Mit der automatisierten Belegarchivierung von DocuWare können Dokumente jeglicher Art digital und gesetzeskonform abgelegt und verwaltet werden. Durch die vielen Vorteile, wie zum Beispiel eine bessere Verfügbarkeit und Sicherheit der Dokumente, eine zentrale Datenspeicherung sowie ein vereinfachter Informationstransfer können dabei im gesamten Unternehmen effizient Zeit und Kosten eingespart werden.

Doch je mehr Dokumente in den Archiven eines Unternehmens abgelegt wurden, desto schwieriger wird es auch, den Überblick zu behalten und benötigte Rechnungen, Belege, Verträge oder ähnliches schnell und einfach wiederzufinden. DocuWare bietet für diesen Zweck eine effiziente und zuverlässige Schlagwort- und Volltextsuche, über die gesuchte Dokumente leicht auffindbar sind. Die Schlagwortsuche findet dabei Begriffe in den Indexfeldern, während die Volltextsuche zusätzlich den gesamten Dokumenteninhalt durchsucht.

Bisweilen kommt es jedoch vor, dass man sich nicht mehr an den Namen und die Indexierung eines abgelegten Dokuments erinnert. Seit einiger Zeit stehen für diesen Fall für Suchen, Ergebnislisten und Listenansichten in DocuWare spezielle Systemfelder zur Verfügung. Die Systemfelder „Abgelegt am“ und „Abgelegt von“ werden dabei für jedes Dokument bei der Ablage automatisch gefüllt. Weitere Systemfelder (z.B. „Dateityp“ oder „Letzte Änderung am“) können zusätzlich über die Konfigurationen – ggf. durch einen Administrator – aktiviert werden.