Business Central: Überwachung von Aufbewahrungsfristen und Monitoring Fields

Mit Einführung der aktuellen Herbstversion wurden in Dynamics 365 Business Central auch die Möglichkeiten zur Überwachung von Aufbewahrungsfristen und bestimmten Feldern erweitert.

In jedem ERP-System befinden sich Daten und Tabellen, die mit der Zeit kontinuierlich anwachsen. Auf diese Weise können sich über die Jahre hinweg Unmengen an veralteten Datensätzen (z.B. archivierte Protokolleinträge) ansammeln, die möglicherweise gar nicht mehr gebraucht werden und unnötig Platz verschwenden. Durch die Festlegung von Aufbewahrungsrichtlinien kann diesem Problem in Business Central nun Abhilfe geschafft werden.

Die Richtlinien können auf einer entsprechenden Seite über verschiedene Filter genauer definiert werden. So lassen sich wichtige Datensätze beispielsweise über den Status „Geschützt“ vor einer möglichen Löschung absichern und werden so unter keinen Umständen gelöscht. Um den Platz für sinnvolle Nutzdaten freizumachen, kann für bestimmte Datensätze jedoch auch gezielt ein Ablaufdatum gesetzt werden, zu welchem die Daten automatisch entfernt werden.

Einrichtung von Aufbewahrungsrichtlinien in Business Central (Quelle: Microsoft)

Feldüberwachung über die „Monitoring Fields“-Funktion

Im Zeichen der Datenüberwachung steht auch die neue Funktionalität der „Monitoring Fields“. Hierzu können im Einzelnen Felder aus allen Systemtabellen definiert werden, welche auf eine Liste gesetzt und beobachtet werden sollen. Erfolgt an einem dieser Felder daraufhin eine Änderung, löst dies eine entsprechende Benachrichtigung bei den verantwortlichen Stellen aus. Auch für diese beobachteten Felder kann dabei wiederum ein besonderer Schutzstatus in der Änderungsprotokollierung aktiviert werden, welcher eine automatische Löschung verhindert.

Definition von Monitoring Fields in Business Central (Quelle: Microsoft)