Archiv der Kategorie: Projekte & Services

Alles rund um Business Anwendungen im Bereich Projekte und Services

Acht bewährte Erfolgsfaktoren bei der Einführung moderner Business Software

Business Software ErfolgsfaktorenUm bei der Digitalisierung Schritt zu halten, stehen in den meisten Unternehmen auch die klassischen Geschäftsanwendungen auf dem Prüfstand. In vielen Betrieben besteht hier Handlungsbedarf, um in Zukunft mit einer integrierten Lösung alle Unternehmensbereiche über die Wertschöpfungskette hinweg abzubilden.

Bei Microsoft wachsen unter der Dachmarke „Dynamics 365“ die traditionellen Bereiche ERP und CRM zusammen. Die integrierte Business Application Suite „Business Central“ (Dynamics NAV) ist dabei von wesentlicher Bedeutung. Die Nutzung einer solchen modernen Software bietet viele Chancen, jedoch sollte auch der Umfang des Einführungsprojekts für ein derartiges System nicht unterschätzt werden.

Wenn auch die Preismodelle der neuen Geschäftsanwendungen anders sind und mittlerweile sogar als Mietmodell angeboten werden, ist die ganzheitliche Einführung und Konzeption einer solchen Software noch immer eine Investition. Selbst wenn die Hersteller verstärkt von „Self-Service“ reden oder im Bereich der Bereitstellung gegebenenfalls gar nicht mehr auf eigene Hardware zurückgegriffen werden muss, wird man bei komplexen Geschäftsprozessen immer auch Berater mit einbeziehen müssen, die Erfahrung aus anderen Implementierungsprojekten mitbringen. In vielen Unternehmen müssen zudem gelebte Prozesse geprüft und auf die Rahmenparameter, die eine neue Software vorgibt, angepasst werden. Hierzu sind nach wie vor viele Gespräche und Planungen erforderlich, die letztendlich dafür sorgen, dass das Projekt auch zum Erfolg wird.

Es ist daher lohnenswert, sich die folgenden Aspekte vor dem Start eines neuen Projektes noch einmal in Erinnerung zu rufen. Schließlich kann auch bei der Einführungskonzeption neuer Systeme Erfahrungswissen nicht schaden.

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Digitale Transformation – auch bei Business Anwendungen?

Die Diskussion um eine umfassende Digitalisierung unserer Umwelt erfasst auch den Bereich des Betriebs kaufmännischer Anwendungen in Unternehmen. Während in vielen Gebieten des täglichen Lebens, wie zum Beispiel beim autonomen Fahren, eine digitale Komponente erstmals eine zentrale und aktive Rolle spielt, sind ernstzunehmende Unternehmen und Industrien schon seit langem nicht mehr ohne IT vorstellbar. Vielmehr waren die Unternehmen schon lange vor dem privaten Sektor eine treibende Kraft in der IT-Entwicklung.

Digitale Transformation mit Dynamics 365

Bei der digitalen Transformation heute geht es nicht nur um Technologie, sondern um eine umfassende Strategie, die Organisationen und Geschäftsmodelle auf den Prüfstand stellt und dabei neue Arten des Zusammenspiels von Menschen, Daten und Prozessen umsetzt. Ein wesentlicher Teil der Wertschöpfung wird sich zukünftig auf dem digitalen Sektor abspielen. Das hat Konsequenzen, nicht zuletzt auch für Business Software. Die Wurzeln vieler ERP-Systeme stammen noch aus den 1980-er Jahren und wurden über die Zeit hinweg an die jeweiligen Erfordernisse angepasst. Mit einem Update wird es nicht getan sein, um eine Software so anzupassen, dass sie den Anforderungen der heutigen tiefgreifenden und umfassenden Digitalisierung gerecht wird.

Warum muss man auch Business Software neu denken?

Eine Kundenbeziehung funktioniert heute anders als vor einigen Jahren. Die Markttransparenz ist um ein vielfaches höher und die Möglichkeit international zu agieren ist viel einfacher – der Wettbewerb ist vielfältig. Deswegen ist es umso wichtiger, mit seinen Kunden eine stabile und verlässliche Zusammenarbeit zu etablieren, die aus unterschiedlichen Situationen heraus immer mit der gleichen Qualität sichergestellt werden kann. Studien sehen voraus, das die „Kundenerfahrung“ im Umgang mit einem Unternehmen immer wichtiger wird, sodass dieser Faktor schon bald genauso relevant sein wird, wie „Preis“ oder „Marke“.

Fachkräftemangel ist kein branchenspezifisches Problem. Unsere Unternehmensressourcen sind endlich und die persönliche Produktivität eines jeden Mitarbeiters ist entscheidend. Schnelle Einarbeitung, projektorientiertes Arbeiten anstatt der Steuerung von Routinearbeiten und standortübergreifende Teamarbeit sind Schlagworte, die die Messlatte an eine Unternehmens-IT legen. Attraktive Arbeitsplätze sind modern und erfüllen den Wunsch nach Flexibilität und Mobilität, die eine neue Generation von den privaten Software-Nutzungsgewohnheiten kennt.

Technologie ermöglicht Geschwindigkeit und Anpassung. Die Leistungsmerkmale, die eine Software erfüllen muss, verändern sich heute schnell. Neue Geschäftsmodelle entstehen und erhöhen den Wettbewerb. Viele Unternehmen sehen sich dazu gezwungen, wenigstens zu reagieren, um den Verlust von Marktanteilen einzudämmen. Unternehmen, die aber selbst durch eigene, neue und bessere, IT-gestützte Serviceangebote in Erscheinung treten, können binnen kurzer Zeit neue Kunden gewinnen und Produkte individuell distribuieren. Mit Dynamics 365 hat Microsoft die klassischen ERP- und CRM-Konzepte für eine moderne Business Anwendungsarchitektur neu gedacht und auf den Markt gebracht.

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Wenn der Helfer zum Risiko wird: 5 Anzeichen für eine veraltete Business-Software

Veraltete Business SoftwareDer Einsatz einer modernen Business-Lösung kann den Unternehmensalltag und seine teilweise sehr komplexen Prozesse enorm erleichtern. Sind das System und die zugehörigen Strukturen jedoch veraltet, können sie nicht nur das Tagesgeschäft behindern, sondern geschäftskritische Probleme produzieren, die letztendlich gar zur Existenzbedrohung werden.

Dabei kann die jeweilige Software bei ihrer Einführung noch so gut ausgewählt worden sein – verändern sich Größe, Anforderungen oder Komplexität des Unternehmens, können die erforderlichen Prozesse oft nicht mehr hinreichend abgedeckt werden. Das wenig erfreuliche Ergebnis sind schließlich Probleme wie ein Abfall der Produktivität, unzufriedene Kunden, sinkende Umsätze und immer größer werdende Sicherheitslücken. Doch Handlungsbedarf kündigt sich in den meisten Fällen bereits frühzeitig an. Die folgenden Warnzeichen sollten daher dringend ernst genommen werden:

  • Die Produktivität nimmt merklich ab, weil zu viel Zeit dazu aufgewendet werden muss, verschiedene, nicht miteinander integrierte Systeme und Applikationen gleichzeitig zu handhaben, um alle wichtigen Prozesse steuern zu können.
  • Neue Mitarbeiter arbeiten sich nur schwer in das System ein – junge Fachkräfte verlangen nach einer modernen Ausstattung des Arbeitsplatzes. Dazu gehört auch ein ERP-System, welches sich mühelos in die heutigen Arbeitsprozesse einreiht. Die Verfügbarkeit auf mobilen Endgeräten und das strukturierte Arbeiten in Teams ist in älteren Systemen aber oft nicht vorgesehen.
  • Das System beinhaltet zu viel über die Jahre gesammelten, unbrauchbaren Datenmüll. Die meist unvollständigen und inkorrekten Informationen verlangsamen die Geschäftsabläufe, führen so langfristig zu Ärger und Problemen mit den Kunden und können damit sogar Umsatzeinbußen verursachen.
  • Die Analyse und Auswertung von Unternehmensdaten wird zum Zeitfresser, da die Erstellung und Anpassung von Reports mit den unzureichenden Werkzeugen und den inkonsistenten Datenbeständen zu kompliziert ist und zudem nicht die Auskünfte gibt, die eigentlich benötigt werden.
  • Das veraltete System kann die erforderlichen Sicherheits- und Compliance-Anforderungen nicht mehr hinreichend erfüllen und stellt somit ein Risiko für den gesamten Betrieb dar.

Treten erste Anzeichen für eines der genannten Probleme auf, entscheiden sich viele Unternehmen für ein Update oder einen Wechsel der eingesetzten Business Lösung. Ziel ist es dabei meist vor allem, die unternehmensinternen Prozesse besser zu integrieren und zu optimieren, die Datenqualität zu verbessern und die veralteten Software- und Hardware-Strukturen nach und nach gänzlich durch moderne und hochwertige Lösungen zu ersetzen.

Kommen Ihnen einige der aufgeführten Merkmale bekannt vor? Wir helfen Ihnen gerne, Ihre Lösung auf den neuesten Stand zu bringen.

Zeit für frischen Wind: Wann ein Update Ihres ERP-Systems nötig wird

Gründe für einen ERP-WechselDer Einsatz eines ERP-Systems stellt für viele Unternehmen bei der Abwicklung der Geschäftsprozesse ein nicht wegzudenkendes Arbeitswerkzeug dar. Doch spätestens, wenn ein Betrieb wächst oder sich dessen Anforderungen verändern, könnten die Funktionen der aktuell eingesetzten Software nicht mehr ausreichen und ein Update oder gar den Wechsel des Systems notwendig machen.

Ein ERP-System kann ein Unternehmen und seine Mitarbeiter in vielen Geschäftsbereichen optimal unterstützen. Um die gewünschten Prozesse zu erleichtern, wird meist eine Software angeschafft, welche die zum jeweiligen Zeitpunkt bestehenden Unternehmens- und Benutzeranforderungen mit den entsprechenden Funktionalitäten bestmöglich abdeckt. In vielen Firmen reichen die anfangs implementierten Funktionen allerdings aufgrund von Wachstum, strukturellen Veränderungen oder technologischem Wandel im Laufe der Zeit nicht mehr aus und müssen entsprechend angepasst werden. Bevor das ERP-System durch zu viele technische Individualisierungen in seiner Anwendung jedoch zu komplex wird und so die Produktivität sinken lässt, empfiehlt sich ein Update auf eine neuere, verbesserte und umfangreichere Version.

Technischer Wandel verursacht Handlungsbedarf

Die globale wirtschaftliche und IT-technische Entwicklung schreitet immer schneller voran, Faktoren wie die Digitalisierung und immer größer werdende Datenmengen, die verarbeitet werden müssen, stellen große Herausforderungen an Technologie und Geschäftsprozesse. Viele moderne ERP-Systeme wie zum Beispiel Microsoft Dynamics NAV bieten hierzu bereits eine Vielzahl an Features sowie Benutzeroberflächen mit deutlich verbesserter User Experience, die die Arbeit mit dem jeweiligen System einfacher, schneller und angenehmer gestalten, als es noch vor einigen Jahren der Fall war. Sie erlauben dem Anwender zudem ein Höchstmaß an Skalierbarkeit und ermöglichen durch Web, Tablet und Phone Client den Zugriff auf die gewünschten Daten von jedem mobilen Gerät und Ort aus – ein Vorteil, von dem beispielsweise Mitarbeiter im Außendienst oder Lager und in der Produktion stark profitieren. Deshalb ist es für moderne mittelständische Unternehmen wichtig, dass auch die im eigenen Betrieb genutzten ERP-Systeme mit diesen Entwicklungen mithalten können.

Darüber hinaus unterstehen auch die meisten Unternehmen selbst einem kontinuierlichen Wandel. Firmenwachstum oder auch eine strategische oder strukturelle Umstellung können ausschlaggebend dafür sein, dass neue Funktionalitäten und Erweiterungen gebraucht werden, um den Anforderungen von Markt und Kunden weiterhin gewachsen zu sein.

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Die sechs häufigsten Fehler in Business Intelligence Projekten

Fehler in Business Intelligence ProjektenDie Notwendigkeit einer modernen Business Intelligence Lösung zur effizienten Analyse, Auswertung und Visualisierung von Unternehmensdaten gilt heutzutage als unbestritten. Immer mehr Geschäftsführer sehen daher auch für ihre eigene Firma ein gewinnbringendes BI-System vor und planen dessen Anschaffung. Oft unterlaufen jedoch bereits in der Planungs- und Implementierungsphase schwerwiegende Fehler, die das Business Intelligence Projekt letztendlich zum Scheitern bringen. Folgende Gründe stellen dabei besonders große Risiken dar.

1. Unklare Anforderungen an das BI-Projekt
Dass ein funktionierendes Berichtswesen und saubere Datenanalysen für reibungslose Abläufe in der schnelllebigen Geschäftswelt dringend erforderlich sind, ist Fach- und IT-Abteilungen fast aller Unternehmen durchaus bewusst. Unklar bleibt hingegen oft, welche individuellen Anforderungen und Bedürfnisse die eigene Firma an eine BI-Lösung haben sollte, damit diese auch die gewünschten Ergebnisse hervorbringt und von größtmöglichem Nutzen ist. Unternehmen, die in naher Zukunft ein Business Intelligence System anschaffen wollen, sollten daher bereits im Voraus einen Anforderungskatalog erstellen und sich auf konkrete Anwendungsszenarien festlegen, auf deren Grundlage schließlich eine passende und maßgeschneiderte Lösung ausgewählt wird. Von der Anschaffung einer allgemeinen BI-Anwendung raten Experten hingegen ab. Stattdessen sollte ein Tool gewählt werden, welches mit den Anforderungen des Unternehmens mitwächst und dementsprechend anpassungsfähig für zukünftige Entwicklungen bleibt.

2. Keine einheitliche Begriffsdefinition
Immer wieder kommt es zwischen verschiedenen Fachbereichen zu Diskussionen um die Richtigkeit von unternehmensrelevanten Kennzahlen. Grund hierfür ist, dass die einzelnen Abteilungen unterschiedliche Sichten auf die Dinge und daher meist ihre eigene Definition der Begriffe haben. Für das Gelingen eines BI-Projektes ist es jedoch wichtig, diesbezüglich eine gemeinsame Sprache zu entwickeln. So sollten Begriffe wie beispielsweise der „Umsatz“ oder „Deckungsbeitrag“ vor Projektstart eindeutig und mit nachvollziehbaren Berechnungsdefinitionen definiert und unternehmensweit kommuniziert werden. Für das Reporting sollten schließlich nur noch diese einheitlichen Begriffe verwendet werden.

3. Endanwender nicht in Entscheidungsprozess integriert
In vielen Unternehmen wird die Entscheidung über ein neues BI-System einzig zwischen der IT-Abteilung und der Geschäftsleitung getroffen. Die eigentlichen Anwender, die später mit dem jeweiligen Tool arbeiten müssen, werden hierbei oft übergangen. Dabei sind es gerade sie, die von den Vorteilen und dem Nutzen der neuen Lösung überzeugt und letztendlich in deren Anwendung geschult werden müssen. Empfohlen wird daher, die Einführung eines neuen Business Intelligence Systems auch auf mit den persönlichen Zielvereinbarungen der Mitarbeiter zu verknüpfen, um deren Akzeptanz zu garantieren.

4. Überstürzte Einführung eines neuen Systems
Für die Auswahl und die letztendliche Einführung einer neuen BI-Lösung sollten Unternehmen stets genügend Zeit einplanen. Viele Firmen handeln bei der Implementierung völlig überstürzt und geben ihren Mitarbeitern nicht ausreichend Gelegenheit, sich mit der neuen Software vertraut zu machen und in deren Benutzung geschult zu werden. Dabei kann ein BI-Tool nur dann gewinnbringend eingesetzt werden, wenn alle Anwender es korrekt einzusetzen wissen. Es empfiehlt sich daher, ein neues Programm schrittweise einzuführen und nach und nach weitere Anforderungen hinzuzufügen. Generell sollte allerdings die Möglichkeit, jederzeit flexibel und schnell auf Veränderungen reagieren zu können, gewahrt werden. Zudem muss das Unternehmen sich gedulden, da nicht sofort nach Implementierung der neuen Lösung mit einem flächendeckenden Erfolg zu rechnen ist. Der Einsatz mehrerer unterschiedlicher Tools sollte darüber hinaus gänzlich vermieden werden.

5. Nutzung unbekannter und schlechter Datenquellen
Die gewonnen Daten und Erkenntnisse aus BI-Analysen können für vielerlei Zwecke eingesetzt werden. So können sie beispielsweise dazu dienen, mehr über Kunden in Erfahrung zu bringen, deren Bedürfnisse besser vorauszusagen und damit mehr Umsatz zu generieren. Zudem lassen sich damit besser Entscheidungen und Prognosen treffen, Risiken effizienter abschätzen und somit Gefahren schneller abwenden. Damit dies gelingt und die Auswertungen auch tatsächlich als zuverlässige Entscheidungsgrundlage dienen können, sollte jedoch bereits vor der Erstellung von Berichten und Analysen die Qualität der Basisdaten und deren Herkunft überprüft werden. Durch den Zugriff auf unterschiedliche Datenbanken und sich immer wieder verändernde Informationen steigt die Anfälligkeit für Fehler im Reporting enorm. Wichtig ist es daher, stets alle verwendeten Datenquellen genau zu kennen und im Voraus sämtliche Basisdaten zu bereinigen und harmonisieren.

6. Missachtung von Sicherheitsaspekten
Bei der Planung eines Business Intelligence Projektes sollten stets auch Sicherheitsaspekte bedacht werden. Einige Unternehmen vergessen bei der Implementierung beispielsweise wichtige Faktoren wie die eigenen und gesetzlichen Datenschutzbestimmungen und Sicherheitsanforderungen. Dabei sollte strikt darauf geachtet werden, dass nicht alle Mitarbeiter Zugriff auf alle Daten besitzen. So können Sicherheitslücken vermieden und sowohl die eigenen Firmen-, als auch Kundendaten umfassend geschützt werden.

Möchten auch Sie ein neues BI-System einführen und benötigen eine umfassende Beratung? Als Qlik Solution Provider unterstützt Sie das Team der prisma informatik gerne mit langjähriger Erfahrung und Kompetenz bei der Implementierung einer Lösung nach Ihren Bedürfnissen. Kontaktieren Sie uns!

So finden Sie das richtige ERP-System für Ihr Unternehmen

Das richtige ERP-System

In vielen modernen Unternehmen bilden ERP-Systeme heute die Grundpfeiler des laufenden Geschäftsbetriebs. Die Auswahl einer zukunftsfähigen und passenden Lösung sollte daher gut überlegt sein. Dabei spielen nicht nur fachliche Überlegungen eine Rolle.

Um den Geschäftsalltag inklusive aller seiner Prozesse transparenter zu gestalten und zu erleichtern, nutzen mittlerweile fast alle Unternehmen aus den verschiedensten Branchen und Größenordnungen heutzutage ein Enterprise Ressource Planning (ERP) System, welches alle wichtigen Abläufe in Funktionsbereichen wie Einkauf und Verkauf, Lager und Logistik, Finanz- und Rechnungswesen und Produktion unterstützt und steuert.

So facettenreich aber die Einsatzmöglichkeiten von ERP-Systemen sind, so vielfältig ist auch das Angebot an verschiedensten Lösungen und Dienstleistern. Doch nicht jedes Produkt eignet sich automatisch für jedes Unternehmen. Bei gewissenhafter Beachtung einiger grundsätzlicher Punkte fällt die Auswahl einer passenden Software jedoch erheblich leichter.

Damit es nicht zu unnötigen Komplikationen kommt, sollte bereits im Vorfeld geklärt werden, welche Anforderungen das künftige System zu erfüllen hat. Dabei spielen neben den für das jeweilige Unternehmen erforderlichen Eigenschaften und Funktionen (z.B. Skalierbarkeit, Usability, Upgrade-Fähigkeit, Möglichkeiten bezüglich Design, Office Integration und Business Intelligence) auch einige andere Faktoren eine große Rolle. Es sollte beispielsweise überlegt werden, ob sich für eine cloudbasierte oder eine On-Premise-Lösung entschieden wird. Auch das verfügbare Budget sowie der gewünschte zeitliche Rahmen des Implementierungsprozesses sollten dabei berücksichtigt werden.

Der Auswahlprozess ist sehr umfangreich und, wenn er gewissenhaft gemacht wird, auch zeitintensiv. Kann man die entsprechenden Kapazitäten intern nicht aufbringen, bietet es sich an, einen Experten zurate zu ziehen, der auf Grundlage der wichtigsten Daten und Anforderungen eines Unternehmens die besten Alternativen ermittelt. Um einen solchen Spezialisten handelt es sich beispielsweise bei der Firma ERPexpert. Sie bietet einen Überblick über rund 1000 Software-Anbieter aus ganz Deutschland und erzeugt automatisch und anbieterneutral eine Liste mit geeigneten Lösungen, die das suchende Unternehmen schließlich nochmals eigenständig vergleichen kann.

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