Projektarchivierung in Business Central

Im Laufe ihres Lebenszyklus verändern sich Projekte in Dynamics 365 Business Central oftmals und entwickeln sich weiter. Eine neue Archivierungsfunktion in der aktuellen Version gibt durch Prüfpfade und Versionskontrolle eine optimierte Übersicht über alle Projektdaten.

Die Archivierungsfunktion für Projekte ähnelt den Funktionen, die bereits aus den Bereichen Verkauf und Einkauf bekannt sind. Die Projekte lassen sich dabei so einrichten, dass sie automatisch im Archiv abgelegt werden. Bei der automatischen Archivierung erstellt Business Central eine neue Version des jeweiligen Projektdokuments, wenn eine der folgenden Triggeraktionen ausgeführt wird:

• Status eines Dokuments (z.B. Angebot) ändert sich oder das Dokument wird gelöscht

• Projektdokument wird gedruckt, heruntergeladen oder per E-Mail versendet

• Rechnung aus Projekt wird gebucht

Die Archivierung kann durchgehend kontrolliert werden. Zur Einrichtung der automatischen Archivierung auf der Seite „Projekteinrichtung“ bestehen verschiedene Konfigurationsoptionen:

Nie: Projekte werden nie automatisch archiviert. Bei Bedarf können Projekte jedoch manuell mit der Aktion „Dokument archivieren“ archiviert werden.

Auf Nachfrage: Nutzerrückfrage mit Auswahlmöglichkeit, ob ein Projekt archiviert werden soll, wenn eines der obigen Ereignisse eintritt.

Immer: Das Projekt wird automatisch archiviert, wenn eines der oben genannten Ereignisse eintritt.

Business Central Archivierung Projekte
Verschiedene Auswahlmöglichkeiten zur Archivierung in der Projekteinrichtung

Bei Bedarf lassen sich frühere Versionen archivierter Projekte wiederverwenden. Es ist möglich, mehrere archivierte Versionen eines Projekts zu erzeugen und bedingt wiederherzustellen. Bei Projekten, die noch nicht veröffentlicht wurden (keine Ist-Buchungen) können archivierte Versionen des Projekts über die Funktion „Wiederherstellen“ in das eigentliche Projekt zurückgeführt werden. Der letzte Datenstand wird dann mit dem Datenstand der archivierten Projektversion überschrieben.

Business Central Archivierung Projekte
Unterschiedliche Projektversionen im Projektarchiv

Dimensionswerte, die dem Projekt anhaften, werden nicht im Archiv gespeichert und können demnach auch nicht wiederhergestellt werden. Wird ein Projekt aus dem Archiv wiederhergestellt, verwendet Business Central stattdessen die Standarddimensionen.

Die neue Archivierungsfunktion für Projekte in Business Central dient somit insbesondere dazu, frühere Projektversionen bei Bedarf wiederherzustellen. Darüber hinaus bietet sie eine Nachforschungsmöglichkeit im Projektarchiv.