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Buchempfehlung: Microsoft Dynamics NAV 2016 – Financial Management

Microsoft Dynamics NAV 2016 - Financial ManagementErfahren Sie im Handbuch „Microsoft Dynamics NAV 2016 – Financial Management“ alles Wissenswerte zur erfolgreichen Abwicklung Ihrer täglichen Finanzgeschäfte mit Dynamics NAV.

Der praktische Ratgeber bietet Erklärungen zu allen wichtigen Neuerungen im Financial-Bereich, die in Microsoft Dynamics NAV in den vergangenen Releases (insbesondere in Version 2016) eingeführt wurden. Darüber hinaus wird im Detail erläutert, wie die jeweiligen Erweiterungen und neuen Funktionalitäten am effizientesten zur Erleichterung alltäglicher Geschäftsabläufe im Finanzmanagement eingesetzt werden können.

Die besprochenen Themengebiete umfassen unter anderem wichtige Prozesse in Einkauf und Verkauf, Zahlungsabwicklungen, Bankkonten- und Cashflow-Management, die Bewertung von Lagerbeständen, das Senden und Empfangen elektronischer Dokumente sowie diverse Business Intelligence Funktionen.

Der Guide richtet sich vor allem an Anwender aus der Finanzbuchhaltung und kann ab sofort in englischer Sprache hier bestellt werden: Microsoft Dynamics NAV 2016 – Financial Management

Microsoft Dynamics NAV 2016 – Die neue Funktion „Abgrenzungsbuchung“

Microsoft Dynamics NAVBeim Jahresabschluss sind aktive und passive Rechnungsabgrenzungsbuchungen durchzuführen, um den periodengerechten Erfolg zu ermitteln. Unabhängig vom Zeitpunkt der Rechnungs- und Zahlungsbuchung werden Aufwände und Erträge somit der Periode zugerechnet, in der sie wirtschaftlich relevant sind. Die seit Version 2016 verfügbare Funktion „Abgrenzungsbuchung“ vereinfacht diesen Prozess in Microsoft Dynamics NAV.

Für eine sinnvolle Unternehmenssteuerung ist die jährliche Feststellung des Unternehmenserfolges durch eine Gewinn- und Verlustrechnung eindeutig zu wenig. Eine monatlich exakte Bestimmung der Unternehmenskennzahlen ist mittlerweile auch für kleinere Unternehmen unerlässlich, um stets eine umfassende Grundlage für schnelle Entscheidungen parat zu haben. Eine periodengenaue Abgrenzung ist deswegen in vielen Unternehmen alltägliche Praxis.

Bis dato sind hierfür allerdings umfangreiche und arbeitsintensive Umbuchungsprozesse im Nachhinein zu initiieren.
Mit der neuen Funktion „Abgrenzungsbuchung“ in Microsoft Dynamics NAV 2016 können diese Buchungen vorlagengesteuert automatisch im Zuge der Ursprungsbuchung generiert werden.

Abgrenzungsbuchung Dynamics NAV 2016
Quelle: prisma informatik

In den Vorlagen kann unter anderem die Berechnungsmethode, das Startdatum für die Abgrenzungsbuchung und die Anzahl der Monate gesteuert werden – eine flexible Datumsformel wird in der Version NAV 2016 nicht angeboten, obwohl der Feldname darauf hindeutet. In der Praxis sollte aber ein monatlicher Zyklus ausreichen.

Die Vorlagen können in der Sachbuchhaltung (Sachkonto, FiBu Buch.-Blatt) verwendet werden, sie können aber auch Artikeln oder Ressourcen zugeordnet werden. Damit ist es möglich, auch dann Buchungen automatisch abzugrenzen, wenn diese über die Warenwirtschaftsmodule (Einkauf, Verkauf) generiert werden.
Mit der Entstehungsbuchung wird nur der entsprechende Monatsanteil auf das Aufwands- oder Ertragskonto gebucht. Mit dem Buchungsdatum der Entstehungsbuchung wird dann der entsprechende Rest auf das Abgrenzungskonto gebucht. Gleich mit dieser werden aber auch Buchungen zu Buchungsdaten in der Zukunft generiert, die das Konto gegen das jeweilige Aufwands- oder Ertragskonto wieder auflösen.

Vor der Buchung kann in einer neuen Page der Abgrenzungsvorschlag eingesehen werden und gegebenenfalls durch den Sachbearbeiter geändert werden. Für die Finanzbuchhaltung wird zusätzlich ein neuer Report mit ausgeliefert, um die Abgrenzungen auszuwerten.
Klassische Einsatzgebiete für diese Funktion sind im Voraus zu zahlende bzw. erhaltene Versicherungsbeiträge, Provisionen, Kraftfahrzeugsteuern, Mieten und Zinsen – insbesondere hier werden gegebenenfalls die Kosten der Geldbeschaffung für einen Kredit über dessen Laufzeit abgegrenzt.

Darüber hinaus kann diese Funktion auch immer dann verwendet werden, wenn ein Unternehmen seinen Kunden Service- oder Vertragsleistungen im Voraus berechnet hat und die Erlöse jeweils über die Vertragslaufzeit verteilt dargestellt werden sollen. Andersherum kann die Funktion auch verwendet werden, wenn einem Unternehmen diese Kosten durch ein anderes Unternehmen in Rechnung gestellt werden.

Microsoft Dynamics NAV 2016 – Buchungsvorschau

Microsoft Dynamics NAVIn Dynamics NAV werden seit jeher mit der Buchung eine große Anzahl von Posten im System geschrieben, die den Geschäftsfall dokumentieren. Mit den Posten findet die Fortschreibung der Geschäftsprozesse auf elementarer Ebene statt. Durch die lückenlose Journalisierung aller Transaktionen wird das Hauptbuch in der Finanzbuchhaltung gebildet und verschiedene Nebenbücher für Debitoren, Kreditoren, Lager und diverse andere mehr. Mit der Einführung von Microsoft Dynamics NAV 2016 wurde dieser Prozess verbessert.

Die Ergebnisse in Form der Posten konnten bis dato immer nur nach der Buchung genau eingesehen werden. Für die Analyse vor der Buchung gibt es bis heute in vielen Bereichen zwar eine Art Testbericht, in dem die grundlegende Struktur und ggf. vorhandene Fehler dargestellt werden, aber eine kontengenaue Vorwegnahme des Buchungsergebnisses ist nicht möglich.

Mit der Version Dynamics NAV 2016 wurde hier eine grundlegende Neuerung eingeführt: Ohne dass die Buchung bereits in den Posten festgeschrieben ist, kann eine neue Page aufgerufen werden, die von der Struktur der Navigate-Page entspricht. Mit dem Funktionsaufruf „Zugehörige Posten anzeigen“ kann der Anwender dann in die jeweilige Postenart einsteigen, um dort das Buchungsergebnis vorab zu begutachten.

Diese Funktion wird als „Buchungsvorschau“ bezeichnet.

Buchungsvorschau Dynamics NAV 2016
Quelle: prisma informatik

Die eigentliche Navigate-Page ist natürlich weiterhin verfügbar für die gebündelte Anzeige von „gebuchten Posten“ (Historie) eines Geschäftsfalls.

Diese Funktion kann im Rahmen der Standardanwendung in folgenden Bereichen aufgerufen werden:

Dynamics NAV 2016 Buchungen
Quelle: prisma informatik

Die Funktion ist gerade bei der Systemeinrichtung sehr wertvoll. Konfigurationen können schnell geprüft werden. Auch wenn in einem laufenden System Buchungsparameter geändert werden (z. B. Konten in der Buchungsmatrix), können die Auswirkungen getestet werden, ohne Gefahr zu laufen, eine Fehlbuchung durchzuführen. Durch die vollständige Transparenz der Ergebnisse im Vorgriff steigt das Vertrauen der Anwender in ihre Tätigkeit, gerade wenn Mitarbeiter bestimmte Prozesse zum ersten Mal durchführen.

Microsoft Dynamics NAV 2016 – Erweiterungen in der Finanzbuchhaltung

Microsoft Dynamics NAVDer konsequente Releasezyklus von Microsofts Dynamics NAV-Reihe lässt es zur Tradition werden: Wieder einmal möchten wir Ihnen in einigen Beiträgen die erweiterten Funktionalitäten der neuesten Dynamics NAV Version 2016 näherbringen. Insbesondere im Finanzbereich finden sich auch diesmal wieder zahlreiche Neuerungen, da in einem integrierten System ohnehin sehr viele Prozesse letztendlich in der Finanzbuchhaltung zusammenfließen. Dieser Artikel fokussiert sich auf einige Themen, die seitens Microsoft selbst unter dem Begriff „Finance Enhancements“ geführt werden.

Auch verschiedene technische Erweiterungen haben primär und direkt mit den Abläufen in der Finanzbuchhaltung zu tun, weitere Funktionalitäten, wie z. B. die Workflow-Funktion, haben zumindest mittelbaren Einfluss auf die Finanzbuchhaltung. Diese Themen sollen dann jedoch Gegenstand gesonderter Beiträge sein.

Was beschäftigte uns 2015?
Wenn wir auf die Version Dynamics NAV 2015 zurückschauen, haben wir uns im Bereich der Finanzbuchhaltung im Wesentlichen mit Neuerungen im Zahlungsverkehr beschäftigt. Der Import und die Verarbeitung von Kontoauszügen wurden hier seitens Microsoft als „Service“ zur Verfügung gestellt. Das heißt, man konnte auf die Expertise eines zentralen Dienstes zugreifen, um die Datenverarbeitung im eigenen Unternehmen durchzuführen.

Außerdem wurde das Drucken von Belegen nun erstmals auch über Word-Vorlagen ermöglicht. Auch Fachabteilungen sollen so in der Lage sein, selbstständig und einfach Reports zu designen. Standardformate wurden dabei vor allem für Verkaufsbelege mitgeliefert. Versierten Anwendern war es aber möglich, für prinzipiell jeden RDLC-Report ein entsprechendes Word-Layout anzulegen.

Weiterentwicklungen in 2016
Die beiden oben genannten Themen wurden auch in der neuen Version wieder aufgegriffen und nochmals verbessert.
So wird beispielsweise das interne Zahlungsverkehrsmodul weiter ausgebaut. Hier wurde nun eine klassische Zahlungsvorschlagsliste hinzugefügt, die u.a. im Vorfeld der Zahlungen zur Analyse fehlender Stammdaten und ähnlichem verwendet werden kann. An den Komfort und an die Funktionsvielfalt, die Kunden im deutschen Markt durch die Add-On-Module von OPplus oder akquinet im Bereich Zahlungsverkehr gewohnt sind, kommt das Standardmodul allerdings noch immer nicht heran. Hier darf man auf die Weiterentwicklung und die Positionierung in den kommenden Jahren gespannt sein.

Einen kleinen aber feinen Fortschritt gibt es auch im Zusammenhang mit Drucklayouts für bestimmte Reports. Auf Ebene der Debitoren und Kreditoren kann nun gesteuert werden, welches Drucklayout verwendet und an welche Empfänger es gegebenenfalls per E-Mail gesendet werden soll. Außerdem gibt es nun eine Standardvorlage für den Kontoauszugsbericht.

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Dynamics NAV 2013 R2: Die neuen Funktionen im Finanzmanagement

Microsoft Dynamics NAV 2013 R2 Zahlungsverkehr Finanzmanagement Funktionen neuZahlungsverkehrs-Modul ist nun im Standard von Microsoft Dynamics NAV enthalten

Waren die bisherigen Granules „5001910 – Zahlungsverkehr“ und „5001920 – Auslandszahlungsverkehr“ nur bis Dynamics NAV 2009 R2 im Einsatz, ist ab Version NAV 2013 R2 wieder ein eigener Zahlungsverkehr im Standard der ERP-Lösung enthalten.

Der darin enthaltene Funktionsumfang bietet u.a. automatische und manuelle Zahlungsabwicklungen, Bankkontoabstimmung, Kontoauszugsimport oder den Export von SEPA Überweisungen & Lastschriften im XML-Format.

Mit dem Zahlungsverkehrs-Modul wird u.a. die Abstimmung von Bankkonten in Microsoft Dynamics NAV mit den Kontoauszügen ermöglicht. Offene Posten können automatisch durch das System vorgeschlagen, ausgeglichen oder auch manuell hinzugefügt werden. Auf diese Weise lassen sich Kontoauszüge tagesaktuell mit dem System abgleichen. Die Vorkontierung bzw. der Ausgleichsvorschlag der offenen Posten erfolgt anhand der Beleg- sowie Kontonummer des Kunden, die in der Zahlung angegeben sind.

Mit dem aktuellen Rollup können auch die Kontoauszüge in den Formaten CSV oder CAMT eingelesen werden. Dieses Format löst im Rahmen der SEPA-Einführung zukünftig das traditionelle MT940-Format ab.

Eine weitere Standard-Funktionalität im Cash-Management ist das Kassenbuch, um alle mit Bargeld durchgeführten Transaktionen im Unternehmen zeitnah und vollständig zu erfassen, zu verwalten und zu dokumentieren. Die Einnahmen und Ausgaben erfolgen über ein eigenes Fibu-Buch.-Blatt in Dynamics NAV 2013 R2.

Erstellung von Zahlungsvorschlägen

Für die offenen Posten, sowohl debitorisch als auch kreditorisch, werden Zahlungsvorschläge direkt im System erstellt. Die Zahlungsvorschläge (eigenes Zahlungsausgangs Buch.-Blatt und Zahlungseingangs Buch.-Blatt) können sowohl Rechnungen als auch Gutschriften in einem Lauf verarbeiten und Überhänge abbilden. Nach Überprüfung der Zahlungsvorschläge können die daraus resultierenden Zahlungsdateien für die Übertragung in die Banksoftware erstellt werden. Die neuen SEPA XML-Formate werden hierbei unterstützt. Zudem ist es möglich, im Bereich der Lastschriften die notwendigen Mandate bei den Bankverbindungen der Debitoren zu verwalten. Wichtig hierbei ist zu beachten, dass es in der vorliegenden Standardversion nicht möglich ist, die noch bis August 2014 verwendbaren DTAUS-Dateien zu generieren.

Weitere Informationen zu den neuen Funktionen, der neuen Benutzeroberfläche und Updatestrategien finden Sie in unseren Themenseiten zu Microsoft Dynamics NAV 2013 R2.

Handbuch: Microsoft Dynamics NAV Financial Management

Ein GrundHandbuch: Microsoft Dynamics NAV Financial Managementlagenbuch für die gesamte Finanzbuchhaltung in Microsoft Dynamics NAV

„Microsoft Dynamics NAV Financial Management“ ist als grundlegendes Handbuch konzipiert, das den Leser umfassend durch alle Aufgabenbereiche der Finanzbuchhaltung in Navision führt.


Die Themenbereiche erstrecken sich unter anderem über:

  • Einkaufs- und Verkaufsprozesse
  • Bankkontenverwaltung
  • Buchungsvorfälle
  • Zahlungen
  • Anlagevermögen
  • Lagerbewegung
  • Steuerberichtserstattung
  • Jahresabschlüsse
  • Dokumentenfreigabe
  • Cash Flow
  • Business Intelligence

Zusätzlich zu den einzelnen Funktionsbereichen werden die Einstellungsmöglichkeiten in einem separeten Kapitel erklärt.

Das Handbuch ist ein detalliertes Übungs- und Nachschlagewerk, sowohl für die grundlegenden als auch für die fortgeschrittenen Funktionen des Finanzmanagements in Microsoft Dynamics NAV.

„Microsoft Dynamics NAV Financial Management“ ist in englischer Sprache unter dynamics-buecher.de bestellbar. 

Dynamics NAV 2013: Neuerungen im Financial Management

Microsoft Dynamics NAV 2013 integriert neue Funktionen im Bereich Buchhaltung und Finanzmanagement

In den Bereichen Buchhaltung und Finanzmanagement haben sich seit der Einführung des Warenwirtschaftssystems Microsoft Dynamics NAV 2009 einige Änderungen ergeben. Arbeitsabläufe wurden erleichtert und neue Funktionen wurden entwickelt. Diese finden sich gebündelt in der Ende 2012 erscheinenden, neuen Version des ERP-Systems Microsoft Dynamics NAV 2013.

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