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Fit für die Zukunft: Modernes E-Government mit DocuWare für Kommunen

DocuWare Kommunen-PartnerMit „DocuWare für Kommunen“ zum Thema Rechnungsverarbeitung können ab sofort auch Gemeindeverwaltungen und Ämter ihren gesamten Rechnungsprozess automatisieren und alle Unterlagen rechtskonform und digital ablegen. Die prisma csp GmbH unterstützt Sie als DocuWare Kommunen-Partner bei der Einführung und beim Einsatz der neuen Lösung.

Gesetzliche Richtlinien wie die E-Rechnungs-Verordnung und die Neuregelung des § 2b UstG machen spätestens mit Ende der Übergangsfrist zum 31.12.2020 auch Kommunen umsatzsteuerpflichtig und erfordern auch von diesen eine Einhaltung der GoBD. Unter anderem müssen dann auch Rathäuser ihre Eingangsrechnungen elektronisch verarbeiten und aufbewahren.

Speziell für die Anforderungen in der öffentlichen Verwaltung wurde daher nun „DocuWare für Kommunen“ zum Thema Rechnungsverarbeitung entwickelt. Die vorkonfigurierte, schnell implementierbare und einfach erweiterbare Lösung beschleunigt die fehlerfreie Abwicklung von Prüf- und Anordnungsverfahren – manuelle Eingaben und Umlaufmappen gehören damit der Vergangenheit an.

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Dokumente digital archivieren mit Lösungen von DocuWare und Microsoft Dynamics

Digitale Archivierung mit DocuWareAn die Archivierung von kaufmännischen Belegen stellen Gesetzgeber und Finanzbehörden für die Dauer der Aufbewahrungsfrist bezüglich der Unveränderbarkeit hohe Ansprüche. Neben den gesetzlichen Grundlagen (AO, HGB, UStG) gelten insbesondere die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Hierbei entstehen aus Sicht der Finanzverwaltung auch spezielle Anforderungen an IT-gestützte Prozesse.

Darüber hinaus sind elektronische Eingangsrechnungen mit Ende der Übergangsfrist seit 2017 auch elektronisch ohne Medienbruch zu archivieren. Wer also elektronische Rechnungen annimmt, ist im Rahmen der prüfungsrelevanten GoBD verpflichtet, diese Rechnungen nebst steuerrechtlich relevanten Begleitdokumenten, wie z.B. einer E-Mail, elektronisch unveränderbar aufzubewahren. Auch Kontierungsinformationen müssen digital auf dem elektronischen Beleg archiviert werden.

Ein ERP-System wie Microsoft Dynamics NAV bzw. Dynamics 365 Business Central kann diese Archivierungsvorgaben – genau wie eine elektronische Ablage in Filesystemen – nicht erfüllen. Für die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung empfiehlt sich daher der Einsatz einer Dokumentenmanagementlösung wie die Kinetic Solutions von DocuWare.

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Dokumente und Workflows digital managen mit den DocuWare Kinetic Solutions

DocuWare Kinetic SolutionsDie Digitalisierung hat mittlerweile sämtliche Lebensbereiche erreicht. Insbesondere in Unternehmen läuft ohne digitale Geschäftsprozesse in der heutigen Zeit aber kaum noch etwas, wenn man mit der temporeichen Businesswelt Schritt halten möchte. Betroffen sind dabei im Grunde alle Branchen. Mit der Dokumentenmanagementlösung DocuWare lassen sich zu diesem Zwecke Workflows automatisieren und Dokumente digital managen.

Der Umstieg auf automatisierte, papierlose Geschäftsabläufe kann für Unternehmen dabei wesentliche Vorteile und viel Effizienz- und Innovationspotential mit sich bringen. Neben einer enormen Kostensenkung (z.B. durch die Einsparung von Papier-, Drucker- und Tonerkosten) bietet der Einsatz von DocuWare beispielsweise eine Erhöhung der Sicherheit sensibler Informationen sowie eine Straffung der gesamten Organisation, indem dokumentintensive Geschäftsprozesse vernetzt und Prozesszykluszeiten so deutlich reduziert werden. Mit Docuware lassen sich ebenfalls die gesetzlichen Anforderungen aus GoBD und DSGVO zur revisionssicheren Ablage von Belegen in der Buchhaltung und zu den Auskunftspflichten über personenbezogene (unstrukturierte) Daten umsetzen.

Hierzu stellt das Dokumentenmanagementsystem DocuWare verschiedene Features zur Verfügung, von denen alle Unternehmensbereiche (z.B. Rechnungs- und Personalwesen oder Vertrieb) profitieren. So können beispielsweise Dokumente einfach und sicher in einem zentralen Pool digital archiviert und verwaltet werden. Darüber hinaus fungiert DocuWare wie ein digitaler Schreibtisch (mit Outlook-Integration), um Unterlagen effizient abzulegen und zu ordnen, schnell zu finden und zu bearbeiten. Für eine besonders effektive Ablage können die Dokumente dabei zum Beispiel nach bestimmten Kriterien sortiert, geheftet, mit Notizen und Anmerkungen versehen, gestempelt oder direkt weitergeleitet werden. Außendienstmitarbeiter oder externe Partner können schließlich auch mobil auf die jeweiligen Dokumente zugreifen und an Workflows teilnehmen. DocuWare ist zudem flexibel integrier- und skalierbar und bietet höchste Sicherheitsvorkehrungen – vor allem in der Cloud. Mit der kürzlich veröffentlichten Version 7 der Lösung wurde das Dokumentenmanagementsystem sogar noch schneller, stabiler, performanter und benutzerfreundlicher gemacht.

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Mehr Sicherheit und Kontrolle in Microsoft Dynamics NAV

Dynamics NAV Zugriff Berechtigung Rollenkonzept SicherheitDie zunehmende Automatisierung von Geschäftsprozessen erhöht den Wert, den ERP-Systeme im Unternehmen bieten, erheblich. Gleichzeitig lassen sich einzelne Geschäftsabläufe dadurch jedoch auch immer schwieriger physisch überwachen, um sensible Daten vor unberechtigten Zugriffen zu schützen.

Studien belegen in diesem Zusammenhang, dass der Missbrauch von Unternehmensdaten gemessen an der Anzahl der Fälle von externer Seite zwar überwiegt, durch unberechtigte Zugriffe aus dem Inneren der Unternehmen jedoch wesentlich größerer Schaden entsteht.

Um sensible Unternehmensdaten vor dem unberechtigten Zugriff zu schützen, ist die Einrichtung einer durchgängigen Berechtigungsstruktur in Microsoft Dynamics NAV eine zentrale Aufgabe. Für Verantwortliche ist es jedoch oftmals schwierig, ein umfassendes Konzept zur internen Kontrolle der Anwendung zu erarbeiten und umzusetzen.

Auch bei der Auditierung von Systemen wird dem Bereich der Benutzerverwaltung und -berechtigungen große Bedeutung beigemessen. Besonderen Stellenwert erhalten dabei die aktive Dokumentation und übersichtliche Verwaltung, sowie die regelbasierte Zuordnung und Deaktivierung von Zugriffsrechten beim Ausscheiden von Mitarbeitern aus dem Unternehmen.

Das Add-on „NAV 2-Controlware™“ vereinfacht die Kontrolle und Sicherung von Microsoft Dynamics NAV und verfügt über umfangreiche Funktionen zur Erstellung, Verwaltung und Kontrolle von Benutzerrollen und Berechtigungen. Auf der Grundlage der direkten Übersetzung der NAV-Organisationsstruktur können alle erforderlichen Berechtigungen einfach erstellt und verwaltet werden.

Das Add-on ist vollständig in Microsoft Dynamics NAV integriert und eignet sich für Installationen ab Version 3.60 und höher. Durch den modularen Aufbau können die einzelnen Bausteine der Lösung je nach Anforderung individuell gewählt werden. NAV 2-Controlware ist eine für Dynamics NAV 2013 zertifizierte Lösung.

Als Partner der 2-Contolware B.V. integriert die prisma informatik GmbH das Add-on in Dynamics NAV-Installationen zu Vorzugskonditionen. Weiteren Fragen zu NAV 2-Controlware beantworten wir Ihnen jederzeit gerne telefonisch unter 0911 / 23980550 oder per Email.

Prozessautomatisierung im Hintergrund

Job Queues ermöglichen die genaue Steuerung und Überwachung von automatisierten Buchungsprozessen im Hintergrund

Das ERP-System Microsoft Dynamics NAV 2013 bietet seinen Nutzern mit verschiedene neue Features, die den Arbeitsfluss verbessern und bisher manuelle Aufgaben automatisieren. Eines dieser neuen Funktionsmerkmale ist die so genannte Aufgabenwarteschlange oder Job Queue. Diese kommt als Zwischenspeicher zum Einsatz, in der Aufgaben bis zur Verarbeitung abgelegt werden.

Standardmäßig unterstützt Dynamics NAV dies beim Buchen von Verkaufs- und Einkaufsbelegen. Es gibt jedoch zahlreiche andere Einsatzmöglichkeiten, wie beispielsweise wenn in einem Onlineshop täglich eine Artikel- oder Preisaktualisierung durchgeführt werden soll. Die kann dann mit Hilfe der Aufgabenwarteschlangen vollautomatisiert zu einem beliebigen Zeitpunkt erledigt werden, ohne den Betriebsablauf zu stören. Die Vorteile der Aufgabenwarteschlangen zeigen sich aber auch, wenn mehrere Anwender gleichzeitig größere Importdateien in das ERP-System einspielen. Durch die gestaffelte Abarbeitung wird verhindert, dass sich Aufgaben gegenseitig blockieren und das System verlangsamen.

Auch das Behandeln von Problemfällen wird durch die neuen Aufgabenwarteschlangen stark vereinfacht. Sollte es, beispielsweise durch fehlende Einrichtung oder gesperrte Tabellen, zu Fehlermeldungen kommen, werden diese dem Anwender sofort auf der Dynamics NAV Startseite angezeigt. So werden sie sofort bemerkt und können schnell behoben werden.

Insgesamt machen es Aufgabenwarteschlangen möglich, eine Vielzahl von Arbeitsprozessen im Hintergrund automatisiert ablaufen zu lassen, ohne die manuelle Kontrolle komplett aufzugeben.

 Prozessautomatisierung Dynamics NAV