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Microsoft Dynamics NAV 2016 – CRM Integration

Microsoft Dynamics NAV 2016Nicht zuletzt durch den Erfolg der Online-Verfügbarkeit von Dynamics CRM (Software as a Service) und der insgesamt hohen Verbreitung der ERP-Anwendung Dynamics NAV werden in vielen Unternehmen bereits beide Produkte aus dem Hause Microsoft eingesetzt.

Aus Sicht eines effektiven Kundenmanagements ist ein schlichtes paralleles Betreiben beider Systeme jedoch nicht zielführend. Beide Produkte beanspruchen zentrale Datenstrukturen in einem Unternehmen, wie zum Beispiel die Kundenverwaltung. Demnach liegt es nahe, beide Systeme technisch zu integrieren, sodass die Prozesse sowohl im einen, als auch im anderen nahtlos und effizient gestaltet werden können.

Standardmäßige CRM-Integration in Dynamics NAV

Mit Erscheinen der neuen Version von Dynamics NAV hat Microsoft eine völlig neu gestaltete Art der Integration zwischen NAV und CRM vorgestellt, die weit über die Synchronisationstools aus den vergangenen Versionen hinauswirken. Beide Produkte werden unter Berücksichtigung des jeweiligen gemeinsamen Geschäftsprozesses mit ihren jeweiligen Stärken eingesetzt und ergänzen sich hervorragend. Es können sowohl in den Benutzeroberflächen der CRM-Anwendung wie selbstverständlich Informationen aus Dynamics NAV angezeigt werden, als auch umgekehrt. Allen Mitarbeitern wird damit eine vollständige Sicht auf alle Vorgänge eines Kunden gewährt.

Koppelung und Link-Verbindung

Zwischen dem Debitor aus der NAV-Anwendung und den Kunden im CRM kann eine Koppelung aktiviert werden. Damit erfolgt eine automatische Stammdatensynchronisation im Hintergrund. Dies betrifft vornehmlich Felder, die in beiden Anwendungen gleich verwendet werden sollen (z.B. Adressinformationen). Darüber hinaus werden aber aus beiden Anwendungen heraus für alle relevanten Tabellen sogenannte Verlinkungen angeboten, von wo aus mit einem Klick in die jeweils andere Anwendung navigiert werden kann, um von dort aus – entsprechende Berechtigungen vorausgesetzt – weitere Bearbeitungsschritte durchzuführen. Diverse Inhalte können dann in sogenannten Factboxen im jeweils anderen Programmkontext angezeigt werden (z.B. Finanzbuchhaltungsstatistik aus NAV in CRM oder Verkaufschancenstatistik aus CRM in NAV).

Microsoft Dynamics NAV 2016 Integration CRM
Daten aus Dynamics NAV können mittels Factboxen in CRM angezeigt werden und umgekehrt.

Prozessintegration

Auch Prozesse können zwischen beiden Systemen integriert abgebildet werden. So können Angebote und Aufträge des ERP-Systems direkt aus Verkaufschancen des CRM-Systems resultieren. Dort werden dann zukünftig auch Systeminformationen gepostet (z.B. wenn die Rechnungsstellung zu einem Vorgang erfolgt ist, der mit einem CRM-Element verbunden ist).

Bei der Konzeption sollten die Stärken der jeweiligen Produkte für den betroffenen Prozessabschnitt berücksichtigt werden. Während CRM vor allem in der Anbahnung und der Initiierung von Verkaufstransaktionen liegt, sind das Fulfillment, die logistische Abwicklung und die Abrechnung in NAV angesiedelt.

Microsoft Dynamics NAV 2016 – Das neue Workflow Modul

Microsoft Dynamics NAVDie aktuellste Version der ERP-Lösung Microsoft Dynamics NAV 2016 brachte viele optimierte und neue Funktionalitäten mit sich, die dem Anwender das alltägliche Arbeiten mit der Software erheblich erleichtern können. Eine der wohl interessantesten Neuerungen ist die Möglichkeit, Workflows nun direkt innerhalb der Applikation generisch und flexibel zu konfigurieren und auszuführen.

Das neue Workflow-Modul hilft dem Benutzer somit, ERP-Prozesse komplett durchgängig und individuell zu steuern und dabei gegebene Compliance-Vorgaben zu erfüllen. Das Business Process Management wird damit gewissermaßen von der IT gestützt. So kann ein mit entsprechenden Rechten ausgestattete Anwender Freigabe- und Genehmigungsprozesse eigenständig konfigurieren, indem er unmittelbar in Dynamics NAV 2016 die jeweiligen Reaktionen auf bestimmte Ereignisse festlegt („Wenn“…“dann“…). Bei diesen kann es sich beispielsweise um eine einfache Benachrichtigung, die Aufforderung zur Zustimmung bzw. Ablehnung einer erforderlichen Aktion oder das automatische Einleiten eines Prozesses handeln.

NAV 2016 Workflow

Benachrichtigung
Wird als Reaktion zum Beispiel eine Benachrichtigung gewählt, werden die gewünschten Anwender bei Eintritt des jeweiligen Ereignisses darüber informiert, was geschehen ist, und gegebenenfalls dazu aufgefordert, entsprechend zu handeln. Betreffende Personen erhalten in einem solchen Fall beispielsweise eine E-Mail oder eine Meldung mit den jeweiligen Informationen.

Freigabe einer erforderlichen Maßnahme
Darüber hinaus kann festgelegt werden, dass ein erforderlicher nächster Arbeitsschritt, eine Ware oder ein Dokument so lange blockiert bleiben, bis eine dafür zuständige Person im Unternehmen die betreffende Aktion bzw. das Objekt für weitere Prozessabläufe freigegeben hat. So kann zum Beispiel eine Einkaufsrechnung, die einen gewissen Betrag überschreitet, gesperrt werden, bis ein Mitarbeiter des Unternehmens diese geprüft und genehmigt hat.

Prozessautomatisierung
Auch kann entschieden werden, dass das System von Microsoft Dynamics NAV 2016 bei Eintritt bestimmter Ereignisse automatisch einen hierfür festgelegten Antwortprozess ausführt, ohne dass ein weiterer Anwender manuell den nächsten Arbeitsschritt initiieren muss.

Microsoft Dynamics NAV 2016 beinhaltet bereits über 20 Workflow-Templates (z.B. für Eingangsrechnungsprozesse), die der Benutzer verwenden kann. Entwicklern ist es allerdings zudem möglich, eigene Workflow-Ereignisse und –Reaktionen zu definieren.

NAv 2016 Workflow Templates

Bisher waren die Geschäftsprozesse in Microsoft Dynamics NAV zwar in Teilen parametrisierbar, jedoch immer systemseitig vorgegeben. Mit der neuen Logik im Bereich der Workflows wird somit die Möglichkeit geschaffen, Prozesse generisch zu designen und schließlich durch die Anwender des ERP-Systems ausführen zu lassen.

Technische Weiterentwicklung in Microsoft Dynamics NAV 2016 und E-Everything

Microsoft Dynamics NAVAuf technischer Ebene wurde bereits in vielen Versionen vor NAV 2016 damit begonnen, die Weichen für eine hohe Konnektivität zur Außenwelt zu stellen. Microsoft Dynamics NAV als zentrales ERP-System verfügt über modernste technische Standards, die es ermöglichen, in Echtzeit mit anderen Systemen Daten auszutauschen und für Benutzer unbemerkt Prozesse in Subsysteme auszulagern.

Durch die Schaffung höherer Interoperabilität mit anderen, vor allem spezialisierten Systemen wird es zunehmend unwichtiger, komplexe bzw. wartungsintensive und sich verändernde Funktionalität als Individualprogrammierung in die eigene ERP-Lösung aufzunehmen. Mit der sogenannten Web-Service-Kommunikation verbunden mit dem XML-basierenden Datenaustausch wird es nun möglich, in einer Maschine-zu-Maschine-Kommunikation Prozesse synchron zu gestalten. Dieses Konzept ist mittlerweile in vielen Anwendungsfällen bei einer modernen ERP-Architektur nicht mehr wegzudenken.

Erweiterung der Entwicklungsumgebung

Aus diesem Grund erweitert Microsoft mit jeder Version von Dynamics NAV den „Werkzeugkasten“, d. h. die integrierte Entwicklungsumgebung (IDE), um die Gestaltung der Anwendung und die Prozessablaufsteuerung wirkungsvoll mit den neuesten technologischen Möglichkeiten umzusetzen.

Weil Dynamics NAV zunehmend von Microsoft auch in einem Cloud-Betriebsmodell positioniert wird, ist es von steigender Wichtigkeit, dass die so betriebene Lösung nicht beliebig individualisiert wird, da dies die Bereitstellungsplattformen an ihre Grenzen bringt. So wurden auch in der Version NAV 2016 einige Neuerungen eingeführt, die im Wesentlichen auf die oben genannten Hintergründe abzielen.

Entwickler können nunmehr – wie in anderen Entwicklungsumgebungen – systemweit auch in Dynamics NAV sogenannte „Events“ abfragen, um im Programmcode auf Zustandsänderungen in anderen Programmbereichen zu reagieren. Mithilfe dieser Technik wird es möglich, zusätzliche Funktionalitäten in die einzelnen Prozesse zu integrieren, ohne den Kern-Quellcode der Standardanwendung direkt zu modifizieren. In letzter Konsequenz bedeutet dies für die Anwender und Betreiber der ERP-Lösung, dass in der Wartung und beim Update mittel- und langfristig weniger Kosten verursacht werden.
Ebenso können gekapselte „Apps“ in Dynamics NAV installiert werden, welche das bestehende Objektmodell nicht ändern, sehr wohl aber Einfluss auf das Daten- und Funktionsmodell der Anwendung haben.

Microsoft aktualisiert das System also nicht nur „oberflächlich“ bzw. „inhaltlich“, sondern sorgt dafür, dass „unter der Motorhaube“ die aktuellen Anforderungen erfüllt werden können. Den Entwicklern und Designern werden auch mit der Version 2016 weitere leistungsstarke Werkzeuge an die Hand gegeben, um damit konkrete Anwendungen zu erstellen, die ihnen bei der täglichen Anwendung einen großen Nutzen verschaffen.

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Microsoft Dynamics NAV 2016 – Web Client und Universal App Client

Microsoft Dynamics NAVSeit vergangenem Oktober befindet sich die neue Version von Microsofts ERP-Software Dynamics NAV 2016 auf dem Markt. Die zunehmende Orientierung in mobile Anwendungsszenarien zeigt sich auch in den unternommenen Anstrengungen, den Web Client weiter auszubauen. War das Einsatzgebiet in der Vergangenheit aufgrund diverser Restriktionen beschränkt, entwickelt sich der Web Client unter Microsoft Dynamics NAV 2016 zu einer vollwertigen Alternative für vielfältige NAV-Anwendungsszenarien. Zudem wurde die Software auch für die Benutzung auf mobilen Endgeräten optimiert und kann nun mittels des neuen Universal App Clients sogar auf dem Smartphone verwendet werden.

Rund 60 kleine, aber wirkungsvolle Verbesserungen wurden insgesamt bezüglich des Web Clients in Dynamics NAV 2016 vorgenommen. Die meisten neuen Funktionalitäten waren bis dato nur innerhalb des Windows Clients verfügbar. Sie dienen vor allem besserer Produktivität, einer einfacheren Bedienung und gesteigerter Performance bei der Verwendung des ERP-Systems. Die Neuerungen betreffen unter anderem die Bereiche Dateneingabe, Listen, Rollencenter sowie diverse Grundeinstellungen.

NAV 2016 Web Client Verbeserungen

So lässt sich die Software zum Beispiel durch das Fixieren von Spalten in Tabellen, das Ein- und Ausklappen von Tabs und den schnellen Wechsel zwischen verschiedenen Mandanten nun auch im Web Client wesentlich bequemer bedienen. Auch Suchvorgänge gestalten sich hier in Dynamics NAV 2016 einfacher, da spaltenübergreifend gesucht werden kann und passende Suchergebnisse bereits während der Eingabe in das Feld angezeigt werden. Darüber hinaus ist es dem Nutzer mit der neuen Version auch im Web Client möglich, Einstellungen wie Sprache, Unternehmen, Region oder Zeitzone eigenständig vorzunehmen. Diese und viele weitere Verbesserungen erleichtern das Arbeiten mit dem ERP-System im Web Client.

Der neue Universal App Client
Einige der neuen Funktionalitäten finden sich auch im seit Version Dynamics NAV 2016 verfügbaren Universal App Client. Dieser ist neben dem Web-Client noch stärker optimiert für die Benutzung der Anwendung auf mobilen Endgeräten wie Apple iPhone, iPad oder Microsoft Surface. Hier stehen die effiziente Gestensteuerung und die verbesserte Darstellung auf unterschiedlichen Bildschirmgrößen im Vordergrund. Die Optimierung wurde dabei so weit vorangetrieben, dass sogar eine bequeme Nutzung auf Smartphones aller gängigen Betriebssysteme (iOs, Android, Windows) möglich ist.

NAV 2016 Universal App Client

NAV 2016 Universal App Client

NAV 2016 Universal App Client

 

Microsoft Dynamics NAV 2016 – Die neue Funktion „Abgrenzungsbuchung“

Microsoft Dynamics NAVBeim Jahresabschluss sind aktive und passive Rechnungsabgrenzungsbuchungen durchzuführen, um den periodengerechten Erfolg zu ermitteln. Unabhängig vom Zeitpunkt der Rechnungs- und Zahlungsbuchung werden Aufwände und Erträge somit der Periode zugerechnet, in der sie wirtschaftlich relevant sind. Die seit Version 2016 verfügbare Funktion „Abgrenzungsbuchung“ vereinfacht diesen Prozess in Microsoft Dynamics NAV.

Für eine sinnvolle Unternehmenssteuerung ist die jährliche Feststellung des Unternehmenserfolges durch eine Gewinn- und Verlustrechnung eindeutig zu wenig. Eine monatlich exakte Bestimmung der Unternehmenskennzahlen ist mittlerweile auch für kleinere Unternehmen unerlässlich, um stets eine umfassende Grundlage für schnelle Entscheidungen parat zu haben. Eine periodengenaue Abgrenzung ist deswegen in vielen Unternehmen alltägliche Praxis.

Bis dato sind hierfür allerdings umfangreiche und arbeitsintensive Umbuchungsprozesse im Nachhinein zu initiieren.
Mit der neuen Funktion „Abgrenzungsbuchung“ in Microsoft Dynamics NAV 2016 können diese Buchungen vorlagengesteuert automatisch im Zuge der Ursprungsbuchung generiert werden.

Abgrenzungsbuchung Dynamics NAV 2016
Quelle: prisma informatik

In den Vorlagen kann unter anderem die Berechnungsmethode, das Startdatum für die Abgrenzungsbuchung und die Anzahl der Monate gesteuert werden – eine flexible Datumsformel wird in der Version NAV 2016 nicht angeboten, obwohl der Feldname darauf hindeutet. In der Praxis sollte aber ein monatlicher Zyklus ausreichen.

Die Vorlagen können in der Sachbuchhaltung (Sachkonto, FiBu Buch.-Blatt) verwendet werden, sie können aber auch Artikeln oder Ressourcen zugeordnet werden. Damit ist es möglich, auch dann Buchungen automatisch abzugrenzen, wenn diese über die Warenwirtschaftsmodule (Einkauf, Verkauf) generiert werden.
Mit der Entstehungsbuchung wird nur der entsprechende Monatsanteil auf das Aufwands- oder Ertragskonto gebucht. Mit dem Buchungsdatum der Entstehungsbuchung wird dann der entsprechende Rest auf das Abgrenzungskonto gebucht. Gleich mit dieser werden aber auch Buchungen zu Buchungsdaten in der Zukunft generiert, die das Konto gegen das jeweilige Aufwands- oder Ertragskonto wieder auflösen.

Vor der Buchung kann in einer neuen Page der Abgrenzungsvorschlag eingesehen werden und gegebenenfalls durch den Sachbearbeiter geändert werden. Für die Finanzbuchhaltung wird zusätzlich ein neuer Report mit ausgeliefert, um die Abgrenzungen auszuwerten.
Klassische Einsatzgebiete für diese Funktion sind im Voraus zu zahlende bzw. erhaltene Versicherungsbeiträge, Provisionen, Kraftfahrzeugsteuern, Mieten und Zinsen – insbesondere hier werden gegebenenfalls die Kosten der Geldbeschaffung für einen Kredit über dessen Laufzeit abgegrenzt.

Darüber hinaus kann diese Funktion auch immer dann verwendet werden, wenn ein Unternehmen seinen Kunden Service- oder Vertragsleistungen im Voraus berechnet hat und die Erlöse jeweils über die Vertragslaufzeit verteilt dargestellt werden sollen. Andersherum kann die Funktion auch verwendet werden, wenn einem Unternehmen diese Kosten durch ein anderes Unternehmen in Rechnung gestellt werden.

Microsoft Dynamics NAV 2016 – Buchungsvorschau

Microsoft Dynamics NAVIn Dynamics NAV werden seit jeher mit der Buchung eine große Anzahl von Posten im System geschrieben, die den Geschäftsfall dokumentieren. Mit den Posten findet die Fortschreibung der Geschäftsprozesse auf elementarer Ebene statt. Durch die lückenlose Journalisierung aller Transaktionen wird das Hauptbuch in der Finanzbuchhaltung gebildet und verschiedene Nebenbücher für Debitoren, Kreditoren, Lager und diverse andere mehr. Mit der Einführung von Microsoft Dynamics NAV 2016 wurde dieser Prozess verbessert.

Die Ergebnisse in Form der Posten konnten bis dato immer nur nach der Buchung genau eingesehen werden. Für die Analyse vor der Buchung gibt es bis heute in vielen Bereichen zwar eine Art Testbericht, in dem die grundlegende Struktur und ggf. vorhandene Fehler dargestellt werden, aber eine kontengenaue Vorwegnahme des Buchungsergebnisses ist nicht möglich.

Mit der Version Dynamics NAV 2016 wurde hier eine grundlegende Neuerung eingeführt: Ohne dass die Buchung bereits in den Posten festgeschrieben ist, kann eine neue Page aufgerufen werden, die von der Struktur der Navigate-Page entspricht. Mit dem Funktionsaufruf „Zugehörige Posten anzeigen“ kann der Anwender dann in die jeweilige Postenart einsteigen, um dort das Buchungsergebnis vorab zu begutachten.

Diese Funktion wird als „Buchungsvorschau“ bezeichnet.

Buchungsvorschau Dynamics NAV 2016
Quelle: prisma informatik

Die eigentliche Navigate-Page ist natürlich weiterhin verfügbar für die gebündelte Anzeige von „gebuchten Posten“ (Historie) eines Geschäftsfalls.

Diese Funktion kann im Rahmen der Standardanwendung in folgenden Bereichen aufgerufen werden:

Dynamics NAV 2016 Buchungen
Quelle: prisma informatik

Die Funktion ist gerade bei der Systemeinrichtung sehr wertvoll. Konfigurationen können schnell geprüft werden. Auch wenn in einem laufenden System Buchungsparameter geändert werden (z. B. Konten in der Buchungsmatrix), können die Auswirkungen getestet werden, ohne Gefahr zu laufen, eine Fehlbuchung durchzuführen. Durch die vollständige Transparenz der Ergebnisse im Vorgriff steigt das Vertrauen der Anwender in ihre Tätigkeit, gerade wenn Mitarbeiter bestimmte Prozesse zum ersten Mal durchführen.

Microsoft Dynamics NAV 2016 offiziell verfügbar

Das Warten hat ein Ende: Auf der Directions EMEA 2015 in Mannheim hat Microsoft die offizielle Verfügbarkeit seines neues Releases Dynamics NAV 2016 verkündet. Die ERP-Software bietet ihren Anwendern zahlreiche wichtige Neuerungen bezüglich Mobilität und Integration sowie applikative und entwicklungstechnische Erweiterungen.

Auch mit der neuen Version seiner ERP-Lösung möchte Microsoft wieder seine drei Versprechen an die Nutzer einhalten. Das Produkt soll demnach wie die Vorgänger schnell zu implementieren und einfach anzuwenden sein und darüber hinaus mittelständische Unternehmen auf der ganzen Welt dabei unterstützen, ihre Ziele zu erreichen.

Die Veröffentlichung von Microsoft Dynamics NAV 2016 bringt zahlreiche funktionelle Neuerungen und Erweiterungen mit sich. Diese umfassen unter anderem:

• Die neue, innovative Universal App (verfügbar für Windows, iOS und Android), welche die Nutzung des Programmes nun sogar auf dem Smartphone ermöglicht.

• Tiefere Integration mit den Produkten Microsoft CRM, Azure und Office 365 zur Erleichterung der Arbeitsabläufe sowie erweiterter Power BI Content.

• Ausgebaute Möglichkeiten zur Digitalisierung von Unternehmensunterlagen und -prozessen durch Document Management, OCR und ein neues Workflow-Modul.

• Verbesserte Anbindung an die Außenwelt durch neue E-Services und die Microsoft Social Engagement Integration.

• Zusätzliche Erweiterungen in der Entwicklungsumgebung (z.B. neue automatisierte Tests), der Finanzbuchhaltung und dem Web Client.

Microsoft Dynamics NAV 2016
Quelle: Microsoft

Details zu den neuen Funktionen und Erweiterungen in Dynamics NAV 2016 erhalten Sie schon in Kürze auf unserem ERP-Blog.

Weitere direkte Informationen zu dem neuen Release finden Sie auch hier.

Dynamics NAV 2016: Microsoft gibt offiziellen Namen für „Corfu“ bekannt

Im Rahmen der Worldwide Partner Conference 2015 veröffentlicht Microsoft den offiziellen Namen für die kommende Version der ERP-Software Dynamics NAV.

Microsoft verkündete anlässlich der dieses Jahr in Orlando stattfindenden Partnerkonferenz den Namen des neuesten Dynamics NAV-Releases. Das Produkt, das bisher den Arbeitstitel „Corfu“ trug, kommt demnach im Herbst als Dynamics NAV 2016 auf den Markt.

Wie erwartet wird auch Dynamics NAV 2016 wieder eine Vielzahl an Verbesserungen und erweiterten Funktionalitäten mit sich bringen. So können Anwender laut der offiziellen Roadmap unter anderem mit Neuerungen im Bereich Workflow, Dokumentenmanagement und OCR sowie einer E-Service-Integration und einer angeglichenen User Experience über alle verfügbaren Clients rechnen.

Folgende Übersicht gab auf der Worldwide Partner Conference zusätzlich Aufschluss über die neuen Features:

Dynamics NAV 2016 Corfu
Quelle: Microsoft


Das Release von Dynamics NAV 2016 wurde im Rahmen der Directions EMEA 2015 bestätigt.

Start für Microsoft Dynamics NAV 2015 bekanntgegeben

Dynamics NAV 2015 neue Version Release Start VeröffentlichungAuf der Microsoft Directions US 2014 in San Diego wurde das Veröffentlichungsdatum für die kommende NAV-Version angekündigt

Der Release-Termin für Microsoft Dynamics NAV 2015 rückt in greifbare Nähe: Die „Release to Market“ (RTM) Version wird für Neukunden ab dem 01. Oktober 2014 verfügbar sein, für Bestandskunden wenige Tage später ab dem 06. Oktober. Der offizielle Produkt-Launch für die EMEA-Region wird schließlich während der Directions EMEA 2014 von 08.-10. Oktober in Polen erfolgen.

Außerdem ist bereits bekannt, dass die Nachfolge-Version des ERP-Systems den Arbeitstitel „Corfu“ tragen wird. Diese soll sich unter anderem der Themen Workflow, Dokumentenverwaltung und Texterkennung (OCR), E-Mail-Integration und Optimierung des User Interface bei allen drei Clients annehmen.

Weitere Informationen zu den Funktionalitäten in Dynamics NAV 2015 finden Sie in Kürze auf unserem ERP-Blog.

Microsoft Dynamics NAV Online Demo

Dynamics NAV Test-Version Test-Zugang Online-Demo NAV 2015Eine einfache Möglichkeit, Microsoft Dynamics NAV unverbindlich zu testen besteht ab sofort über die Online-Demo „Dynamics NAV Test Drive“.

Die Test-Umgebung bietet die Möglichkeit, anhand verschiedener Aufgabenstellungen und Walk-Throughs mit Dynamics NAV zu interagieren und sich auf diese Weise einen Eindruck von der Arbeitsweise und der Bedienung des ERP-Systems zu verschaffen. Der Zugriff auf die Demo-Umgebung erfolgt browserbasiert und erfordert keine vorherige Installation.

Nach wie vor besteht darüber hinaus die Möglichkeit, die Funktionalitäten von Microsoft Dynamics NAV anhand von Windows Client und Web Client für 14 Tage unverbindlich zu testen.