Nürnberg, 1. März 2011. Mit der neuesten Version der Versandhandelslösung Mail-Order-IT erleichtert die prisma informatik GmbH, Nürnberg, ihren Anwendern die organisatorischen Abläufe von der Bestellung im Online-Shop bis hin zur logistischen Abwicklung des Auftrags. Auf Basis der Role Tailored Technologie (RTC) von Microsoft hat prisma informatik hier spezifische Cockpits für die unterschiedlichen Personengruppen gestaltet, die jeweils Ausschnitte der Prozesskette bearbeiten und steuern. Zusätzlich wurde für die gesamte Ablaufsteuerung ein Master-Rollencenter definiert, wo alle Aufträge mit ihrem jeweiligen Status und ihrem aktuellen Standort in der Prozesskette nachvollzogen werden können. Ziel des Master-Cockpits ist es, Störungen und definierte Ausnahmebedingungen im Auftragsdurchfluss schnell zu erkennen und zu beheben. Auftragsprozessmanager haben so beispielsweise freizugebende Aufträge, bereits freigegebene Aufträge oder Aufträge, die schon an den Versand übergeben wurden, aktuell im Blick. Per Ampelfunktion wird angezeigt, ob eine manuelle Bearbeitung eines Auftrags notwendig ist, eine Zahlung aussteht oder ob Aufträge nun für die Weiterverarbeitung bereit sind. Unterschiedlichste Kriterien lassen sich hinterlegen, nach denen die Auftragsabwicklung im ERP-System erfolgen soll. Möglich ist es beispielsweise, den Versandzeitpunkt durch automatische Freigabe vom Eintreffen der Zahlung abhängig zu machen oder von Betragsgrenzen bei bestimmten Bezahlungsformen. Zahlreiche automatisierte Prüfungen stellen sicher, dass Einzelfallbehandlungen (zum Beispiel Doubletten, Betragsüberschreitung, Bemerkungen, Bestandwarnungen, Serienbestellungen) dann angestoßen werden, wenn sie wirklich nötig sind und ein Großteil der Aufträge ohne zusätzlichen Prüfungsaufwand durch das System gesteuert werden.
"Kein Online- Business ist wie das andere. Daher ist auch der Grad der Automatisierung von Mail-Order-IT individuell für jeden Bedarf justierbar. Anhand der Aussteuerungskriterien können Online-Shop-Betreiber ihre Flexibilität und Lieferfähigkeit optimieren und sich unter anderem auch vor eventuellem Missbrauch durch Betrüger schützen", sagt Claudius Malue, Geschäftsführer der prisma informatik GmbH.
Darüber hinaus ermöglicht es Mail-Order-IT, Aufträge so effizient wie möglich abzuwickeln. Claudius Malue: "Zeit ist der wichtigste Faktor im Versandhandel. Daher unterstützt unsere Lösung die Mitarbeiter dabei, sich zielgerichtet um dringende Aufgaben und die Behebung von Störungen und Engpässen im System zu kümmern."
Hierzu bietet das Auftragscockpit einen vollständigen Überblick. Es zeigt beispielsweise an, wenn die Aufträge aus dem Online-Shop nicht automatisiert im ERP-System angelegt wurden, sondern in einer Queue "feststecken". Darüber hinaus kann sich ein angelegter Auftrag schon vor seiner Freigabe auf die Artikelverfügbarkeit, die Bestellvorschläge in der Disposition oder ähnliches auswirken. Eingebaute Kontrollmechanismen erleichtern die Überwachung von anstehenden Aufträgen für Paketdienstleister sowie auch die individuelle Paketverfolgung von Sendungen. Mail-Order-IT unterstützt die rasche Auftragsabwicklung mit dem rollenbasierten Client zusätzlich mit aktiven Benachrichtigungen innerhalb von Dynamics NAV: So lassen sich etwa Notizen zu Aufträgen anlegen, die wahlweise von allen Anwendern eingesehen werden können oder bestimmten Personengruppen, beispielsweise in der Buchhaltung oder im Lager, zugänglich gemacht werden. Eine Nachricht kann zudem auch individuell nur an eine spezifische Person gerichtet sein.
Darüber hinaus wurde in der Konzeption der Lösung darauf Wert gelegt, dass eine hohe Bandbreite unterschiedlicher, zum Teil komplexer Handelsgeschäftsfälle abgedeckt werden kann. Neben dem Verkauf von Waren aus dem eigenen Lager ist es auch möglich, Sonderbeschaffungs und Direktlieferungsprozesse ausgehend von der Kundenbestellung automatisiert zu initiieren. Ebenso können Aufträge zur kundenindividuellen Konfektionierung und Gestaltung erstellt werden.
Für den schnellen Überblick über aktuelle Geschäftsentwicklungen bietet Mail-Order-IT auch zahlreiche Statistikoptionen, die der Anwender individuell in seiner persönlichen Bildschirmansicht einstellen kann. Hier kann er sich dann beliebig viele Diagramme anzeigen lassen, beispielsweise zu Umsatzverläufen im Vergleich zu Vorjahreswerten. Voreingestellte Reports gibt es unter anderem als Top10 der Debitoren, für besonders beliebte Artikel sowie für den Vergleich der Auftragseingänge im Tages-, Monats- und Jahresverlauf.
Der in Mail-Order-IT verwendete Role-Tailored-Client ist eine Grundfunktion von Microsoft Dynamics NAV 2009. Verschiedene Rollen mit den auf Standard-Anwendertypen zugeschnittenen Sichten auf die ERP-Daten sind im Rollencenter bereits vorkonfiguriert, zum Beispiel für Buchhalter, Einkäufer oder Lager- und Versandmitarbeiter. Die Ansichten lassen sich jedoch individuell vom Nutzer verändern und an den eigenen Informationsbedarf und Geschmack anpassen. Der Role-Tailored-Client für den Auftragsprozessmanager erweitert dieses Spektrum speziell um eine konkrete Prozessunterstützung, die auf die Anforderungen von modernen Online-Shop-Betreibern ausgerichtet ist. Über eine Standardschnittstelle lassen sich beliebige Shops wie zum Beispiel OXID, Magento oder Intershop anbinden.