Zehn Mehrwerte, die Microsoft Dynamics NAV und SharePoint gemeinsam liefern
Warum die Plattform Microsoft SharePoint und das ERP-System Microsoft Dynamics NAV gemeinsam wahre Business- Booster sind, hat der Nürnberger Microsoft-Partner prisma informatik GmbH in einer Zehn-Punkte-Liste zusammengestellt. SharePoint selbst bietet Unternehmen bereits eine einheitliche, moderne und sehr flexible Plattform für Intranet-, Extranet- und Internet-Anwendungen. Sie unterstützt die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch aller Nutzer. Die Anwender haben in einer einfach zu handhabenden, vertrauten Umgebung Desktop-Anwendungen, Mail und Browser im Zugriff. Die SharePoint-Technologie erhöht zum einen die Transparenz, zum anderen aber auch das Tempo bei der Bearbeitung von Geschäftsprozessen. Unterstützt werden zudem Sicherheitsanforderungen und Vorgaben zu Dokumentenspeicherung, Genehmigungen und Speicherfristen. Eine globale Suchfunktion ermöglicht den schnellen Zugriff auf Daten, Dokumente und Informationen. Durch eine Integration mit Microsoft Dynamics NAV werden dem Portal weitere Funktionen hinzugefügt, die im Standard sehr schnell eingesetzt werden können. Der offensichtlichste Nutzen ist für die Anwender der Zugriff auf die Geschäftsdaten im ERP-System.
Zehn Mehrwerte, die Microsoft Dynamics NAV und SharePoint gemeinsam liefern:
(1) Einheitliche Verwendung von strukturierten und unstrukturierten Daten im Geschäftsprozess: Strukturierte Daten der ERP-Prozesse werden mit Daten aus den zugehörigen Prozessen angereichert (Dokumente, Zeichnungen, Bilder und ähnliches). SharePoint-Bibliotheken können mit ERP-Entitäten direkt verbunden werden. Dadurch lassen sich viele Anpassungen im ERP-System vermeiden. Der Vorteil: Das System bleibt standardnah und Updates können leichter implementiert werden.
(2) Kein Papier - modernes Reporting: Die Kombination beider Anwendungen ermöglicht es, stets aktuelle Berichte und Auswertungen über ein BI-Cockpit zu publizieren. Die Reports werden zielgruppengerecht aufbereitet und können von den Nutzern unternehmensweit über den Internetbrowser abgerufen oder bei Bedarf downgeloaded werden.
(3) Alternative zum klassischen ERP-Client: ERP-Daten können direkt über ein Web-Frontend angezeigt und auch erfasst werden. Mitarbeiter mit abgegrenzten Aufgabenbereichen haben so die Möglichkeit, über einfache Weboberflächen direkt in den ERP- Prozessen mitzuwirken.
(4) ERP-Daten über SharePoint leicht ins Outlook synchronisieren: Mit dem SharePoint lassen sich die Outlook-Funktionen für Aufgaben-, Kontakt- und Terminverwaltung auf Basis aktueller ERP-Ereignisse erweitern. Die Verbindung mit Outlook ermöglicht es zudem, Daten des ERP-Systems und von SharePoint-Bereichen auch offline verfügbar zu machen.
(5) Geschäftsprozesse aktiv steuern: Die Workflowsteuerung der SharePoint-Technologie kann Prozesse im ERP-System initiieren sowie Rückmeldungen dieser Prozesse empfangen. Weitere Bearbeitungsschritte starten als Folgeaktion automatisiert.
(6) ERP-Daten in Formularen mit Mehrwert: Mit der SharePoint- Anwendung können ERP-Daten in Formularen so gespeichert werden, dass Compliance-Anforderungen besser Rechnung getragen werden kann. So unterstützt die SharePoint-Technologie unter anderem das Versionstracking, die Verarbeitung von elektronischen Signaturen und Zertifikaten sowie Genehmigungsworkflow in den Prozessen.
(7) Integriertes Dokumentenmanagement: ERP-Belege werden revisionssicher archiviert sowie strukturiert und zentral für die Recherche im SharePoint bereitgestellt.
(8) Geschäftspartner in eigene Abläufe direkt einbinden: Die Möglichkeit zur direkten Anbindung von Kunden und Lieferanten in die ERP-Prozesse kann die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern optimieren. Gemeinsame Prozesse werden somit auf Basis zeitgleich zur Verfügung stehender Informationen unterstützt.
(9) Wissen, wenn etwas wichtiges passiert: Die Alarmierungsfunktion informiert den Nutzer sofort per E-Mail, wenn bestimmte zuvor definierte Geschäftsfälle eintreten.
(10) Einheitliche technologische Basis: Webservices, die von Dynamics NAV bereitgestellt werden, können in der SharePoint- Anwendung mit Hilfe von Webparts genutzt werden. Beide Standardanwendungen bieten gegenseitig einfache Kommunikationsschnittstellen an. Somit sind technisch sowohl eine schnelle Integration von Standardfunktionen als auch die Implementierung individueller Anwendungen möglich.