Schlagwort-Archive: Elektronische Eingangsrechnung

Fit für die Zukunft: Modernes E-Government mit DocuWare für Kommunen

DocuWare Kommunen-PartnerMit „DocuWare für Kommunen“ zum Thema Rechnungsverarbeitung können ab sofort auch Gemeindeverwaltungen und Ämter ihren gesamten Rechnungsprozess automatisieren und alle Unterlagen rechtskonform und digital ablegen. Die prisma csp GmbH unterstützt Sie als DocuWare Kommunen-Partner bei der Einführung und beim Einsatz der neuen Lösung.

Gesetzliche Richtlinien wie die E-Rechnungs-Verordnung und die Neuregelung des § 2b UstG machen spätestens mit Ende der Übergangsfrist zum 31.12.2020 auch Kommunen umsatzsteuerpflichtig und erfordern auch von diesen eine Einhaltung der GoBD. Unter anderem müssen dann auch Rathäuser ihre Eingangsrechnungen elektronisch verarbeiten und aufbewahren.

Speziell für die Anforderungen in der öffentlichen Verwaltung wurde daher nun „DocuWare für Kommunen“ zum Thema Rechnungsverarbeitung entwickelt. Die vorkonfigurierte, schnell implementierbare und einfach erweiterbare Lösung beschleunigt die fehlerfreie Abwicklung von Prüf- und Anordnungsverfahren – manuelle Eingaben und Umlaufmappen gehören damit der Vergangenheit an.

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Dokumente digital archivieren mit Lösungen von DocuWare und Microsoft Dynamics

Digitale Archivierung mit DocuWareAn die Archivierung von kaufmännischen Belegen stellen Gesetzgeber und Finanzbehörden für die Dauer der Aufbewahrungsfrist bezüglich der Unveränderbarkeit hohe Ansprüche. Neben den gesetzlichen Grundlagen (AO, HGB, UStG) gelten insbesondere die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Hierbei entstehen aus Sicht der Finanzverwaltung auch spezielle Anforderungen an IT-gestützte Prozesse.

Darüber hinaus sind elektronische Eingangsrechnungen mit Ende der Übergangsfrist seit 2017 auch elektronisch ohne Medienbruch zu archivieren. Wer also elektronische Rechnungen annimmt, ist im Rahmen der prüfungsrelevanten GoBD verpflichtet, diese Rechnungen nebst steuerrechtlich relevanten Begleitdokumenten, wie z.B. einer E-Mail, elektronisch unveränderbar aufzubewahren. Auch Kontierungsinformationen müssen digital auf dem elektronischen Beleg archiviert werden.

Ein ERP-System wie Microsoft Dynamics NAV bzw. Dynamics 365 Business Central kann diese Archivierungsvorgaben – genau wie eine elektronische Ablage in Filesystemen – nicht erfüllen. Für die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung empfiehlt sich daher der Einsatz einer Dokumentenmanagementlösung wie die Kinetic Solutions von DocuWare.

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