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Dokumente digital archivieren mit Lösungen von DocuWare und Microsoft Dynamics

Digitale Archivierung mit DocuWareAn die Archivierung von kaufmännischen Belegen stellen Gesetzgeber und Finanzbehörden für die Dauer der Aufbewahrungsfrist bezüglich der Unveränderbarkeit hohe Ansprüche. Neben den gesetzlichen Grundlagen (AO, HGB, UStG) gelten insbesondere die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Hierbei entstehen aus Sicht der Finanzverwaltung auch spezielle Anforderungen an IT-gestützte Prozesse.

Darüber hinaus sind elektronische Eingangsrechnungen mit Ende der Übergangsfrist seit 2017 auch elektronisch ohne Medienbruch zu archivieren. Wer also elektronische Rechnungen annimmt, ist im Rahmen der prüfungsrelevanten GoBD verpflichtet, diese Rechnungen nebst steuerrechtlich relevanten Begleitdokumenten, wie z.B. einer E-Mail, elektronisch unveränderbar aufzubewahren. Auch Kontierungsinformationen müssen digital auf dem elektronischen Beleg archiviert werden.

Ein ERP-System wie Microsoft Dynamics NAV bzw. Dynamics 365 Business Central kann diese Archivierungsvorgaben – genau wie eine elektronische Ablage in Filesystemen – nicht erfüllen. Für die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung empfiehlt sich daher der Einsatz einer Dokumentenmanagementlösung wie die Kinetic Solutions von DocuWare.

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