Viele Dokumente gehen heutzutage direkt über das E-Mail-Postfach ein. Microsoft Outlook gehört in den meisten Unternehmen daher zu den meistgenutzten Anwendungen im Geschäftsalltag. Damit die Unterlagen dennoch sicher verwahrt werden, sollten sie auch rechtskonform in einer Dokumentenmanagementlösung archiviert werden. 

DocuWare bietet zahlreiche nützliche Funktionen, um Dokumente – auch solche, die per E-Mail empfangen wurden – zentral abzulegen. Hierzu muss das Postfach nicht einmal verlassen werden. Alle erforderlichen Funktionalitäten für die Archivierung sind dabei direkt in der Outlook-Oberfläche verfügbar – sowohl für den automatischen E-Mail-Import als auch für die vorgangsbasierte Archivierung.

Oftmals werden E-Mails direkt im Posteingang in verschiedene Ordner verschoben. Mit DocuWare ist es möglich, die E-Mails aus diesen Ordnern ohne weiteres Zutun automatisch zu archivieren und indexieren. Mitarbeitende können sich die entsprechenden überwachten Ordner ohne jegliche Programmierkenntnisse selbst einrichten, sofern sie die nötigen Berechtigungen besitzen.

Es kann darüber hinaus jedoch auch individuell von Mail zu Mail entschieden werden, ob diese archiviert werden soll. Dafür muss die Mail lediglich markiert werden. Durch den anschließenden Klick auf den DocuWare Button „Speichern“, welcher sich an gleich drei Stellen in Microsoft Outlook befindet, kann die Mail bzw. das Dokument dann schnell und einfach abgelegt werden.

Um die aufgeführten Funktionalitäten von DocuWare in Outlook nutzen zu können, muss die Desktop App „Connect to Outlook“ installiert werden, welche im Funktionsumfang von DocuWare Cloud enthalten ist.