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Microsoft Dynamics NAV 2017 – PayPal-Rechnungslink und Erweiterung des OCR-Services

Seit Ende Oktober steht das neueste Release von Microsofts ERP-Lösung Dynamics NAV 2017 zur Verfügung. Viele der neuen Features dienen dazu, Anwendern die tägliche Arbeit mit dem System zu vereinfachen – auch im Bereich der Finanzbuchhaltung. Hervorzuheben sind hierbei unter anderem ein neuer PayPal-Link in Rechnungsdokumenten sowie die Erweiterung des bereits in Version 2016 eingeführten OCR-Dienstes.

So reagiert Microsoft in der heutigen Zeit von Online-Banking zusammen mit PayPal beispielsweise mit einer besonderen Neuerung und bietet die Möglichkeit, einen Hyperlink für den Online-Zahlungsdienst in die Rechnung einzufügen.

Rechnung mit PayPal-Rechnungslink
Rechnung mit PayPal-Rechnungslink

Über diesen werden Kunden direkt zu PayPal weitergeleitet und können so bequemer und schneller die jeweilige Rechnung online bezahlen. Die erforderlichen Rechnungsinformationen werden von Dynamics NAV an PayPal übertragen, der Kunde braucht die Zahlung somit lediglich zu bestätigen.

PayPal-Login zum Bezahlen der Rechnung
PayPal-Login zum Bezahlen der Rechnung

Der Link kann zudem auch bei bereits gebuchten Verkaufsrechnungen noch nachträglich zugeordnet werden. Dynamics NAV 2017 ermöglicht darüber hinaus, flexibel einzustellen, welche Dokumente einen PayPal-Link enthalten sollen. So kann dieser sowohl einzelnen, als auch über die Einstellungen standardmäßig allen Rechnungen hinzugefügt werden.

Einrichtung des PayPal Zahlungsstandards
Einrichtung des PayPal Zahlungsstandards

Verbesserung der E-Services

Um die Abwicklung von Verkaufsprozessen für Anwender noch einfacher zu gestalten, wurden neben der Einführung des PayPal-Rechnungslinks in Dynamics NAV 2017 auch die OCR-Funktionalitäten erweitert, die die ERP-Software bereits seit der vergangenen Version beinhaltet. Mithilfe des von der Firma Lexmark bereitgestellten Texterkennungs-Dienstes lassen sich eingehende Belege in PDF-Format (eingescannt oder elektronisch empfangen) in eine vom ERP-System leicht zu verarbeitende Struktur umwandeln.

Bisher konnten über den OCR-Service jedoch nur teilweise Kopfdaten und Rechnungsbeträge übermittelt werden. Dynamics NAV 2017 erleichtert den Prozess, indem nun auch die Artikel- und Sachkontozeilen extrahiert werden. Vor allem bei wiederholten Rechnungen erweist sich die Rechnungserfassung mittels OCR als sehr wertvoll, da so beispielsweise Artikel über Querverweise (z.B. den Hersteller) leicht ermittelt werden können. Die neue visuelle Lexmark Webseite hilft zudem dabei, Rechnungen zu überprüfen sowie Kreditoren und Artikel zu erkennen.

Weitere Informationen zur Verwendung des OCR-Services in Dynamics NAV erhalten Sie auch in unserem Blogbeitrag „Eingangsrechnungsprozess mit OCR in Microsoft Dynamics NAV 2016“ sowie in folgendem Video:

Lexmark Invoice Capture Service

Technische Weiterentwicklung in Microsoft Dynamics NAV 2016 und E-Everything

Microsoft Dynamics NAVAuf technischer Ebene wurde bereits in vielen Versionen vor NAV 2016 damit begonnen, die Weichen für eine hohe Konnektivität zur Außenwelt zu stellen. Microsoft Dynamics NAV als zentrales ERP-System verfügt über modernste technische Standards, die es ermöglichen, in Echtzeit mit anderen Systemen Daten auszutauschen und für Benutzer unbemerkt Prozesse in Subsysteme auszulagern.

Durch die Schaffung höherer Interoperabilität mit anderen, vor allem spezialisierten Systemen wird es zunehmend unwichtiger, komplexe bzw. wartungsintensive und sich verändernde Funktionalität als Individualprogrammierung in die eigene ERP-Lösung aufzunehmen. Mit der sogenannten Web-Service-Kommunikation verbunden mit dem XML-basierenden Datenaustausch wird es nun möglich, in einer Maschine-zu-Maschine-Kommunikation Prozesse synchron zu gestalten. Dieses Konzept ist mittlerweile in vielen Anwendungsfällen bei einer modernen ERP-Architektur nicht mehr wegzudenken.

Erweiterung der Entwicklungsumgebung

Aus diesem Grund erweitert Microsoft mit jeder Version von Dynamics NAV den „Werkzeugkasten“, d. h. die integrierte Entwicklungsumgebung (IDE), um die Gestaltung der Anwendung und die Prozessablaufsteuerung wirkungsvoll mit den neuesten technologischen Möglichkeiten umzusetzen.

Weil Dynamics NAV zunehmend von Microsoft auch in einem Cloud-Betriebsmodell positioniert wird, ist es von steigender Wichtigkeit, dass die so betriebene Lösung nicht beliebig individualisiert wird, da dies die Bereitstellungsplattformen an ihre Grenzen bringt. So wurden auch in der Version NAV 2016 einige Neuerungen eingeführt, die im Wesentlichen auf die oben genannten Hintergründe abzielen.

Entwickler können nunmehr – wie in anderen Entwicklungsumgebungen – systemweit auch in Dynamics NAV sogenannte „Events“ abfragen, um im Programmcode auf Zustandsänderungen in anderen Programmbereichen zu reagieren. Mithilfe dieser Technik wird es möglich, zusätzliche Funktionalitäten in die einzelnen Prozesse zu integrieren, ohne den Kern-Quellcode der Standardanwendung direkt zu modifizieren. In letzter Konsequenz bedeutet dies für die Anwender und Betreiber der ERP-Lösung, dass in der Wartung und beim Update mittel- und langfristig weniger Kosten verursacht werden.
Ebenso können gekapselte „Apps“ in Dynamics NAV installiert werden, welche das bestehende Objektmodell nicht ändern, sehr wohl aber Einfluss auf das Daten- und Funktionsmodell der Anwendung haben.

Microsoft aktualisiert das System also nicht nur „oberflächlich“ bzw. „inhaltlich“, sondern sorgt dafür, dass „unter der Motorhaube“ die aktuellen Anforderungen erfüllt werden können. Den Entwicklern und Designern werden auch mit der Version 2016 weitere leistungsstarke Werkzeuge an die Hand gegeben, um damit konkrete Anwendungen zu erstellen, die ihnen bei der täglichen Anwendung einen großen Nutzen verschaffen.

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