 4.0“ verschiedenen Digitalisierungsthemen – unter anderem auch dem Schlagwort „Cloud“.

Das Messe- und Kongressprogramm bündelt die wichtigsten digitalen Trends und Lösungen für den Mittelstand nach acht erfolgreichen Veranstaltungen in Frankfurt und Bielefeld dieses Jahr in der Ruhrmetropole Essen. Über 120 Aussteller, Speaker, Podiumsdiskussionen, Keynotes und Workshops bilden eine optimale Plattform, um sich mit renommierten IT-Experten über alle Kernbereiche der Digitalisierung (z.B. IoT, ERP, CRM und DMS) auszutauschen und neue Kontakte zu knüpfen.

Die Digitalisierung hat schließlich mittlerweile sämtliche Lebensbereiche erreicht – sowohl privat, als auch geschäftlich. Insbesondere in Unternehmen sind digitale Geschäftsprozesse in der heutigen Zeit gar nicht mehr wegzudenken. Doch die höhere Komplexität und Dynamik der digitalisierten Geschäftswelt erfordert im Business-Bereich auch eine umfangreiche Kommunikation und Zusammenarbeit, die durch aufgabengerechte, zeitgemäße und produktive Software unterstützt werden sollte. Diese Herausforderung lässt sich heutzutage am besten in der Cloud meistern. Dennoch stehen viele Unternehmen dem Thema Cloud noch immer skeptisch gegenüber.

Die Cloud ist jedoch vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen kein Risiko, sondern vielmehr eine Chance für Digitalisierung, mehr Produktivität und Sicherheit. Wichtig ist dabei lediglich, die Verfügbarkeit, Integrität und insbesondere auch die Vertraulichkeit von Informationen im Unternehmen durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen nachweislich sicherzustellen – Ziele, die sich durch einen Modern Workplace mit den Produkten der Microsoft 365 Reihe in der Azure Cloud optimal erreichen lassen. Zusätzliche Unterstützung können dabei beispielsweise cloudbasierte Lösungen für digitales Dokumentenmanagement und smartes Intranet mit den Produkten von DocuWare und Valo bieten.

Die prisma csp GmbH berät Sie hierbei gerne zu den idealen Cloud-Lösungen für mehr Produktivität und Sicherheit und verhilft Ihnen so zu einem reibungslosen und smarten Start in die Cloud. Gerne zeigen wir Ihnen hierzu im Rahmen des Digital FUTUREcongress die vielfältigen Möglichkeiten eines modernen Arbeitsplatzes in der Microsoft Cloud mit dem umfangreichen Microsoft 365-Lösungspaket sowie den Lösungen von DocuWare und Valo.

Besuchen Sie uns am 8. November in der Messe Essen (CongressCenter Süd) an Stand G7 in Halle 1A. Wir freuen uns auf Sie!

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Neues Konzept, neue Location: prisma lädt zum Business Day 2018

30. August 2018 stre Schreibe einen Kommentar

Die prisma informatik lädt auch 2018 wieder zu ihrem alljährlichen Business Day ein – dieses Jahr mit neuem Veranstaltungsort und Konzept.

Im Sportpark Ronhof in Fürth dreht sich demnach am 25. Oktober alles um das Motto „Smarte Prozesse – wertvolle Daten – moderne Infrastruktur“. Unser neues Konzept umfasst neben Keynotes über die Entwicklungen rund um Microsoft, prisma & Co. dieses Jahr ein offenes Informations- und Kommunikationsforum, in dem sich Besucher zu unterschiedlichen Themen an zahlreichen Infoständen informieren, vertiefende Gespräche führen und Kontakte knüpfen können.

Themen werden dabei unter anderem Modern Workplace (Office 365, Infrastruktur usw.), Qlik (Datenvisualisierungen & Reports, D365discovery usw.), Microsoft Dynamics (NAV Development, NAV Finance & Controlling, Dokumentenmanagement usw.) und bestimmte Branchenausprägungen sein. Unser Partner DocuWare wird ebenfalls mit von der Partie sein, genauso wie die Redner Eduard Dell und Guus Krabbenborg.

Eduard Dell unterstützt als Regional Lead der QBS DACH-Organisation Partner wie die prisma im Aufbau und in der Weiterentwicklung ihres Geschäftes mit Microsoft – insbesondere im Bereich „Microsoft Business Anwendungen“. Auf unserem Business Day wird er unter anderem die Roadmaps der Dynamics Produktlinien beleuchten.

Guus Krabbenborg ist als besonders inspirierender Speaker, Trainer, Berater und Blogger in der Microsoft Welt bekannt. In seinen kreativen und anregenden Ausführungen spricht Guus wie kein zweiter über Veränderungen und Möglichkeiten in einer sich zunehmend digitalisierenden Welt.

Auch bei unserem am Vorabend (24. Oktober) stattfindenden „Meet & Greet“ wird Guus Sie bereits mit einem spannenden Impulsvortrag inhaltlich auf den kommenden Tag einstimmen. Unsere Experten stehen an diesem Abend ebenfalls für erste Gespräche zur Verfügung.

Informationen zum Business Day 2018 erhalten Sie auch in unserer Pressemitteilung. Zur direkten Anmeldung gelangen Sie hier.

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Dokumente und Workflows digital managen mit den DocuWare Kinetic Solutions

22. August 2018 stre Schreibe einen Kommentar

Die Digitalisierung hat mittlerweile sämtliche Lebensbereiche erreicht. Insbesondere in Unternehmen läuft ohne digitale Geschäftsprozesse in der heutigen Zeit aber kaum noch etwas, wenn man mit der temporeichen Businesswelt Schritt halten möchte. Betroffen sind dabei im Grunde alle Branchen. Mit der Dokumentenmanagementlösung DocuWare lassen sich zu diesem Zwecke Workflows automatisieren und Dokumente digital managen.

Der Umstieg auf automatisierte, papierlose Geschäftsabläufe kann für Unternehmen dabei wesentliche Vorteile und viel Effizienz- und Innovationspotential mit sich bringen. Neben einer enormen Kostensenkung (z.B. durch die Einsparung von Papier-, Drucker- und Tonerkosten) bietet der Einsatz von DocuWare beispielsweise eine Erhöhung der Sicherheit sensibler Informationen sowie eine Straffung der gesamten Organisation, indem dokumentintensive Geschäftsprozesse vernetzt und Prozesszykluszeiten so deutlich reduziert werden. Mit Docuware lassen sich ebenfalls die gesetzlichen Anforderungen aus GoBD und DSGVO zur revisionssicheren Ablage von Belegen in der Buchhaltung und zu den Auskunftspflichten über personenbezogene (unstrukturierte) Daten umsetzen.

Hierzu stellt das Dokumentenmanagementsystem DocuWare verschiedene Features zur Verfügung, von denen alle Unternehmensbereiche (z.B. Rechnungs- und Personalwesen oder Vertrieb) profitieren. So können beispielsweise Dokumente einfach und sicher in einem zentralen Pool digital archiviert und verwaltet werden. Darüber hinaus fungiert DocuWare wie ein digitaler Schreibtisch (mit Outlook-Integration), um Unterlagen effizient abzulegen und zu ordnen, schnell zu finden und zu bearbeiten. Für eine besonders effektive Ablage können die Dokumente dabei zum Beispiel nach bestimmten Kriterien sortiert, geheftet, mit Notizen und Anmerkungen versehen, gestempelt oder direkt weitergeleitet werden. Außendienstmitarbeiter oder externe Partner können schließlich auch mobil auf die jeweiligen Dokumente zugreifen und an Workflows teilnehmen. DocuWare ist zudem flexibel integrier- und skalierbar und bietet höchste Sicherheitsvorkehrungen – vor allem in der Cloud. Mit der kürzlich veröffentlichten Version 7 der Lösung wurde das Dokumentenmanagementsystem sogar noch schneller, stabiler, performanter und benutzerfreundlicher gemacht.

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